La comunicación es un un proceso indispensable en nuestro día a día y, cuando estamos en un ambiente relajado y fuera del ámbito profesional, utilizamos por excelencia la comunicación informal. ¿Cuándo interactúas con tus seres queridos o conocidos utilizas un lenguaje formal o informal? Estamos seguros de que no empleas vocablos totalmente formales.
La comunicación es un proceso que se centra en intercambiar información entre dos o más participantes con el objetivo de transmitir o recibir un significado a través de un sistema de signos y normas semánticas. Podemos destacar la comunicación formal e informal, en función de la relación que tengas con el receptor y objetivo de la comunicación.
La comunicación informal marca un estilo en las relaciones centrándose en la espontaneidad y no en la jerarquía. Surgen plenamente por la interacción social entre los miembros y en el desarrollo afectivo entre las personas. En el ámbito laboral, es tan importante la comunicación formal como informal. La comunicación informal se tiende a emplear para la comunicación a nivel personal, pero en el ámbito empresarial y dentro del puesto de trabajo también puede emplearse. Normalmente, suele emplearse cara a cara o a través de mensaje o llamada telefónica; sin embargo, en comparación con la comunicación formal, esta no tiene reconocimiento oficial y no está respaldada por ningún principio de comunicación específico en la organización. Aunque, la comunicación informal es el mejor medio para mantener un correcto ambiente y un buen clima lo que favorece que todos disfruten el tiempo que pasan en la organización.
Índice de contenidos
Definición de comunicación informal
La comunicación informal se centra en las relaciones personales con alguien y, por eso, está libre de todo tipo de formalidades organizativas y reglas corporativas. Es decir, es el intercambio de información de manera no oficial, causal y de improvisto.
Se realiza con relaciones como amigos, compañeros, familia, miembros de un club, etc. No suele tener un canal de comunicación definido, dado que la información puede fluir desde cualquier lugar. A menudo dicha comunicación surge de las relaciones sociales que un individuo crea con otras personas sobre la base de intereses, gustos o disgustos comunes.
En el ámbito empresarial, la comunicación informal engloba relaciones interpersonales, con independencia del desarrollo de las labores propias del cargo dentro de la organización. Y esto, obviamente sin seguir procedimientos ni canales establecidos en una organización formal, más adelante profundizaremos más. En una empresa el correcto manejo de la comunicación informal es de suman importancia y se consigue evitando los efectos negativos del rumor y aprovechando la organización informal para transmitir una información positiva hacia la empresa.
Existen otras definiciones más técnicas, como puede ser el concepto de comunicación informal por el Business Dictionary: “Una forma casual de compartir información que se usa típicamente en conversaciones personales con amigos o familiares. Dentro de un ambiente de negocios, la comunicación informal puede ser observada en conversaciones, correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas entre los empleados que socializan”.
Según los autores Barton y Martin: “la comunicación informal es la que tiene lugar sin tener en cuenta los requisitos jerárquicos u organizacionales”.
Y finalmente, según Bovee y sus asociados, definían la comunicación informal como: “el flujo de información que sobrepasa la estructura organizativa formal y la relación jerárquica o de información”.
Ventajas y desventajas de la comunicación informal
VENTAJAS | INCONVENIENTES |
Genera una transmisión adecuada de información. Provoca energía e integridad entre el grupo de la empresa. Disminuye la carga entre los directivos. Establece una estructura formal. Genera facilidad, velocidad y agilidad en el proceso de toma de decisiones. En el lugar de trabajo puede ser beneficiosa para apaciguar las diferencias entre departamentos y para crear un sentido de pertenencia. En ocasiones, también puede impulsar la innovación en las empresas. | No cuenta con un respaldo de documentos escritos y no suele ser posible emplear como evidencia o medio de prueba en caso de necesidad. Puede provocar la aparición de rumores, fricciones entre el personal de trabajo. También puede generar que los gerentes no sean conscientes de las actividades realizadas. Dificultades para tener control de la empresa. |
Tipos de comunicación informal
El rumor. La información es poder, y hemos de reconocer que la comunicación informal dentro de una empresa genera rumores, chismes y cotilleos. Cuando una personas comunica algo de información a otra persona, esta última se va y comunica este mismo mensaje a otra, y así sucesivamente. Esto hace que la información se modifique y termine convirtiéndose en un rumor que poco tenía que ver con la realidad.
Gossip chain. Se trata de una conversación entre grupos en la que todos los participantes interactúan de manera informal.
La cadena de probabilidad. En este caso cada uno de los individuos de dice al azar a otra persona el mismo mensaje.
Cadena del racimo. Este último se lleva a cabo cuando se comparte información con un grupo de individuos seleccionados y a su vez cada uno de ellos comparte la misma información con otras personas ajenas.
Algunos retos de la comunicación informal
En la comunicación informal no todo es de color de rosa, en ocasiones también surgen problemas que son necesarios solventar para que esta pueda llevarse eficazmente. Estos retos son los siguientes:
Falta de control
Como sabemos, la comunicación informal es muy difícil de controlar ya que no está ajustada a canales aprobados por la dirección y, por lo que no obedece las mismas reglas de mensajería que la comunicación formal. En estas ocasiones, podrían estar ocurriendo asuntos problemáticos como puede ser la intimidación, el acoso o el intercambio de información personal y delicada.
Incremento del conflicto
Como en cualquier entorno y situación, cuando los seres humanos intercambian información entre sí e interactúan, existe un mayor riesgo de que aparezcan conflictos. En las organizaciones puede generar una competencia negativa entre empleados y departamentos, o problemas entre los superiores y subordinados.
Falta de secreto
La falta de control hace que se incrementen las posibilidades de que los secretos se expandan por la organización. Esto si que puede ser perjudicial para la empresa, porque puede ser que se quiera lanzar un nuevo producto y que antes de su lanzamiento sea comentado por todas las partes de la organización sin necesidad de tener que conocerlo. Es posible que esto dañe su lanzamiento e incluso levante la confianza de los empleados.
Los rumores pueden expandirse rápidamente
La comunicación informal es excepcional para crear buenas relaciones y producir relaciones entre el personal, pero también puede ocurrir que esa misma información se propague y cree rumores.
Puesto que el intercambio de información no está predeterminado o controlado, esto implica que los rumores sean altamente probables. Esto significa que otros empleados pueden estar recibiendo información incorrecta sobre procedimientos, cambios críticos o políticas de sus gerentes.
El rumor aparece cuando los canales oficiales no ofrecen suficiente información. Por eso, el rumor generalmente existe y se propaga con más facilidad y frecuencia en aquellas empresas donde predomina el secreto. Se podría decir que es que como tratar de interpretar la realidad que las rodea dándole nuevos sentidos o intentando armar el rompecabezas con nueva información, sin importar si ésta es real o supuesta.
Con el finde evitar los rumores es conveniente que cada una de las empresas cuenten con sistemas de comunicación oficiales y elaboren planes de comunicación interna. La información que se difunde debe ser siempre clara, oportuna y adaptada en códigos y lenguaje a los diferentes públicos de la empresa y a la cultura corporativa de la misma.
Entonces, la mejor forma para cortar por lo sano estos rumores es estar prevenidos y atajarlos antes de que se produzcan. Porque, si un rumor se produce, se propaga como la pólvora y puede afectar muy negativamente al ambiente de la empresa ye efectividad del trabajo.
Podemos definir tres tipos de rumores en función de la reacción emocional que provocan:
- Rumores que expresan deseos y anhelos.
- Rumores sobre miedos y ansiedades.
- Rumores sobre otras personas. Estos pueden ser muy peligrosos debido a que afectan a su reputación, para bien o para mal, incluso cuando esté constatados que son falsos.
Comunicación informal en el ámbito de las organizaciones
La comunicación informal en la empresa se entiende como ese flujo de información que circula por los diferentes ámbitos de la organización, y responde a la tendencia humana a interactuar, a establecer relaciones sociales que proporcionan una comunicación más práctica sobre su rol y sobre el grupo de trabajo al que perteneces.
Las organizaciones admiten la presencia de la comunicación informal, pero no la consideran como un factor dinamizador en las relaciones de interdependencia, dado que puede ser una herramienta para medir el clima de la empresa y al mismo tiempo una cadena de información susceptible de convertirse en rumor, como hemos indicado anteriormente.
Este tipo de comunicación puede beneficiar o perjudicar a una organización, dado que se pueden ser diferentes situaciones. Beneficiar porque puede ayudar a la cohesión del grupo y a dar retroalimentación sobre varios aspectos del trabajo ejecutado. Esta causa beneficios en las personas implicadas ya que puede reforzar las relaciones grupales o fortalecer la cultura organizativa, o como medio para aclarar comunicaciones formales deficientes.
Por otro lado, la comunicación informal puede influir de manera negativa por un chisme o rumor causado y generar ineficiencias en la productividad y perjudicar a las personas y a la organización.
Consultor jurídico
Antes de saber como el consultor jurídico puede ayudar en la comunicación informal que puede existir en una organización, debemos saber su definición.
El consultor jurídico es una persona que se ha especializado en entender, aprender y desarrollar las diferentes leyes existentes en un estado, especializado en un tema o en varios, aplicando dichas leyes en momentos en los que se le requiera.
Tienen como propósito principal aconsejar pero también supervisar a otras personas que estar realizando alguna actividad laboral, emprendimiento o proyecto para que se mantengan en un ámbito legal y no se salten ninguna norma cumpliendo así todos los procedimientos de una forma adecuada y correcta.
Como norma general, las empresas tienen un departamento que esta dedicado a consultoría jurídica, es decir, que se encarga de todos los trámites relacionados con leyes para que no exista ningún tipo de incumplimiento ni confusión a la hora de realizar ciertas actuaciones laborales. Por lo tanto, los consultores jurídicos son muy importantes en las organizaciones para las que trabajan porque llegan a tener una relevancia importante por su contribución a la empresa y en su posición jerárquica en la misma.
No confundir entre consultor jurídico y asesor jurídico
Tanto el consultor jurídico como el asesor jurídico deben de estar siempre actualización en cuestión de leyes para ofrecer el mejor servicio en el desarrollo de su actividad. No obstante, esta en el desarrollo de su actividad las diferencias entre ambas definiciones:
- Consultor jurídico: como hemos mencionado anteriormente, es un analista que esta formado para dar su opinión en temas legales para así reforzar y/o mejorar el funcionamiento jurídico de una empresa entre lo que destacan las acciones y trámites legales de la misma. Por ejemplo, los consultores jurídicos reciben un caso y evalúan la situación para idear soluciones para luego presentarlas al cliente/organización.
- Asesor jurídico: A diferencia del consultor, el asesor no solo ofrece soluciones a los problemas legales de una empresa sino que también su apoyo, comprometiéndose en el trámite. Asesora personalmente las acciones para asegurarse que se cumplan todas las bases legales y como se deben de aplicar o responder en las diferentes situaciones que se den.
¿Mala comunicación informal en tu empresa? Contrata un Consultor Jurídico
La comunicación informal esta libre de formalidades y en ocasiones no nos damos cuenta de lo que decimos o hacemos dentro de una organización ni las consecuencias que una mala praxis puede tener. Las empresas no deben de limitar la comunicación informal porque es una forma en la que los propios trabajadores entablan relaciones personales con otras personas y fomentan el buen ambiente. No obstante, la empresa si tiene que poner ciertos límites para que la comunicación informal sea lo más ejemplar posible sin limitar a nadie.
El uso de un consultor jurídico en las relaciones de comunicación informal ayudará a evitar que ocurra algún tipo de altercado que implique desobedecer alguna norma de comportamiento o de lenguaje que pueda existir al hablar entre compañeros pero también con superiores.
Por eso es recomendable, también, que con ayuda del consultor jurídico se redacten ciertas normas que ayuden a tener una noción del comportamiento que se debe de tener en cierta empresa y de los límites que puede tener la comunicación informal en la misma, ayudando también a dar ejemplo en el personal más nuevo de la organización.
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