En España, la inversión pública se ha reducido desde el principio de la crisis económica que se originó en 2008. A pesar de que el peso de las inversiones fuera menor, es un hecho que las administraciones públicas continúen requiriendo a las entidades privadas para el abastecimiento de productos o prestación de servicios. Los concursos públicos son presentados como una enorme oportunidad de negocio para muchas entidades, ya que son las organizaciones públicas las que piden un servicios u obra, por lo que las empresas pueden aprovechar y meterse en proyectos nuevos, siempre y cuando tengan la capacidad suficiente y los recursos necesarios para efectuarlo. En este post, te contamos todo sobre las funciones de las empresas de concursos públicos. ¡No te lo vayas a peder!.
Índice de contenidos
Comunicare
Desde Comunicare, agencia de marketing digital para empresas del sector público ubicada en Madrid, prestamos servicios de asesoramiento y apoyo externo a otras organizaciones, empresas o incluso personas individuales en referencia con la implementación, planificación y control de todo lo relacionado con el marketing y sus actividades. Desde nuestra empresa nos encargamos de elaborar estrategias, publicar los mensajes, y escucharte para hacer de tu empresa la mejor entre la competencia y alcanzar el éxito que tanto tiempo llevabas buscando.
Características de los concursos públicos
En el momento en el que las Administraciones Públicas se encuentran con una necesidad que satisfacer, ponen en marcha un proceso legal denominado concurso público o licitación pública, mediante el que solicitan ofertas que puedan satisfacer dicha necesidad, para después poder valorarlas y elegir la que mejor se adapten a ellos.
¿Cuál es la forma para que las empresas se presenten a un concurso público?
Para asegurar la igualdad y transparencia del procedimiento, se marcarán una serie de requisitos legales, que estarán presentes durante toda el proceso del concurso. Primeramente, las empresas presentarán su solicitud además de la documentación demandada por la Administración Pública, que se podrá comprobar en los pliegos de la licitación. Estos documentos se dividen en:
- Pliegos administrativos. En estos pliegos se aprecia el presupuesto del proyecto, la duración del contrato y la manera de presentar las propuestas y garantías.
- Pliegos técnicos. Estos pliegos se usan para brindar los datos más característicos que estén vinculados a la actividad a efectuar.
La condición fundamental para que cualquier empresa pueda postularse a un concurso público es que esta corresponda al mismo sector que el servicio solicitado. Estas convocatorias pueden resultar ser un enorme impulso económico para las entidades, independientemente de su capacidad económica y tamaño, puesto que lo más importante a la hora de efectuar la elección final no es el tamaño de la empresa, sino la especialización de la misma.
Procedimiento de selección de las empresas de concursos públicos
Presentación de las ofertas
A la hora de preparar las ofertas, las compañías tendrán que rellenar tres documentos en sobre, en los cuales se incluirán información que hayan exigido las administraciones. El primero incluye la documentación administrativa, el segundo los datos técnicos y, por último, el tercero toda documentación referente a los criterios evaluables por la aplicación de fórmulas automáticas.
Una vez puesta la candidatura, es muy importante que esta sea respetada por las empresas, puesto que, en el caso de ser eliminada de manera indebida, la empresa no se podrá volver a postular en un futuro para participar en concursos que efectúen las Administraciones Públicas.
Garantías solicitadas por los organismos públicos
Las Administraciones Públicas pueden pedir garantías para verificar si las empresas son capaces de hacer frente al proyecto de la licitación. Estas garantías se dividen en dos:
- Garantías provisionales. Son garantías también conocidas como garantías de mantenimiento. En ellas se solicita una cuantía (nunca superior al 3 % del presupuesto del contrato) a todas las empresas que hayan presentado sus propuestas. Cuando se escoja la empresa que se encargará de realizar el proyecto, las Administraciones se encargarán de hacer regresar el importe a todas las empresas con excepción de aquellas que hubieran retirado su oferta de forma ilícita.
- Garantías definitivas. Las compañías cuyas propuestas económicas sean beneficiosas tendrán que proporcionar una cuantía igual al 5% del total del presupuesto. Este pago lo podrán realizar en efectivo, a través de un aval o por medio de un contrato con garantía.
Proceso final de adjudicación
Tras haber sido presentadas todas las ofertas y haber solicitado las garantías, las Administraciones Públicas tendrán que evaluar y elegir a la mejor empresa y ofrecerles el contrato. El proceso se realiza por medio de una mesa de contratación. Esta mesa u órgano de contratación es la encargada de informar cual es la empresa que ha sido escogida para poner en marcha el proyecto, y tan solo dispondrán de un plazo de 10 días en los que presentar toda la documentación requerida. Tras presentar los documentos, este órgano de contratación se encargará de adjudicar el contrato en un plazo de 5 días como máximo.
Factores clave en los concursos públicos
Como ya hemos comentado, un concurso público es un proceso legal que las administraciones públicas realizan con el fin de cubrir una necesidad. Uno de los factores clave es la existencia de una fuerte competencia entre empresas privadas que pelean por los contratos con las empresas públicas. Por eso, es conveniente que las organizaciones atiendan una serie de cuestiones.
En primer lugar, se debe estudiar y analizar lo que quiere y busca una Administración Pública. Para ello, será conveniente perpetuar un buen contacto con las diversas administraciones y estar al tanto de las necesidades que quieren satisfacer.
La manera en la que se estructura y presenta la información ante las administraciones públicas es fundamental. Tenemos que cumplir con cualquiera de los requisitos formales: precisar la organización de la empresa por medio de un organigrama, proporcionar la previa experiencia y especificar el tipo de servicio o producto que se va a ofertar.
Como ya hemos comentado, el hecho de que una empresa proponga una oferta muy barata, podría resultar ser un fracaso y llevarle a romper el contrato, de manera que no podría volver a formalizar contratos con la Administración.
La solvencia es uno de los factores más demandados por las administraciones públicas, es decir, consiste en la capacidad económica que tienen las organizaciones para atender las obligaciones. Por lo tanto, disponer de una buena solvencia ayudará a poner en un mejor lugar a la empresa y valorarla de manera positiva durante el proceso del concurso.
Otra de las cuestiones a tener en cuenta es la de poder establecer alianzas con otras compañías. Este hecho ayuda, especialmente, a todas las empresas que son de un tamaño más pequeño y, por tanto, solo pueden ofrecer precios más limitados.
Respetar los plazos de entrega de documentación de forma escrupulosa constituye uno de los factores más primordiales. Las empresas deberán cumplir con los trámites burocráticos a la perfección y no olvidarse de que brindar un buen servicio a las Administraciones Públicas puede implicar el principio de una relación duradera.
Consejos para ganar un concurso público
- Examinar todas las condiciones y requisitos que se reflejan en la convocatoria. Es aconsejable que las marcas que optan a un concurso se pongan en contacto con la entidad beneficiaria para conocer con exactitud qué necesita. Las circunstancias pueden ir cambiando durante el tiempo transcurrido entre la redacción y la publicación del anuncio. De esta manera las organizaciones podrán ajustar su proyecto a las verdaderas necesidades de la administración.
- Ser cuidadosos con la presentación de la documentación. Para las empresas, el proceso de preparación es el más complicado. Estas deberán estar seguras de contar con todos los documentos requeridos antes de crear su proyecto. Será importante incorporar todas las referencias y experiencia de los trabajos que se han efectuado previamente además de la información específica de los servicios o productos que se ofrecen.
- Crear sinergias. Las empresas minoritarias podrán implantar alianzas con otras organizaciones con las que elaborar proyectos que resulten más atractivos en cuanto a lo económico.
- Estudiar y analizar las ofertas públicas y valorar las oportunidades. Las propuestas económicas de tu negocio pueden resultar rentables para la administración pera no para tu empresa. De nada servirá ganar un concurso público si las ganancias que recibes son inferiores a la inversión que realizas. No olvides que, normalmente, las instituciones públicas suelen exigir un aval que supone alrededor de un 15% del valor del proyecto.
- No olvides que no todos los métodos son iguales.
Empresas de concursos públicos
GESYLIC
El fundador de GESYLIC, Iván Ballester, comenzó en 1993 a desarrollar y presentar licitaciones trabajando como técnico de estudios de empresas licitadoras. Su carrera se desarrolló en diversos puestos técnicos y en los últimos años de dirección.
La idea de ofrecer un servicio como consultoría externa surgió en 2008, a raíz de la aparición de la crisis y del desprendimiento de las empresas del departamento de licitaciones por el enorme coste que suponía.
En 2013 se materializó la idea con la fundación de la primera empresa de gestión integral de licitaciones que evolucionó hasta convertirse en 2017 en GESILYC. Hoy, en GESYLIC, suman la experiencia de profesionales de largo recorrido y jóvenes que aportan la ilusión y la energía para mejorar cada día.
CIPESA
CIPESA es una consultora especializada en servicios de gestión y asesoramiento para la contratación administrativa. Ofrecen un servicio personalizado de búsqueda, selección y envío diario por e-mail de los concursos que le interesan basándose, exclusivamente, en el perfil que les indican: actividad, presupuesto, ámbito geográfico, grupo de clasificación…etc.
Preguntas frecuentes
¿Qué es lo que hay que hacer antes de que las empresas se presenten a un concurso público?
La recomendación preferente es que las organizaciones adquieran una formación preparada en cuanto a contratación pública. Las asociaciones sectoriales y las Cámaras de Comercio normalmente ofertan este tipo de cursos.
¿Qué personas pueden acceder a los procedimientos de concurso?
Algunos propietarios de las PYMES piensan que los concursos públicos son únicamente accesibles para las grandes empresas. No obstante, el tamaño de la empresa no es, ni mucho menos, un factor decisivo para con el que poder ganar dicha licitación. El factor más importante se basa en conocer el sector y efectuar una oferta competitiva y novedosa.
¿Cuáles son los factores que la administración tiene en cuenta para adjudicar un concurso?
- El precio
Antes de presentar una oferta, el subastador deberá calcular el cambio que adquirirá su inversión, puesto que si presenta un servicio barato se arriesgará a perder dinero.
- La calidad del producto o servicio que se oferte.
Las empresas participantes tendrán que asegurarse que son capaces de abastecer las necesidades de la población.
- La solvencia.
Las empresas tendrán que evidenciar que disponen de los recursos económicos y técnicos necesarios para asegurar el servicio.
- La experiencia.
Tener experiencia supone una de las mayores ventajas para las empresas que hayan trabajado anteriormente para las administraciones públicas.