Elaborar un plan de comunicación

¿Qué es un plan de comunicación?

¿Te has planteado alguna vez elaborar un plan de comunicación? La comunicación, como bien sabemos, es una parte fundamental de una empresa. Actualmente, tener una buena comunicación puede hacer que te diferencies notablemente de tu competencia. Posiblemente, si una marca no trabaja la comunicación de su empresa no consiga tener éxito deseado. Pero, ¿Cómo puedo comunicarme de una forma efectiva?. Para poder conectar y crear conversaciones con nuestros stakeholders lo más recomendable es elaborar un plan de comunicación. Gracias al plan de comunicación podremos implementar una estrategia que vaya en consonancia con los valores de la empresa y nos ayude a alcanzar los objetivos marcados. 

Pero, ¿Qué es un plan de comunicación?. Este se puede definir como una herramienta que nos ayudará a conectar con nuestro público. Es un dossier en el que se especifica la forma en la que me voy a comunicar con mis diferentes públicos y el momento en el que debería hacerlo. Antes de ponerse manos a la obra, se analiza la situación de la empresa, se marcan unos objetivos y por último, se procede a la elaboración del plan de comunicación. 

Seguro que después de esta información te estás preguntando, ¿es necesario que elabore un plan de comunicación en mi empresa? ¿Cómo puedo hacerlo?. Como pista te contesto a la primera pregunta: sí es necesario y en una sociedad hiperconectada más aún. Quédate con nosotros y te enseñaremos la importancia que tiene elaborar un plan de comunicación, así como las claves para confeccionarlo.

¿Qué tipologías existen?

No es una novedad que te cuente que una empresa tiene dos tipos de públicos generales: el público interno y el público externo. Por ello, para poder elaborar un buen plan de comunicación lo primero que nos tenemos que preguntar es hacia qué público nos vamos a dirigir, ¿Trabajadores o clientes?. A continuación te explicamos las dos tipologías de planes de comunicación que existen según nuestro enfoque en el  público.

Plan de comunicación interna

Elaborar un plan de comunicación interna tiene el objetivo principal de generar un buen clima laboral y, de este modo, mejorar la relación entre empresa y empleado. Teniendo esto claro, el foco a la hora de planificar se pone en los trabajadores y debemos hacernos la siguiente pregunta: ¿Qué podemos hacer para que nuestros empleados se sientan como en casa y vengan con ganas a trabajar?. A raíz de las contestaciones que obtengamos a esa pregunta plantearemos acciones que favorezcan el traspaso de información y conocimiento entre el personal interno de la empresa. 

Un empleado cuando va a trabajar lo primero que busca en una empresa es la transparencia en la información. Por eso, debemos transmitirle que puede confiar en nosotros y que todo lo que necesite intentaremos, dentro de nuestras posibilidades, hacérselo llegar. Es super importante al elaborar un plan de comunicación interna tener en cuenta de qué forma le vamos a transmitir la información de las novedades a nuestros empleados, las formas en las que puede acudir a los altos cargos, el modo de recibir las formaciones específicas de su puesto, o incluso la identificación lleven en el trabajo habla mucho de nuestra empresa. 

Recordemos que nuestros trabajadores son el reflejo de nuestra empresa y que una mala crítica por parte de ellos nos puede perjudicar notablemente en la reputación de marca. Por estos motivos, entre otros muchos, es de vital importancia elaborar un buen plan de comunicación y cuidar a nuestro personal como se merecen.

Plan de comunicación externa

Esta tipología tiene el objeto principal de mejorar la imagen de marca. Para poner en marcha un plan de comunicación externa debemos de poner en el centro a nuestro público de interés. Importante esto último, no solo es necesario tener en cuenta a los clientes, si no que, también a los accionistas, proveedores, consumidores y a la audiencia en general.

Lo que se busca con un plan de comunicación externa es fidelizar a nuestros clientes y que nuestra empresa sea parte de su día a día. Como en el plan de comunicación interna, debemos estudiar en qué momento se encuentra la empresa, analizar qué ventajas competitivas posee, hacer una segmentación de públicos y estudiar de qué manera puede acercarse a cada uno de ellos. Cuando elaboremos el plan de comunicación externa tendremos que planificar para cada uno de nuestros públicos unas tácticas concretas que se encajen adecuadamente dentro de la estrategia general planificada.

Otro de los aspectos a tener en cuenta a la hora de elaborar una estrategia y ver el canal que vamos a seleccionar para implantar la estrategia de comunicación: online, offline o ambos. Si queremos que la estrategia sea por internet elegiremos realizar un plan de comunicación online. Sin embargo, si no queremos que nuestra estrategia se centre en la red, llevaremos a cabo un plan de comunicación offline. Ambos planes de comunicación se pueden combinar y nuestra recomendación, como expertos en comunicación y marketing, es que lo hagáis. Utilizar estrategias en la vía online y offline os ayudará como empresa a llegar a todo vuestro público, de esta forma os podéis asegurar que no se os ha olvidado nadie. De todas formas, cada empresa es un mundo y antes de seleccionar el camino se debería hacer un profundo análisis estratégico.

¿Para qué sirve un plan de comunicación?

A la hora de elaborar un plan de comunicación te darás cuenta de que para lo primero que te va a ser útil es para realizar un análisis exhaustivo de tu empresa. Gracias a su elaboración estudiarás aspectos de la tu negocio que anteriormente no te habías planteado. El objetivo principal es estudiar la comunicación de la empresa y marcar un camino a seguir. En otras palabras, unificar el mensaje de tu marca. Deberás realizar un ejercicio de coherencia entre lo que digo, lo que hago y los valores que respaldan mi marca. 

Es importante que todos tus públicos se sientan parte de ese plan de comunicación, de esta forma les harás saber que ellos tienen una especial relevancia para tu empresa y que su opinión es crucial. Por ello, tanto el público de interés como tus empleados, si te lanzas a desarrollar los planes de comunicación, conocerán la personalidad, los valores y los objetivos de la marca. De esta forma sabréis todos hacia que dirección remar. 

Elaborar un plan de comunicación también te permitirá definirte como marca y tener una visión panorámica de todas las acciones que van a respaldar a tu empresa dentro de la estrategia planificada. En definitiva, el plan de comunicación puede convertirse en una de las herramientas más eficaces para tu empresa ya que conseguirás dar una imagen real de tu empresa, lo que conlleva a una mejora en el intangible reputacional.

¿Cómo puedo hacer un plan de comunicación para mi empresa?

Existen numerosas guías en las que encontrarás los pasos a seguir para la elaboración de un plan de comunicación, pero lo cierto es que, aunque hay mil formas de elaborar un plan de comunicación todos los procedimientos tienen unas fases que son compartidas. Hay que tener en cuenta que existen profesionales que dedican su día a día a elaborar planes de comunicación para diversas índoles de empresas y siempre puedes acudir a ellos para que te aconsejen y ayuden en el proceso. El trabajo de los comunicadores es de vital importancia porque, aunque yo te facilite unos pasos a seguir, hay numerosas herramientas técnicas que harán que tu comunicación sea más eficaz y en eso ellos son expertos. A continuación, te facilitamos un proceso para elaborar tu plan de comunicación: 

Análisis estratégico

El primer paso que hay que trabajar es el análisis estratégico de la empresa. En esta primera fase deberemos hacer un diagnóstico y análisis de la situación de nuestra empresa. Un método que nos puede ayudar es el análisis DAFO. Con él podremos analizar las debilidades y fortalezas de la parte interna de la empresa, así como las amenazas y oportunidades de la parte externa. Con este procedimiento conseguiremos obtener cierta perspectiva de la situación actual de la empresa, lo que nos permitirá actuar sobre terreno seguro. 

Determinación de los objetivos

El segundo paso es el de fijación de los objetivos que vamos a conseguir para poder superar las dificultades encontradas en la primera fase. En este punto hay que definir por una parte los objetivos generales (a largo plazo) que queremos alcanzar y por otra, los objetivos específicos (a corto plazo). Es un punto que aunque parece fácil tiene su dificultad y su riesgo. Tenemos que estudiar muy bien qué objetivos vamos a marcarnos porque estos determinarán las fases posteriores. Las cuatro reglas que tienen que cumplirse a la hora de marcar los objetivos es que sean: concretos, mensurables, coherentes y reales. No hace falta una definición de un párrafo, se aconseja escribirlos en una línea y media como mucho.

Segmentación de públicos

Una vez tenemos claros los objetivos pasaremos a la segmentación de públicos. En función de los objetivos marcados en la fase anterior dividiremos al público al que nos vamos a dirigir. Es super importante identificarlos y posteriormente, analizarlos. Deberemos de identificar cuáles son sus preocupaciones, deseos, motivaciones, etc. De esta forma conseguiremos orientar el mensaje adecuadamente y por consecuencia, llegar a ellos con las tácticas y estrategia que planificaremos más adelante. 

Creación del mensaje

En esta cuarta fase comunicativa crearemos el mensaje estratégico que vamos a trasladar a nuestro público. Para crear el mensaje tendremos que tener muy presentes tantos los objetivos marcados como a nuestro público objetivo. Además, en esta fase se determinará el tono y estilo de comunicación que emplearemos. 

Planteamiento de las acciones a realizar

Una estrategia se divide en tácticas. Estas tácticas son las acciones a corto plazo que se llevan a cabo dentro de la estrategia. Teniendo en cuenta todo el procedimiento que hemos seguido hasta el momento deberemos de plantear las tácticas que llevaremos a cabo en el plan de comunicación para llegar a nuestro público. Cada acción se determinará al detalle y se enlazará cada una de ellas a un objetivo fijado. Esta fase del proceso requiere mucha concentración y revisión en cada una de las decisiones que tomemos. Podemos aprovechar en este punto para determinar qué medios vamos a utilizar en cada una de las acciones. 

Timing

Una vez tenemos claras todas las acciones, pasaremos a la realización del timing. Crearemos una especie de calendario en el que fijaremos el principio y el fin de cada una de las acciones, así como el momento en el que se van a lanzar. Por ejemplo, si es una campaña para Instagram, cada cuánto tiempo se va a subir el diferente contenido creado y en qué momento. Es importante tener en cuenta las repeticiones de las acciones o, si por el contrario hemos decidido que sean puntuales.  Una vez tengamos claro el timing, el plan de comunicación se pondrá en marcha. 

Evaluación de los resultados

No tendría sentido elaborar un plan de comunicación y que luego no fuese evaluado. En esta última fase tendremos que volver al inicio del proceso, recoger los objetivos y revisar uno a uno cuáles se han conseguido. En esta fase también revisaremos si hemos cumplido con el presupuesto marcado. Además de una fase de evaluación, es una fase de reflexión en la que debemos ver qué aspectos se podrían haber mejorado. Si hacemos un análisis después de cada una de las acciones es muy probable que estemos a tiempo de mejorar o cambiar algunas de las siguientes acciones planificadas. 

Estos son los pasos más importantes a la hora de elaborar un plan de comunicación, como ves es una herramienta que nos puede ayudar mucho a mejorar nuestra comunicación de empresa, pero que a la vez requiere mucho esfuerzo y trabajo. Por este último motivo es recomendable que te respaldes con los profesionales de la comunicación. 

Comunicare, tu empresa de comunicación y marketing, te ayuda a conseguir el mejor plan de comunicación para tu empresa

Comunicare es una agencia de comunicación y marketing 360 grados con más de 12 años de experiencia en el sector. Nuestro equipo de profesionales trabaja día a día con la finalidad de alcanzar los objetivos de los clientes que confían en nosotros. ¡Porque en cuanto te pones en contacto con nosotros tus objetivos pasan a ser los nuestros! Como has podido comprobar, elaborar de cero un plan de comunicación no es tarea fácil, por eso, desde Comunicare ponemos a tu disposición el asesoramiento de nuestro equipo de trabajo. Juntos analizaremos la comunicación de tu empresa, pactaremos unos objetivos, implementaremos una estrategia personalizada y haremos que la comunicación de tu empresa refleje lo verdaderamente importante: los valores que hay detrás de tu marca. Además, te ofrecemos los siguientes servicios: 

• Posicionamiento SEO: conseguiremos tu página web y todo el contenido creado por tu marca se encuentre bien posicionado en los distintos buscadores de la red. 

• Community manager: Ya no te hará falta pensar en qué colgar en tus redes sociales. Nosotros lo hacemos por ti. Siguiendo el plan de comunicación, crearemos una gran variedad de contenido, estudiaremos tu público y le ofreceremos todos los recursos audiovisuales que se merece, desde contenidos de marca hasta vídeos creativos. 

• Plan de marketing digital a medida: tras analizar el sector en el que se encuentra tu empresa, planificaremos una estrategia global con sus respectivas tácticas. ¡Conseguimos alcanzar todos los objetivos y hacerte crecer!

Si te gusta lo que te contamos.. ¡No esperes más! ¡Ponte en contacto con nosotros y comencemos a comunicar!

Otras empresa de comunicación que están dispuestas a ayudarte

Como no nos gusta que te quedes con una única opción, a continuación te ofrecemos información de otras empresas especializadas en el sector que pueden ayudarte:

• Newsline: una consultora de comunicación y marketing que cuenta con 30 años de experiencia. Está especializada en relaciones con los medios de comunicación (prensa, radio, tv, digitales), redes sociales, bloggers, relaciones institucionales, comunicación interna y comunicación corporativa en general. Entre sus servicios podrás encontrar: diseño gráfico, ediciones, patrocinios, eventos y RSC, entre otros. 

• Esencial: una agencia de comunicación que ofrece sus servicios con el objetivo principal de superar las expectativas de los clientes, ofreciéndoles un servicio profesional, cercano y orientado a los resultados. Son expertos en los sectores de logística y energía, salud, tecnología y lifestyle. Con sus servicios conseguirás proyectar notoriedad y reputación en tu marca. Lo conseguirás gracias a los servicios de estrategia de comunicación, relaciones públicas y marketing digital que te ofrecen. 

• Haz Boom: una empresa que se define como agencia de comunicación y marketing integral que nace con un objetivo: aumentar la rentabilidad de tu empresa o proyecto. Su trabajo diario se basa en detectar necesidades, diseñar estrategias, implantar tecnología, crear nuevas audiencias y llevar los proyecto a otro nivel. Entre los servicios que ofrecen puedes encontrar: posicionamiento SEO y SEM, diseño gráfico y web, así como marketing y comunicación.