Una parte importante del marketing es la organización de eventos, especialmente aquellos que son en directo (life event marketing). En este artículo explicaremos qué es exactamente un evento en directo (life event marketing) y los mejores consejos que puedes aplicar para conseguir que sea un éxito.
Índice de contenidos
¿Qué es el marketing de eventos?
El marketing de eventos en directo (life event marketing) consiste en la promoción de un producto, marca o servicio a través de interacciones en persona. Hay muchas formas dentro de la organización de un evento, ya que pueden variar en función de los objetivos que se planteen conseguir.
Un evento en directo (life event marketing) puede servir para construir relaciones más sólidas y a largo plazo con aquellos que forman parte de la empresa y con los clientes (dependiendo de a quién esté dirigido el evento). Otra opción es que el evento no sea organizado por la empresa, sino que la empresa acuda al evento en el que participe como un expositor y muestre su producto a los clientes potenciales.
Los eventos online, como por ejemplo los seminarios web o talleres transmitidos en directo, varían en alcance y demuestran ser tan impactantes como los eventos en vivo. Cualquiera que sea el formato, el marketing de eventos (life event marketing) es una estrategia versátil y muy efectiva que genera valor a largo plazo en las relaciones con clientes y socios por igual.
¿Por qué marketing de eventos?
El marketing se basa en la comunicación y en la capacidad de transmitir un mensaje de forma clara en el momento adecuado sobre un producto o servicio específico. Los eventos en directo (life event marketing) proporcionan la oportunidad de conectar directamente con los asistentes o con las partes interesadas y comunicar el mensaje claramente. No es de extrañar que el marketing de eventos continúe creciendo como una de las estrategias de marketing más importantes para las grandes compañías de hoy en día.
Es cierto que actualmente, gracias al avance tecnológico, existe la tendencia de organizar los eventos de forma online o de emitir en streaming el evento que se está desarrollando en la vida real. Esto permite dar acceso a más personas y que el evento pueda expandirse, incluso a nivel internacional.
Tipos de eventos
Como hemos mencionado anteriormente, la tecnología de hoy combinada con la creciente necesidad de eventos ha dado lugar a una amplia gama de tipos de eventos. Tener una comprensión firme de cada tipo de evento ayudará a los especialistas en marketing de eventos (life event marketing) a determinar cuáles alinean más estrechamente sus objetivos específicos. A continuación, explicaremos qué tipos de eventos existen y en qué consisten y se diferencian cada uno de ellos, lo que te ayudará a estructurar e tuyo y a identificar qué tipo de evento coincide más con tus objetivos y necesidades.
1) Conferencias
Estos eventos a gran escala constituyen una parte importante de la industria de eventos. Las conferencias pueden ser B2B o B2C (es decir, enfocados a otras empresas o enfocados a los clientes) y, generalmente, tienen un calendario lleno de oradores interesantes y profesionales, talleres educativos y valiosas sesiones de trabajo en red. Las conferencias más exitosas son las que equilibran un entorno profesional con un ambiente energético y social.
2) Ferias comerciales
Las ferias también son un tipo de evento en directo (life event marketing) y son de gran escala. Albergan a miles de asistentes de todo el mundo. Estos eventos generalmente se llevan a cabo dentro de un sector específico y dan la oportunidad a las empresas exhibir sus productos y servicios. Las ferias comerciales son el escenario ideal para recabar oportunidades de ventas calificadas que tienen una mayor probabilidad de convertirse en clientes. En el caso de las conferencias, puede acudir cualquier público, mientras que las ferias comerciales, van enfocadas a otros compradores que han sido previamente seleccionados. También pueden ser representantes de las diferentes compañías o de prensa.
3) Seminarios
Los seminarios generalmente tienen lugar en un entorno más cercano y su finalidad es educar a los asistentes. Al ser un grupo más pequeño de asistentes se permiten discusiones más profundas y un intercambio de conocimientos valioso. Los seminarios suelen tener una duración de unas horas, aunque variará en función del tipo de seminario que sea.
4) Mesas redondas
De manera similar a los seminarios, las mesas redondas también tienen un objetivo educativo específico en mente. Las mesas redondas pueden variar en tamaño, pero generalmente son de menor tamaño. Estos eventos a menudo se establecen en un entorno más cercano y con menos invitados que en otros eventos. Se da a cada asistente la oportunidad de contribuir a la conversación. Las mesas redondas generalmente están compuestas por ejecutivos de más alto nivel como CEO o CMO, lo que da la oportunidad de crear contactos por parte de los asistentes.
5) Cumbres
Si bien la mayoría de los eventos están abiertos al público, las cumbres se encuentran en el extremo opuesto del espectro. Las cumbres muchas veces están reservadas exclusivamente para los ejecutivos de alto nivel, los líderes de la industria y los funcionarios del gobierno. Aquí es donde se discuten las grandes ideas y se tramitan los principales tratos. Las cumbres tienen un alcance un poco más pequeño debido a su naturaleza de alto perfil y consisten en oradores muy importantes.
6) Eventos virtuales
Como hemos mencionado anteriormente, los eventos en directo (life event marketing), cada vez se retransmiten más en streaming. Por otro lado, están los eventos virtuales, que son ideales para las empresas que pueden no tener los recursos suficientes para organizar un evento en vivo a gran escala o para las empresas que no pueden permitirse el lujo de viajar a una conferencia internacional. Los eventos virtuales dan la oportunidad de acudir a cualquier persona, independientemente del país en el que se encuentre. Esto permite crear un grupo más globalizado y diverso. A medida que la tecnología para la realidad virtual y aumentada continúa evolucionando a un ritmo rápido, los eventos virtuales pueden convertirse rápidamente en una forma principal de eventos en directo.
Consejos para la organización de eventos
Para organizar un evento en directo (life event marketing), se deben tener en cuenta una serie de factores. Una vez que se tengan claros los objetivos y se definan sus KPI, encontrar el lugar adecuado para el evento será fundamental para determinar el éxito del evento. Hay muchas cosas que debe considerar al elegir un lugar y ayudarlo a comenzar a pensar en la dirección correcta.
1) Revisa los datos
Asegúrate de estudiar todos los datos de los eventos anteriores que hayas organizado. Esto puede ser de gran ayuda para saber aquello que no hiciste bien y que puedes mejorar en tus próximos eventos. Una buena idea es realizar encuestas a los asistentes para saber su opinión y posteriormente podrás analizar los resultados obtenidos. En función de los comentarios, elija un lugar para eventos que satisfaga esas necesidades.
Es importante que el lugar sea adecuado para facilitar y entablar la conversación y crear contactos. Si te planteas preguntas y dudas detalladas sobre cosas específicas basadas en eventos anteriores, además de los resultados que has obtenido con las encuestas, podrás conseguir un evento exitoso.
2) Elabora un plan de diseño interior
Tener en cuenta el espacio y toda la decoración y elementos que vas a colocar en el evento es imprescindible. Diseña un espacio que sea creativo e inspire a los asistentes a colaborar. Estos son factores tan importantes como el contenido del evento en sí mismo. El entorno físico juega un papel importante para inspirar a los asistentes a participar y participar activamente.
Para crear una atmósfera llamativa y creativa, la iluminación es siempre un factor importante. La iluminación eficaz se puede utilizar para impulsar la red o para ayudar a los asistentes a centrarse en un aspecto específico del evento, como un orador o un expositor. Además de la iluminación, la elección de los muebles también puede ayudar a crear un entorno para una mayor interacción.
Debes pensar si la gente estará de pie o si estará sentada, y en el segundo caso debes asegurarte de que estén cómodos. Generalmente hay comida en los eventos, por lo que tendrás que pensar qué comida encajaría mejor con el concepto creativo. Si estás organizando un evento en un espacio al aire libre, las mesas de bar y las sillas fomentan la mezcla. Las áreas de asientos más pequeñas inducirían conversaciones más íntimas.
3) Considere la accesibilidad
Siempre es importante asegurarse de que su evento sea de fácil acceso. Asegúrate de que haya áreas claras para recoger y dejar a los invitados, indicaciones claras sobre cómo llegar al lugar y un amplio espacio de estacionamiento si es necesario. Los invitados deberían centrarse en el contenido del evento como tal, no de dirigirse a un lugar concreto. También debes tener en cuenta el acceso para personas discapacitadas para que sea fácil acceder.
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