Una buena comunicación es fundamental en el ambiente laboral y personal, pues es necesario que las personas sepan comunicarse de manera eficaz para mejorar sus relaciones personales y su productividad. Asimismo, fomenta la confianza en las demás personas del entorno y ayuda a prevenir o solucionar problemas. Por tanto, la comunicación efectiva es el proceso de compartir ideas, pensamientos, conocimientos e información de la forma más comprensible para el receptor del mensaje. Para ello se necesitan una serie de características como la claridad, la empatía y la escucha activa.
A pesar de que el hecho de comunicarse parezca siempre el mismo, es posible transmitir información y que no sea entendida por el receptor. De esta forma no se habrá logrado el objetivo de informar a la otra parte, sino que por el contrario puede haberse generado más dudas o cuestiones a resolver.
Índice de contenidos
Elementos para una buena comunicación
A continuación, detallaremos algunos de los elementos necesarios para que se pueda dar una buena comunicación entre las partes.
- Claridad: es esencial aclarar bien las ideas para poder transmitirlas bien tanto verbal como físicamente. Es decir, no basta solo con hablar claro y conciso también es necesario tener en cuenta el lenguaje corporal para que no transmita ideas erróneas o contrarias a lo que se quiere expresar.
- Propiedad: el contexto es importante a la hora de comunicarse puesto que, dependiendo de la situación, las personas o la intención se deben elegir las palabras y la forma para expresarse. No es lo mismo, una conversación entre amigos que una charla con el jefe de la empresa.
- Concisión: ofrecer únicamente la información relevante, siempre y cuando no afecte a la claridad del mensaje. Hay que asegurarse de que la información siga una secuencia lógica y coherente y luego transmitir la información atrayendo el interés de los clientes y reduciendo el ruido.
- Feedback: otro elemento de la comunicación es la retroalimentación para la cual se necesita colaboración de ambas partes (emisor y receptor). La comunicación es un proceso complejo y para asegurar que el mensaje se ha entendido correctamente se necesita una respuesta por parte del receptor que lo confirme; de igual manera que el emisor debe aceptar los comentarios o críticas que se le den sobre la información.
- Empatía: hay que tener una actitud abierta y sintonizar con lo que el emisor quiere transmitir, es necesaria la empatía. Así, aunque no siempre es posible, se debe tener la disposición de reconocer los sentimientos y anticipar las reacciones de los interlocutores.
- Escucha activa: Saber escuchar es una de las mejores características de un comunicador efectivo. Esta involucra prestar mucha atención a lo que la persona dice y pregunta e incluso puedes apoyarte en reafirmar lo que el emisor dijo.
- Comunicación no verbal: el lenguaje corporal (como el contacto visual, el movimiento de tus manos y tu cuerpo) sustenta el mensaje que se trata de transmitir. Por eso hay que procurar tener una postura relajada y abierta con los brazos abiertos y las piernas relajadas, así como usar un tono amistoso haciéndote ver como una persona accesible y que anime a los demás a hablar abiertamente contigo. No obstante, no hay que olvidar las señales no verbales de los otros mientras hablas; a menudo, estas transmiten cómo se siente realmente una persona.
- Respeto: tratar a la otra persona con respeto siempre ayudará a mantener una buena comunicación, es una acción muy simple pero realmente efectiva. Evitar distracciones, demostrar interés o preocuparse hará posible esa muestra de respeto.
Gracias a la práctica de estos elementos se puede llevar a cabo una buena comunicación entre las partes ya sea formal o informalmente puesto que como se ha mencionado anteriormente la comunicación efectiva se utiliza tanto ambientes personales como laborales.
Tipos de comunicación efectiva
Una comunicación efectiva puede darse de diferentes maneras y tonos, entre los que destacamos los siguientes:
- Formal
El tipo de comunicación efectiva formal se utiliza para transmitir órdenes e instrucciones de manera profesional, siguiendo niveles jerárquicos y los protocolos establecidos en una organización. También puede darse en un aspecto social en general.
- Informal
Se utiliza entre personas que tienen la necesidad de comunicarse de manera eficaz, sin la necesidad de seguir algún tipo de protocolo establecido. Esta puede darse diariamente en conversaciones familiares, con amigos, etc.
- Ascendente
La comunicación efectiva también puede incluir la transmisión de mensajes hacia arriba, es decir, de los empleados a los gerentes comerciales o líderes empresariales. Se llama ascendente porque va desde los rangos más bajos hacia los altos directivos.
- Descendente
En este caso, se refiere a la transmisión de mensajes de arriba abajo, por ejemplo, cuando los directivos de una empresa dan información a los empleados.
- Horizontal
Este tipo de comunicación efectiva sucede entre los miembros de un mismo nivel jerárquico, en la que se transmiten mensajes para tomar decisiones importantes. Como puede ser entre operarios de obra, entre directivos, entre lideres de proyecto, entre otros.
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