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¿Qué es la comunicación?
Dentro de una empresa existen diferentes tipos de comunicación, pero todos ello son clave para el éxito de la organización. Debido a su importancia se desarrollan diferentes actividades para mejorar la comunicación tanto dentro de la empresa como con el exterior.
Se denomina comunicación al intercambio de información entre dos o más individuos con el objetivo de aportar información y recibirla. En el proceso intervienen un emisor, un receptor, así como el mensaje que se transmite.
Para que la comunicación se lleve a cabo de manera correcta y el mensaje pueda transmitirse, es necesario que intervengan una serie de elementos:
- Emisor: aquel que emite un mensaje cuyo objetivo es transmitir o informar sobre un tema en concreto.
- Receptor: individuo encargado de recibir esa comunicación y datos que emite el emisor.
- Mensaje: es la información, los datos que transmite el emisor para que lleguen al receptor de forma óptima. Es imprescindible que el receptor entienda este contenido para que la comunicación sea fluida y eficaz.
- Canal: el lugar por donde se transmite el mensaje. Existen múltiples canales por donde se puede transmitir la información. Por ejemplo, internet, medios de comunicación o dispositivos móviles.
- Código: elemento importante para que se comprenda fácilmente el mensaje y haya entendimiento entre emisor y receptor. El código lo conforman datos y reglas que comparten ambos para comprender la información.
Una vez definido el concepto de comunicación general, vamos a enforcarnos en la comunicación empresarial. La comunicación empresarial es aquella que se realiza dentro del ámbito de la empresa, puede ir dirigida a personas o grupos dentro de la organización o que sean externos.
Si una empresa es nacional, hará comunicación en todo el país; si es local, en su ciudad o municipio; y si es internacional en aquellos países en los que tenga actividad. Tiene como objetivo principal establecer relaciones entre la empresa y el público al que se dirige, para ello se da a conocer socialmente y debe proyectar una imagen pública acorde con sus fines y actividades.
La comunicación empresarial debe transmitir la personalidad de la compañía y los valores, filosofía, que la fundamentan.
Dentro de este tipo podemos encontrar diferentes actividades para mejorar la comunicación. Es importante que dentro de una empresa se habiliten los canales y medios suficientes para que el flujo de información entre los trabajadores sea óptimo. Consiguiendo esto harás que la calidad el trabajo mejore y la eficiencia aumente.
Por otro lado es también importante cuidar cada detalle de la comunicación que se tiene con el exterior, tanto con tu proveedores como con los clientes y usuarios. Con estos últimos especialmente, ya que la imagen que les transmitas será clave en su decisión de compra.
La comunicación no solo implica la capacidad de emitir información sino también de recibirla, el intercambio de datos debe ser mutuo. Las empresas mas que nunca deben escuchar a sus clientes para adaptarse a sus necesidades y mejorar en todo aquello que pueda perjudicarle.
Tipos de comunicación dentro de una empresa
La comunicación es clave dentro de una empresa, por ello existen ciertas actividades para mejorar la comunicación cuando esta falla. La comunicación es clave tanto para la toma de decisiones como para llevar a cabo cualquier actividad interna, pero también es necesaria para gestionar su entorno exterior.
La comunicación debe contar con una planificación y estructuración por parte de la empresa. Hoy en día las estrategias de comunicación de las empresas están perfectamente diseñadas y cuentan con planes de actuación específicos. Existen numerosos tipos de comunicación aplicables a las empresas, entre los que destacan los que se muestran a continuación:
Comunicación formal o informal
Dependiendo de los canales que se utilicen para llevar a cabo la comunicación podemos diferenciar entre comunicación formal e informal. Cuando hablamos de comunicación formal nos referimos a cualquier tipo de comunicación que se pueda producir entre un empleado y otro, sin tener en cuenta el nivel de jerarquía, utilizando los canales establecidos de manera oficial por la empresa.
Por otro lado, se considera comunicación informal a cualquier información o noticia que circule dentro de los limites de la empresa y que se transmita fuera de los canales oficiales y que se desconozca su origen. La comunicación informal es algo que las empresas tienden a evitar ya crear cortafuegos para que no se propague, solo genera incertidumbre y desconcierto entre los empleados. Cuando esto ocurre siempre se debe emitir algún comunicado a través de los canales oficiales.
Comunicación interna o externa
Dependiendo de si la comunicación se realiza dentro de la empresa o hacia el exterior podemos hablar de comunicación interna o comunicación externa.
La comunicación interna es vital para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Para llevarla a cabo se utilizan diferentes elementos como emails corporativos, tablones de anuncios para los empleados, a través de una intranet o creando manuales de empleado y revistas corporativas.
La comunicación externa es lo opuesto a la anterior y tiene como objetico principal dar a conocer cualquier novedad de la empresa. Busca transmitir una buena imagen a la sociedad, resolver públicamente cualquier tipo de incidencia o disputa, así como promocionar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio.
Es vital para conseguir que una empresa sea considerara por sus clientes y consumidores como una organización transparente, algo que sin duda ha ido cobrando mayor importancia en los últimos años, donde los clientes demandan cada vez más información y transparencia.
Comunicación vertical u horizontal
En función de los participantes en el proceso de comunicación podemos clasificarla como comunicación vertical o comunicación horizontal. La comunicación horizontal es aquella que tiene lugar entre empleados que ocupan un mismo nivel jerárquico en la organización mientras que la comunicación vertical se produce entre empleados que están en diferentes niveles jerárquicos, es decir, entre superiores y empleados y viceversa.
Teniendo en cuanta el punto de partida y la dirección podemos denominar comunicación vertical a toda aquella comunicación ascendente o descendente. La comunicación ascendente se produce cuando la comunicación empieza en los empleados y llega hasta los superiores o incluso el jefe. En el lado contrario está la comunicación descendente, probablemente las mas común, que ocurre cuando la información sale de dirección y llega hasta los empleados de rangos inferiores.
Finalmente está la comunicación horizontal, antes de nada hay que clasificarla en formal o informal dependiendo del canal utilizado. La comunicación horizontal es aquella que se transmite entre empleados del mismo rango.
Actividades para mejorar la comunicación
Como ya hemos mencionado anteriormente la comunicación es vital dentro de una empresa, por ello existen diferentes actividades para mejorar la comunicación dentro de una empresa.
Existen gran variedad de técnicas, pero aquí encontrarás las cinco actividades para mejorar la comunicación más importantes:
1. Desarrollo de la empatía: es importante ser capaz de ponerse en el lugar del otro e intentar entender sus circunstancias y razones para ver su actuación de una manera mas realista. Es por eso que la empatía se está convirtiendo en algo clave para el buen desarrollo de la comunicación dentro de la empresa. Te permite tener una comunicación de calidad, facilitándola y utilizando el lenguaje adecuado.
2. Contemplación e imitación: teniendo en cuenta que el 90% de la comunicación interpersonal llega a través de gestos, analizarlos y ser consciente de ellos puede hacerte entender el estado de animo de los trabajadores.
Se trata de un refuerzo empático y sirve para conocer un poco más a tus compañeros de trabajo: observas el lenguaje corporal de la persona y utilizas sus gestos para generar complicidad.
3. Contagiar la pasión por el trabajo: es importante transmitir positivismo y ganas de trabajar para poder motivar e incentivar el trabajo en los empleados. Hay que hacerles ver que son importantes para el proyecto y lo bien que lo hacen.
Debes transmitir mensajes claros y que transmitan sentimientos positivos. Es importante que en cada momento entiendan el sentido de su trabajo y el rumbo de los nuevos proyectos.
4. Seguimiento y repetición del mensaje: es fundamental que el mensaje llegue completo a todos. Para eso el tratamiento del mensaje debe ser inmejorable: directo y claro. También es necesaria la repetición para asegurar la aprehensión del objetivo.
La redundancia asegura que si por un lado no ha llegado del todo el fin del mensaje, en otra parte de éste habrá un recordatorio o algún tipo de información complementaria que reforzará el objetivo.
5. Formación en equipo: una de las formas más efectivas para mejorar la comunicación de los compañeros de la empresa es con actividades en equipo y la formación.
Es importante sacar al equipo fuera de la oficina de vez en cuando para que se relacionen y traten como personas reales, no solo compañeros. También hay formaciones en las que se enseñan trucos para potenciar la buena comunicación entre los compañeros.
Una buena comunicación sólo puede traer beneficios.
Comunicare
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