Cuando estás organizando un evento debes tener varios aspectos en cuenta: logística, localización, seguridad, iluminación, gastronomía, etcétera. Pero entre ellos, unos de los imprescindibles, son la comunicación y el marketing. Estos elementos son claves para conseguir que tu evento sea exitoso. ¿Y cómo se materializa la organización de estos dos elementos? A través del plan de marketing para eventos.
Una vez más, en el ámbito de la comunicación, existe una herramienta cuya finalidad es establecer unos objetivos y organizar las acciones de comunicación para poder alcanzarlos. A continuación te contamos en qué consiste el plan de marketing para eventos y cómo diseñarlo.
Índice de contenidos
¿Qué es el marketing de eventos?
Antes de diseñar un plan de marketing para eventos es necesario definir qué es el marketing de eventos.
Cuando se lleva a cabo un evento, parte de su éxito es debido a su difusión. Por tanto, son el conjunto de técnicas, herramientas y canales que se utilizan para promocionar un evento ante su público objetivo.
Cada evento tiene unas características propias y se realiza con la intención de alcanzar unos objetivos. Por tanto, cuando planifiques un evento deberás desarrollar una estrategia en función de tu target, el evento que vayas a realizar, sus características, los recursos de los que dispongas y los objetivos que pretendas conseguir.
Por tanto, el plan de marketing para eventos es la hoja de ruta que recoge la información sobre el evento, el timing y planificación de las acciones a realizar, los objetivos de comunicación, el público objetivo y las mediciones.
Pasos para crear tu propio plan de marketing de eventos
Hay 10 pasos a seguir cuando realizas tu propio plan de marketing para eventos. Pero antes de ellos debes definir dos elementos claves: cuál es tu público objetivo, es decir, los futuros asistentes a tu evento, y cuál es el objetivo de tu evento y de su promoción. Una vez establecidos estos dos puntos puedes diseñar las acciones que vas a realizar.
Registro online personalizado
A través de la web de tu evento conseguirás que los invitados se conviertan en asistentes. Es una herramienta fundamental para organizar tu evento y darlo a conocer. Será el primer contacto que tengan tus asistentes con el evento, por tanto, la web debe ser estéticamente atractiva y acorde a la imagen del evento y de tu marca. Dedica el tiempo que sea necesario en su construcción para asegurar una buena experiencia de usuario. y evitar fugas por problemas con la usabilidad.
Estrategia de contenido
El marketing de contenidos es una herramienta de tu plan de marketing para eventos que te permite aumentar la expectación antes de él. Puedes ir enviando contenidos en las distintas fases generando engagement, involucrando a los asistentes y generando emoción alrededor del evento.
Para poder establecer una estrategia de contenido apropiada debes definir claramente cuáles son los estadios previos al evento y programar los contenidos que vas a presentar de forma específica.
Campañas de correo electrónico
Las campañas de correo electrónico se realizan con la finalidad de empujar al destinatario a registrarse en el evento a través de una serie de contactos. Esta estrategia también necesita que sus tiempos sean definidos y se planifique el envío de los diferentes correos de manera que mantenga a la audiencia comprometida.
Se debe tener en cuenta cuáles son las características de los asistentes potenciales y personalizar el contenido, y conocer el tiempo que se va a dejar entre los envíos de cada mensaje y no caer en el Spam.
Tener una propuesta de valor
Los asistentes deben tener claro que van a ganar asistiendo al evento, por eso, en tu plan de marketing para eventos debes establecer una estrategia de comunicación con un mensaje claro que deje patente cuál es tu propuesta de valor.
Mensajes específicos para los que toman decisiones
Cuando se realiza un plan de marketing para un evento el objetivo final es que la gente asista, pero muchas veces el asistente no es el que toma la decisión sobre su participación en el evento, si no que es su superior.
Para fomentar que el tomador de decisiones acepte debes diseñar contenidos de marketing que aborden las inquietudes de estos y faciliten la compra.
Una de las herramientas son las cartas pre-redactadas. Estas se les envían a las personas interesadas en asistir para que las completen y se las envíen a los tomadores de decisiones con la finalidad de convencerlos.
Convertir a los asistentes en promotores
Una herramienta típica del marketing es el boca a boca, y en el caso de los eventos no es una excepción. Una vez que has conseguido que parte de tu público objetivo se registre, el siguiente punto es conseguir que este se convierta en promotor del evento y anime a la gente de su entorno a participar. Una de las mejores aliadas para llevar a cabo esta tarea son las redes sociales.
A través de las redes sociales los asistentes podrán compartir su participación en el evento, compartir contenido, recibir y enviar descuentos, etcétera. En definitiva, funciona como un altavoz de tu propia comunicación de una manera orgánica.
Crear imágenes de eventos anteriores
La incertidumbre es un elemento complicado con el que jugar. Un poco, está bien, genera interés y expectativas. Pero cuando la incertidumbre es muy grande genera miedos y dudas. Por tanto, si no quieres caer en el desinterés debes dar la suficiente información como para que los futuros asistentes tengan claro qué esperar del evento. Para ello es recomendable incluir imágenes y vídeos de convocatorias anteriores, testimonios y/o simulaciones que les ayuden a saber que van a experimentar.
Co-marketing con patrocinadores
Los patrocinadores funcionan como aliados. Por tanto, pueden colaborar en tu plan de marketing de eventos incrementando el número de asistentes. Los patrocinadores también están motivados a incrementar el número de asistentes, pues implica un aumento de su audiencia.
Podéis crear una estrategia de marketing compartida que os sirva a ambos para obtener vuestros objetivos y que posea un rango de acción mayor.
Campañas en las redes sociales
Las redes sociales permiten realizar acciones de comunicación tanto orgánicas como de pago, por lo que se convierten en herramientas indispensables en tu plan de marketing de eventos.
Algunos aspectos a tener en cuenta cuando utilices las redes sociales como canal de difusión son usar términos cortos fáciles de recordar, así como contenidos que se puedan compartir como imágenes o vídeos cortos.
Para realizar las campañas de redes sociales de pago lo mejor es que recurras a herramientas como Facebook Ads, Twitter Ads o Google Ads que te faciliten el diseño de tu estrategia.
Medir el éxito con indicadores
Cuando se crea un plan de marketing para eventos se hace con la intención de alcanzar unos objetivos claros. Por tanto, no solo debes utilizar todos los canales que creas convenientes para convertir a la audiencia en asistente, sino asegurarte de que las acciones de comunicación que has realizado son eficientes para este objetivo.
Por tanto, es fundamental que una vez establecidas las acciones que vas a realizar definas unos indicadores específicos que midan los resultados y te permitan comparar lo esperado con lo alcanzado.
Agencias de marketing
El diseño de un plan de marketing para eventos no es tarea fácil, y aunque te hayamos dado unas pinceladas sobre cómo diseñar el tuyo, siempre lo más recomendable es que acudas a los profesionales: las agencias de marketing.
Comunicare
Comunicare somos una agencia de marketing digital que ofrece soluciones 3600 . Operamos en todo el territorio nacional. Entre los servicios de marketing digital que ofrecemos se encuentra el de estrategia de marketing y consultoría. Este consiste en desarrollar planes de marketing a tu medida. Para ello llevamos a cabo un profundo análisis del sector, analizamos a los clientes, a la competencia, así como el histórico de tu empresa. Tras esto, planteamos estrategias realizables para lograr resultados factibles a corto plazo. Para conseguirlo marcamos objetivos a corto, medio y largo plazo.
Todos los planes que creamos los llevamos a cabo nosotros mismos y nos encargamos del seguimiento hasta cumplir cada uno de los objetivos propuestos.
- Analizamos el mercado, la competencia y el histórico de cada cliente: Diseñamos planes de marketing digital, desde la planificación hasta la implementación. Analizamos todos los factores y planteamos pruebas.
- Definimos la estrategia final analizando los resultados de la batería de Tests: Lanzamos campañas de Tests y analizamos los resultados para finalizar un plan de marketing basado en números reales y actuales.
- Nos encargamos de una correcta y eficaz implementación: Diseñamos planes de marketing totalmente detallados. Nos encargamos del seguimiento y cumplimiento de los objetivos. Aportamos en todo el proceso hasta cumplir lo establecido.
Para todo ello contamos con un equipo multidisciplinar conformado por analistas y estrategas en marketing que optimizan e implementan las estrategias
Servicios de Marketing de Comunicare
Dentro del plan de marketing es fundamental la captación online de clientes. Para ello, en Comunicare, ofertamos servicios de posicionamiento SEO y SEM, social ads, Market place ads, Google shopping PPC y Lead adquisition y email marketing.
Una vez que tenemos localizado a nuestro público objetivo, desarrollamos funciones de conversión: landing A/B testing, Agencia CRO Madrid, Email marketing, remarketing, recuperación de carritos y analítica web.
Tras todo el trabajo previo, no podemos olvidar la tarea de retención y fidelización de los consumidores. Para ello ofrecemos servicios de generación de contenidos, community manager y email marketing mensual.
Doña Remedios. Comunicación creativa
Doña Remedios es una agencia de publicidad nacida en Pamplona. Detrás de la imagen de Doña Remedios está el trabajo de sus tres socias fundadoras, Carmen Briones, Eugenia Cervera y Elena Zabalza, que en el año 2005 deciden juntarse e iniciar esta aventura empresarial con la clara voluntad de trabajar con honestidad y ofrecer a sus clientes conocimiento, creatividad y una ejecución exquisita de los trabajos.
Los años han pasado y la agencia ha crecido y mejorado profesionalmente pero continúan con la misma vocación de siempre. Hoy son un equipo de profesionales con formación y talento dispuesto a ayudarte. Un equipo de gente diversa que trabaja con motivación y eficacia para conseguir la excelencia en todos los trabajos
Servicios de Doña Remedios
Como empresa de publicidad, los servicios que ofrece son:
- ASESORÍA, ESTRATEGIA Y PLANES DE COMUNICACIÓN: Planificar qué vas a hacer durante todo el año y con qué objetivos. La planificación es básica para que tu comunicación funcione, dispongas de un presupuesto grande o pequeño.
- IMAGEN CORPORATIVA: Será la personalidad, la identidad de tu empresa. Imprescindible para destacar en un mercado tan saturado como el que vivimos.
- GABINETE DE PRENSA Y RELACIONES PÚBLICAS: Generan contenidos de valor para el entorno mediático y para los nuevos escenarios. Te ayudarán a crear una imagen sólida y respetable tanto para el público externo como interno.
- COMUNICACIÓN DIGITAL Y REDES SOCIALES: Facilita el llegar a millones de clientes potenciales, pero a esta comunicación, también hay que dotarla de un plan, estrategia y contenido.
- EVENTOS CORPORATIVOS EMPRESA: Te pueden ayudar en el crecimiento de tu empresa: reforzar y alcanzar tus objetivos.
- PUBLICIDAD: La idea, la creatividad, se vuelve más relevante que nunca.