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¿Qué es la comunicación?
Dentro de una empresa existen diferentes tipos de comunicación, pero todos ello son clave para el éxito de la organización. Debido a su importancia se desarrollan diferentes actitudes que favorecen la comunicación tanto dentro de la empresa como con el exterior.
Se denomina comunicación al intercambio de información entre dos o más individuos con el objetivo de aportar información y recibirla. En el proceso intervienen un emisor, un receptor, así como el mensaje que se transmite.
Para que la comunicación se lleve a cabo de manera correcta y el mensaje pueda transmitirse, es necesario que intervengan una serie de elementos:
Emisor aquel que emite un mensaje cuyo objetivo es transmitir o informar sobre un tema en concreto.
Receptor: individuo encargado de recibir esa comunicación y datos que emite el emisor.
Mensaje: es la información, los datos que transmite el emisor para que lleguen al receptor de forma óptima. Es imprescindible que el receptor entienda este contenido para que la comunicación sea fluida y eficaz.
Canal: el lugar por donde se transmite el mensaje. Existen múltiples canales por donde se puede transmitir la información. Por ejemplo, internet, medios de comunicación o dispositivos móviles.
Código: elemento importante para que se comprenda fácilmente el mensaje y haya entendimiento entre emisor y receptor. El código lo conforman datos y reglas que comparten ambos para comprender la información.
Una vez definido el concepto de comunicación general, vamos a enforcarnos en la comunicación empresarial. La comunicación empresarial es aquella que se realiza dentro del ámbito de la empresa, puede ir dirigida a personas o grupos dentro de la organización o que sean externos.
Si una empresa es nacional, hará comunicación en todo el país; si es local, en su ciudad o municipio; y si es internacional en aquellos países en los que tenga actividad. Tiene como objetivo principal establecer relaciones entre la empresa y el público al que se dirige, para ello se da a conocer socialmente y debe proyectar una imagen pública acorde con sus fines y actividades.
La comunicación empresarial debe transmitir la personalidad de la compañía y los valores, filosofía, que la fundamentan.
Dentro de este tipo podemos encontrar diferentes actitudes que favorecen la comunicación. Es importante que dentro de una empresa se habiliten los canales y medios suficientes para que el flujo de información entre los trabajadores sea óptimo. Consiguiendo esto harás que la calidad el trabajo mejore y la eficiencia aumente.
Por otro lado es también importante cuidar cada detalle de la comunicación que se tiene con el exterior, tanto con tu proveedores como con los clientes y usuarios. Con estos últimos especialmente, ya que la imagen que les transmitas será clave en su decisión de compra.
Actitudes que favorecen la comunicación
La comunicación dentro de la empresa y con el exterior es algo que se debe de trabajar y toda empresa debe tener en cuenta. Hay ciertas actitudes que favorecen la comunicación tanto de manera interna como con el exterior. Algunas de esas actitudes son:
1.Comunicar en positivo: para que la comunicación fluya dentro de la empresa y se pueda transmitir al exterior es mejor utilizar un lenguaje positivo. Debes evitar mensajes con connotaciones negativas ya que harán que tus clientes o trabajadores se sientan ofendidos y tomen una posición de defensa ante lo que les estas diciendo.
Sin embargo, el lenguaje corporativo y asertivo favorece la unión, hace que la persona que está recibiendo el mensaje se sienta cómoda, obteniendo así una respuesta más positiva de su parte.
2. El poder de lo breve: los mensajes deben ser breves y concisos. Los mensajes deben tener una sola idea que se transmita de manera clara y sencilla tanto a los clientes como a los trabajadores. A base de repetir un mensaje claro, acabarán por entender y asociar todo lo que quieres transmitir.
Los mensajes breves facilitan la comunicación interna de una empresa porque evitan las contradicciones y evita la confusión al recibir el mensaje.
3. Qué, cómo, cuándo, dónde, quién, por qué: responder a estas preguntas en cada mensaje que vayas a transmitir evita que te olvides de mencionar algo importante. Esto es la esencia de las noticias y en parte nos ayuda a determinar cómo de importante es cada información y cómo debe ser transmitida correctamente. Al mismo tiempo, se genera un proceso de narración estructurado, haciendo que todo tenga mayor sentido y despejando cualquier tipo de duda que pueda surgir.
4. El poder de las relaciones mediante el #teambuilding: implementando esta estrategia conseguirás reforzar el sentimiento de pertenencia y aumentar la motivación de tus trabajadores. Además, favorecerás la confianza y los equipos mejorarán sus comunicación. Son acciones más bien relacionadas con el ocio dentro del ámbito empresarial.
También es importante mantener las reuniones de equipo, a nivel de departamentos o de la empresa en general. Esto permite a los trabajadores compartir sus experiencias, el trabajo que les atañe en los próximos días o los resultaos y logros que han obtenido. Las reuniones de tipo periódico en este sentido son perfectas para compartir y contagiar la pasión por el trabajo que se hace.
5. Establecer protocolos de comunicación en crisis: la crisis puede ser una mala situación económica, una crisis social, ambiental…o algún imprevisto en algún proyecto. Son factores externos e internos que repercuten en la actividad habitual de la empresa. En muchas ocasiones no se les da la importancia necesaria, es por eso que se necesita crear un manual de comunicación interna.
En este manual se deberán incluir soluciones y modos de actual para situaciones extremas o de crisis, en los que todos los trabajadores se puedan basar para afrontar un problema.
6. Elegir el canal adecuado: la elección del canal mediante el cual se va a realizar el comunicado de empresa es muy importante. Debes tener en cuenta el uso que le dan los empleados y el nivel de importancia y profesionalidad.
Dependiendo del grado de relevancia y formalidad se pueden utilizar diferentes canales acordes con la situación. Una reunión de equipo rutinaria puede realizarse por Skype pero para acuerdos empresariales o gestiones de mas importancia es preferible utilizar el correo electrónico o documentos circulares.
Importancia de una buena comunicación
La comunicación es la esencia de la actividad organizativa y es imprescindible para su buen funcionamiento. Todas las empresas deben implementar actitudes que favorecen la comunicación para mejorar la actividad interna.
Una buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas establecidas, satisface las propias necesidades y la de los participantes, coordina y controla las actividades y fomenta una buena motivación, compromiso, responsabilidad, implicación y participación de sus integrantes y un buen clima integrador de trabajo.
Se puede diferenciar entre la comunicación interna y externa de una empresa. Antes de nada es necesario definir la misión, visión y valores de una empresa así como quienes son, que hacen y cual su cultura y filosofía. Una vez se haya establecido esto, es momento de definir las estrategias de comunicación.
Si utilizas actitudes que favorecen la comunicación interna de la empresa lograras mejorar la relación entre trabajadores. Una buena comunicación marca la diferencia entre lo que se recibe y lo que percibe, según como comuniques el mensaje recibirás un tipo de respuesta u otro por parte de tus trabajadores. Si transmites el mensaje utilizando las claves que he mencionado anteriormente conseguirás aumentar la participación y compromiso de todas las personas que forman parte de la organización.
Por otro lado, la comunicación externa intenta promover, reforzar y proyectar la imagen de la empresa a los clientes y potenciales consumidores. Es una manera de publicitar los diferentes proyectos y actividades que desarrolla una empresa. Buscan la interacción y participación del publico al que se dirigen. Es importante tener en cuenta cómo nos perciben y cómo queremos que nos perciban y elaborar un plan de acción de comunicación externa.
Para conseguir esto también deben de seguir unas actitudes que favorecen la comunicación con el público, ya que la manera en la que te comuniques influirá directamente en como perciban a tu empresa.
Una buena comunicación es aquella en la que se practica la escucha activa, es asertiva y proactiva. Lo mas importante es que los oyentes perciban lo que quieres transmitir.
El sentido del mensaje puede variar con un mínimo giro del tono de voz o de la expresión facial o corporal. En Internet, el mensaje es aún más difícil de interpretar, ya que las reglas de expresión son ambiguas, aunque poco a poco se van estandarizando.
Las reglas no impuestas del mundo online deben de tenerse en cuenta para poder realizar una buena comunicación a través de una web o social media.
Comunicare
Somos una agencia de comunicación y marketing 360 que desarrolla todo tipo de proyectos. Estamos situados en Madrid pero desarrollamos proyectos en toda España. Estamos especializados en todas las diferentes actividades del marketing digital y la comunicación.
Contamos con un equipo especializado en las diferentes áreas y que, junto con las diferentes herramientas que utilizan conseguirán crear una estrategia personalizada y adaptada a cada cliente. Con nosotros conseguirás desarrollar la estrategia que mejor se adapta a tus necesidades y optimizando siempre los recursos para ser lo más efectivos posible.
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Para desarrollar nuestras actividades nos basamos siempre en datos, con ello conseguiremos ir sobre seguro y tener algo real en lo que basarnos. El análisis y medición de estos datos nos permite ver en qué situación se encuentra la empresa tanto en el merado como frente a sus consumidores.
Si lo que buscas es desarrollar una estrategia de comunicación que se adapte a las necesidades de tu empresa y de tus consumidores, Comunicare es tu agencia
Mejores empresas de comunicación
Kellenföl advertising
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DUCKS
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