Hoy por hoy, el área de comunicación de una empresa se ocupa de elaborar los mensajes que se desean emitir y de elegir los canales más adecuados para que lleguen de forma eficaz a los destinatarios a los que se desea informar, por ello, es muy importante entender la importancia del área de comunicación y representación dentro de la empresa.
Y apuntaremos que la comunicación empresarial son todos los procesos que se realizan para informar a nivel interno (referido a sus empleados), como a nivel externo (destinada a sus clientes, usuarios y mercado en general).
Por tanto, la comunicación y representación se realizará a través de estrategias de marketing, publicidad, notas de prensa, ventas y atención a clientes.
A través del siguiente post te vamos a ayudar a descubrir todo aquello sobre el área de comunicación y representación que más debemos destacar.
Índice de contenidos
Área de Comunicación y representación
Debemos tener en cuenta que las estrategias de comunicación son algo trascendental dentro de una empresa, y por ello, si queremos asegurar la eficacia de las mismas , es indispensable que las lleven a cabo unos profesionales, ya sean del área de comunicación y representación de la propia empresa, o bien, contratar a una agencia de comunicación y marketing como Comunicare para que nos asesore y supervise en las diferentes funciones del área de comunicación y representación.
Diferentes áreas que engloba:
- Consultoría de comunicación: si tenemos un área de comunicación y representación en nuestra empresa, sería mejor contar también una agencia de comunicación para que nos supervise y nos aconseje en nuestras comunicaciones.
- Gabinete de prensa: mejor que se relaciones con los medios una agencia experta y con experiencia y contactos.
- Relaciones públicas: la labor de una agencia es la de adquirir y mantener un posicionamiento adecuado de nuestra empresa en el mercado.
- Gestión de medios sociales: una agencia de comunicación integral realiza planes de social media y gestión de sus comunidades online, estrategias de contenidos, diseño y mantenimiento de web, posicionamiento SEO y gestión de acciones de pago como SEM o social media ADS.
- Organización de eventos: las agencias de comunicación o los gabinetes de prensa también deben tener capacidad para organizar eventos. Desde desayunos informativos hasta organizar viajes para empleados o clientes. Pero también deben apoyar a la empresa cuando acuda a ferias o salones.
Pero principalmente pone de manifiesto la importancia del mensaje a transmitir, el cual tiene que llegar al consumidor sin desvirtuar la realidad de la empresa, o como he dicho anteriormente, sin desvirtuar la imagen que queremos que el mercado tenga de nuestra empresa.
Principales funciones del área de comunicación y representación de una empresa.
Como sabemos, el área de comunicación y representación en una empresa se debe de encargar de las siguientes tareas, tanto en para la comunicación interna como para la externa:
- Maneja la información y establece de lo que se requiere informar. Esto es, que elige las fuentes de donde recoger la información para elaborar los mensajes a que se estima comunicar.
- Establecer y administrar los canales de comunicación.
- Supervisar los procesos de comunicación y su adaptación a los requerimientos de cada situación.
- Establecer el público objetivo a informar sobre cada tema y mantener contacto con esos destinatarios de la información.
- Analizar, controlar y medir todo lo que atañe al área de comunicación.
Información del área de comunicación y representación de una empresa
Una comunicación empresarial debe transmitir la personalidad de la compañía, y los valores y la filosofía que la fundamentan. El objetivo de la comunicación de una empresa está basado en la identidad, la cultura y la imagen corporativa.
En una empresa, el área de comunicación y representación es un instrumento fundamental para el óptimo desarrollo de su actividad, tanto en el ámbito propio de la empresa como en la relación con su entorno.
En función de si la comunicación se produce hacia el propio personal o hacia el entorno podemos hablar de comunicación interna o comunicación externa.
La comunicación interna es fundamental para el funcionamiento de una organización. Genera confianza, mejora el clima laboral ayuda a resolver problemas… Por consiguiente, para esta comunicación se utilizan diversos canales como los emails corporativos, los tablones de anuncios, las intranet, manuales para los empleados y revistas corporativas.
Igualmente, La comunicación externa busca dar a información de la empresa al entorno de su actividad. Además de los valores y de transmitir una buena imagen, informa de novedades, atiende a clientes, resolver incidencias, promocionar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Es esencial para que la empresa sea considerada por los clientes y los consumidores como una organización transparente.
Respecto a la comunicación que se realiza con el fin de establecer la imagen que se quiere proyectar al entorno, el resultado no depende solo de la eficacia de la comunicación, sino que puede haber otros factores de forma positiva o negativa a su cimentación.
Además, existen tres posibles imágenes como resultado de la comunicación de una empresa, y lógicamente, no siempre coinciden: la imagen que se desea dar, la imagen real de la institución y la imagen percibida. Y una buena comunicación corporativa busca la armonía entre las tres, evitando que la imagen que se comunica no corresponda con la realidad o que la compañía sea percibida de un modo equívoco.
Funciones del área de comunicación y representación
También debemos tener en cuenta que el área de comunicación y representación es un departamento encargado de gestionar, principalmente, las siguientes actividades de la empresa:
- Publicidad.
- Imagen, relaciones públicas y campañas de comunicación.
- Patrocinio y mecenazgo.
- Marketing social corporativo.
- Promoción.
- Merchandising.
- Marketing directo.
- Internet.
Importancia de un departamento de comunicación
Hoy en día, la comunicación es fundamental en todos los aspectos de nuestra vida, y lo mismo pasa dentro de cualquier organización. Es importante que quien gestione las comunicaciones no realice otras funciones en la empresa, para no descuidar este cometido.
El área de comunicación y representación de una empresa se encargará de administrar la información para difundirla de forma adecuada.
Es fundamental la relación de una empresa tanto con el entorno, para proyectar una buena imagen, como con los integrantes de la organización, para crear un buen ambiente y optimizar la eficacia del funcionamiento interno.
Una organización necesita difundir en todos los niveles información de diferentes asuntos como objetivos, situaciones, valores, la misión y necesita quien coordine la información y, también, elabore los comunicados.
Estructura del área de comunicación y representación
En primer lugar, diremos que la estructura del Área de Comunicación y Representación en una empresa depende de las características de la misma en función de su trayectoria, su tamaño y su conocimiento adquirido hasta el momento en este campo.
En cualquier caso, el objetivo comunicativo debe englobar la identidad, la cultura y la imagen corporativa del organismo, y considerar igualmente importantes la comunicación externa e interna.
Por lo tanto, la figura principal es el director de comunicación, que es quien diseña y planifica las estrategias de comunicación a realizar. Tiene contacto directo con la directiva de la empresa.
Después estaría el redactor de contenidos realiza los informes de la actualidad para informar tanto interna como externamente.
Como es sabido, el director de Marketing es el encargado de la publicidad, de las promociones y de las ventas para llegar al segmento de clientes deseado. Y también, desarrolla las estrategias y planificaciones de marketing y el control de resultados de las campañas.
El Social Media Manager y el Community Manager gestionan las redes sociales y la publicación de los contenidos generados por el departamento.
También puede haber de audiovisuales y un editor que se encarguen de la coordinación y producción de contenidos de audio y de vídeo.
Pese a que estas son las figuras y perfiles con los que suele contar un departamento de Comunicación y Marketing, las variaciones son infinitas puesto que, en muchos casos, las tareas realizadas por uno de estos profesionales pueden fusionarse e intercambiarse. De ello dependerá, como hemos dicho, el tamaño de la empresa, su presencia en el mercado y las condiciones económicas en las que se encuentre.
¿Por qué contratar una empresa de comunicación?
El departamento de comunicación permite que una gran cantidad de contenidos a nivel organizativo, de producción y coordinación de los diferentes niveles con el objetivo de conseguir llegar a los clientes potenciales
Además, se encarga de crear una imagen positiva y general que represente una marca en concreto.
Gestionar y seguir las redes sociales
Los responsables de marketing tienen la función de mantener, administras o contribuir las páginas de medios sociales de la empresa.
Realización de la gestión de iniciativas de marketing y desarrollo de campañas
El marketing identifica de forma proactiva los servicios y productos para poder centrarse en un ciclo de ventas y generar comunicaciones y contenidos para su difusión.
Producir contenidos de promoción y marketing.
Se debe crear una serie de contenidos que permiten promover y describir los servicios o productos principales.
Realizar estudios de mercado.
La investigación es muy importante y se debe conocer las funciones del departamento de marketing de forma más estratégica mediante la supervisión de las agencias externas y los proveedores.
Producir comunicaciones internas.
Los empleados necesitan entender a la empresa a nivel de su visión, misión y sus valores.
Gestionar y definir la marca
La empresa tiene una serie de actuaciones para poder definir e implicar a una determinada marca.
Comunicare
En Comunicare nos preocupamos en todos y cada una de las disciplinas dentro del mundo de la comunicación, teniendo en cuenta siempre la importancia del área de comunicación y representación dentro de nuestra empresa.
Es por ello por lo que ayudaremos a tu empresa en todos los ámbitos a fin de que tanto tus públicos internos como externos simpaticen y sean capaces de captar qué quiere transmitir tu empresa.
Entre nuestros servicios orientados a la comunicación empresarial destacamos:
- SEO. Donde reformaremos el contenido de tu web a fin de posicionarla en los primeros puestos de los buscadores orgánicos.
- SEM. Creamos y optimizamos campañas de pago por click en Google Adwords para dirigir potenciales clientes a tu sitio web, además de analizar y optimizar todas las variables que ayudan a reducir costes y mejorar ventas.
- Social ads. Creamos y optimizamos campañas en RRSS con el objetivo de generar ventas, captar LEADS o conseguir nuevas visitas de segmentos específicos. Creamos campañas rentables en Amazon y otros Marketplace y dirigimos las campañas hacia tus productos más rentables y con mejores reviews para mejorar también tus ventas orgánicas
- Google shooping. Creamos y optimizamos campañas en Google Shopping para aumentar las ventas de tus productos más rentables. Además, lanzamos campañas con productos “gancho” para generar volumen de clientes y explotarlos posteriormente con Email marketing.
- Captación de LEADS y Email marketing. Captamos LEADS desde todos los canales posibles (Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin y Google) y personalizamos automatizaciones de envíos de emails para favorecer su conversión o fidelización. En relación con este servicio encontramos el Remarketing donde utilizaremos mensajes creativos para convencer a aquellos usuarios que visiten la página sin saturar la comunicación de los distintos canales.
- Leading A/B testing. Lanzaremos distintas versiones en simultáneo de cada una de tus landings para identificar las variables que favorecen la conversión.