Debemos de tener en cuenta que una empresa posee diferentes relaciones a nivel empresarial que debe de cuidar. No solo con los clientes y los empleados, también con los proveedores y distribuidores que permiten que su actividad se siga produciendo. Sin embargo, no todo es tan fácil como mantener un buen trato de cara al público y dentro de nuestra empresa. Para poder conseguir una comunicación eficaz y buena es necesario diseñar una estrategia previa y un plan de acción para poder implementar las acciones orientadas a poder conseguir nuestros objetivos. Quédate en este artículo porque vamos a hablar sobre lo que es un plan de comunicación externa, así como los pasos principales para poder llevarlo a cabo.
Índice de contenidos
¿Qué es un plan de comunicación externa?
Al hablar de comunicación externa nos referimos a aquella establecida con los clientes, proveedores e, incluso, con otras empresas. El plan de comunicación externa de una empresa da como resultado un acercamiento de la empresa a su público, logrando comunicar su mensaje y transmitiendo sus objetivos. La diferencia frente al marketing es que no busca tanto vender, como compartir un mensaje y dar visibilidad a la empresa dentro o de su sector. Busca generar una imagen valiosa de nuestra marca.
Esta comunicación debe de ser fluida, orientada a mejorar la imagen corporativa de la marca, potenciar las ventas de productos o servicios, así como fomentar la escucha activa para saber, en todo momento, aquello que demanda nuestro consumidor.
El plan de comunicación será aquel documento en el que se diseña una ruta detallada para planificar cómo, cuándo y de qué forma se transmitirá un mensaje estratégico al público objetivo.
Plan de comunicación externa online u offline
Antes de diseñar un plan de comunicación externa, es necesario diferenciar entre la comunicación online y offline. Según el canal que se utilice para difundir el mensaje:
- Plan de comunicación externa online: En este se plantean las acciones puestas en marcha en medios y canales digitales, ya sea una web, blog, correo electrónico, redes sociales, etc.
- Plan de comunicación externa offline: Aquí se desarrollarán las acciones que se difundirán por medio de canales tradicionales, ya sea el teléfono, cartelería, folletos, etc.
Objetivos de un plan de comunicación externa
Todo plan de comunicación externa, debe de tener como fin último una serie de objetivos SMART orientados a mejorar la visibilidad, reputación y, por último, las ventas de la empresa. Para poder definir los fines de un plan de comunicación externa, es necesario antes identificar los objetivos que se desean conseguir:
- ¿Deseas dar a conocer las características de un servicio o producto nuevo en el mercado?
- ¿Quieres conseguir una acción concreta por parte del potencial consumidor?
- ¿Buscas cambiar el comportamiento del consumidor con respecto a la imagen de nuestra marca?
- ¿Quieres cambiar el ratio de ventas o el rendimiento comercial?
Cualquier plan de comunicación externa será desastroso si no se definen bien los objetivos iniciales.
¿Qué hay que tener en cuenta en un plan de comunicación externa?
- Definición clara de la identidad, razón de ser, objetivos y principios de la empresa.
- Conocer y analizar la imagen que se ofrece de la empresa de cara al público, así como lo que el mercado recibe de nuestro negocio.
- Diseñar una imagen armoniosa de nuestra empresa. Aquella que deseamos transmitir a los targets. Esta debe de responder a un plan estratégico de imagen que identifica a los diferentes públicos y las acciones de comunicación bajo una estrategia detallada y propia.
Para que la empresa llegue a conocerse exhaustivamente es recomendable apostar por un análisis DAFO formado por uno interno (debilidades y fortalezas de la empresa) y otro externo (oportunidades que tiene nuestra empresa de cara a la competencia y las posibles amenazas).
Tipos de comunicación externa en la empresa
- Comunicación externa operativa: Este tipo busca enfocarse en cómo funciona la empresa. Se encuentra relacionada con los clientes, proveedores, accionistas, entre otros agentes del entorno externo a la empresa.
- Externa estratégica: Esta se utiliza para poder conseguir mejores resultados a un nivel mas estratégico. Este tipo de comunicación se basa en las estrategias que se están desarrollando. Para un negocio es fundamental saber lo que ocurre a nivel externo en cuando a su competencia. El objetivo es adquirir conocimiento y valorar su propia estrategia.
- Externa de notoriedad: Orientada a dar información sobre los productos que vende la marca, mejorar la imagen que ofrece al público y generar mayor publicidad.
Además, dentro de la comunicación externa se puede comunicar de dos formas:
- Externa formal: Ideal para dar visibilidad a la empresa desde una perspectiva mas seria, responsable y basada en la calidad. Este tipo de comunicación utiliza medios como notas de prensa, informes, folletos, etc.
- Externa informal: Utiliza un mensaje más coloquial y directo. Busca tratar al cliente de tú a tú. Se utilizan canales como redes sociales, emails, webinars, etc. Incluso se puede llegar a utilizar a los empleados como canales de comunicación.
Ventajas de un plan de comunicación externa
- Mejora la difusión de la imagen de marca.
- Permite una gestión positiva de la reputación y las relaciones públicas.
- Posibilita la integración de los objetivos de distintos departamentos.
- Permite implementar, de forma organizada, acciones a corto, medio y largo plazo.
- Aumento de la fidelización de los clientes.
- Identifica que recursos son necesarios para una comunicación eficiente. Reduce, así, los costes de la implementación.
- Permite una comunicación más efectiva y eficiente.
Diferencias con respecto al plan de comunicación interna
A diferencia del plan de comunicación externa, el interno se dirige a los empleados y se utiliza para poder crear un buen clima laboral, así como mejorar la relación entre la empresa y sus trabajadores. Busca implementar una serie de acciones que potencien la comunicación entre lo empleados y los directivos. El plan de comunicación interna surge de una serie de necesidades dentro el seno de la empresa. Ya sea coordinar diferentes departamentos, mejorar la integración y motivación de los empleados, etc. La estrategia y las acciones comunicativas dependen de los objetivos de la propia empresa para alcanzar. Así pues, el plan de comunicación interna, se centra más en las necesidades internas de la empresa, frente a la externa. Beneficios que reportaría para tu negocio serían:
- Creación de un sentimiento de comunidad: Si los trabajadores se sienten parte de la empresa esto repercutirá positivamente en la productividad.
- Fidelización de los empleados: Estos se conseguirá con un buen flujo de información entre la empresa y los trabajadores que les motive a seguir trabajando allí.
- Identificación y mantenimiento del talento: Una comunicación eficaz y armoniosa te permitirá conocer el potencial y talento de tus trabajadores.
- Mejora de la eficiencia: Cuanto mejor información y conexión por parte de los trabajadores, mas cómodos se sentirán a la hora de trabajar.
- Mejora de la gestión de nuestra marca: Para ello es necesario contar con diferentes puntos de vista. Los empleados son los que mejor conocen la empresa y querrán compartir sus opiniones.
¿Cómo hacer un plan de comunicación externa efectivo?
Antes de plantear los pasos que debemos seguir para conseguir un plan de comunicación externa de éxito, es necesario plantear aquellos factores que permiten lograr su efectividad:
- Definición de objetivos realistas, medibles y cuantificables: Justo lo que hemos hablado anteriormente. De poco servirá establecer metas irrealistas que no sirvan de guía para poder evaluar la estrategia de comunicación y el sentido global de nuestra empresa.
- Comunicación interna y cohesión del equipo: Es necesario que las acciones implementadas sean comunicadas a cada departamento. La comunicación interna es un eslabón primordial para lograr un éxito final.
- La externalización: Algunas empresas consideran que es necesario que el equipo interno sea quien diseñe las estrategias de comunicación, sin embargo, optar por externalizar algunas tareas puede ser esencial para contar con expertos que tomen las mejores medidas, así como profesionalizar las estrategias del plan.
Pasos
- Análisis de la situación actual de la empresa: Es necesario conocer desde que punto se va a partir con el negocio. El objetivo es poder mejorar, cambiar o innovar en lo que se tiene ya establecido.
- Identificación de la propuesta de valor: Tenerla clara te puede permitir transmitir un valor más claro y consciente.
- Definición del público objetivo: Ya que, dependiendo de este, deberás de elaborar un mensaje u otro, así como usar determinados canales para poder difundirlo. Aquí la segmentación juega un papel importante, ya que hay grupos de personas que tiene mayor probabilidad de comprar el producto o servicio que vendes.
- Definir los objetivos: Establecer aquellos específicos en función de la audiencia. Conocerlos te permitirá generar mensajes claros y poder medir los resultados.
- Creación de mensajes y selección de los canales de comunicación: Deberán de basarse en tu audiencia.
- Creación de un calendario de difusión: Todo plan de comunicación debe de contar con un calendario de difusión. Además, debe de estar integrado con uno de marketing para que el mensaje sea alineado y coherente. Tener un calendario te permitirá cumplir los plazos, ofrecerá información sobre lo que está haciendo el equipo ayudará a los empleados a conocer qué se debe de hacer y cuándo.
- Medición de los resultados: Teniendo en mente los objetivos del plan, se deben de recopilar datos, así como hacer un informe que permita ver las métricas de cada acción para poder evaluar cuáles han sido efectivas y han generado un retorno de inversión bueno.
Comunicare te ayuda a desarrollar las mejores estrategias de marketing para tu negocio
Nuestra misión, como una agencia de marketing digital 360 y de comunicación, es conocer tus necesidades para poder diseñar una estrategia que se adapte a ti y te ofrezca los mejores resultados. Tenemos como objetivo solucionar las demandas que te vayan surgiendo, tanto a ti como a tus clientes, trazando planes de comunicación que logren transmitir tus mensajes, valores y una imagen positiva de tu marca, ya se hacia tus empleados, como hacia el público objetivo. Para ello estudiamos la situación de tu empresa, diseñamos el plan de comunicación que mejor se adapte a tus intereses y las tendencias del mercado, buscamos los mejores canales y medimos los resultados para ir mejorando las acciones implementadas. En nuestra consultoría podrás contarnos todas aquellas ideas que quieras materializar en el mercado.
Mejores agencias para crear tu plan de comunicación externa
Atrevia
Con 20 años de experiencia, esta agencia de comunicación cuenta con un equipo multidisciplinar de más de 350 profesionales centrados en diversas áreas. Esta empresa de comunicación y posicionamiento estratégico busca aportar soluciones integrales por medio de una investigación exhaustiva para crear redes de dialogo y colaboración para aquellos proyectos que confían en su experiencia. Destacan sus servicios de cultura interna y personas, reputación y sostenibilidad, así como de marketing digital y comunicación publicitaria.
Tinkle Comunicación
Esta agencia de comunicación con residencia en Barcelona, Valencia y Madrid busca generar una comunicación sin limites basada en una innovación constante y emprendedora. Destacan sus innovadores planteamientos, exitosas estrategias y perspectiva de futuro basada en una relación más allá de lo comercial. Con esta empresa lograrás conseguir crear un sentimiento de comunidad, tanto dentro de la empresa como fuera de esta.
Aletreo
Se trata de una agencia de comunicación, marketing y relaciones públicas que busca posicionar a las marcas dentro del competitivo mercado. Destacan servicios por parte de su agencia como gestión de relaciones con medios y periodistas, elaboración de contenido, organización de eventos, branding, desarrollo de proyectos web, etc. Estos servicios y más la convierten en una de las mejores agencias dentro del panorama actual español.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el objetivo de la comunicación externa?
Los objetivos primordiales de todo plan de comunicación externa se basan en la mejora de la visibilidad, reputación de una marca y, por último, un aumento en las ventas.
¿Cuáles son los tipos de comunicación externa?
Los tipos de comunicación externa que podemos encontrar serían:
- Comunicación externa operativa.
- Externa estratégica.
- Externa de notoriedad.
Todas las hemos explicado ya arriba.
¿Qué es un plan de comunicación interna?
Es aquel dirigido a los empleados y se utiliza para poder crear un buen clima laboral, así como mejorar la relación entre a la empresa y sus trabajadores. Es decir, un documento en el que se describe cómo se utilizara la comunicación dentro de la empresa y sirva de guía para que los empleados sepan qué hacer en cada momento.
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