En este post vamos a analizar todos los aspectos relacionados con los planes de comunicación de las empresas. Cada vez es más importante contar con estrategias específicas sobre la forma de comunicar, tanto al exterior como al interior, para transmitir la información empresarial.
Cada marca puede elegir centrarse en un tipo u otro de aspecto de la comunicación, desarrollándolo en mayor o menor medida. Sin embargo, es importante tener en cuenta diferentes herramientas y acciones que deben estar siempre presentes en los planes de comunicación.
Vamos a ver las ventajas que se derivan del establecimiento de un plan de comunicación adecuado. Y, por otro lado, vamos a analizar los medios a través de los cuales es más efectivo dar a conocer el contenido del plan de comunicación de la empresa.
Índice de contenidos
El plan de comunicación de la empresa
Dentro de los planes de comunicación de las empresas es donde se concreta cómo va a actuar esa organización de cara a sus potenciales clientes. La forma y el cuándo se va a desarrollar cada acción dependerá de los objetivos que tenga cada empresa.
Por tanto, los planes de comunicación sirven para planificar y establecer las líneas generales de actuación y estrategia de la marca. Es importante tener encuentra aspectos tanto del pasado como del presente, siempre mirando hacia donde la marca quiere dirigirse.
Los objetivos del plan de comunicación
El documento que contiene el plan de comunicación de una empresa, además de servir de hoja de ruta a la hora de planificar las acciones comunicativas que se deben desarrollar dentro de una empresa, también da apoyo al plan de marketing.
Para una mayor eficiencia a la hora de alcanzar los objetivos, sobre todo a largo plazo, es imprescindible contar con una estrategia clara. Los planes de comunicación mejoran el funcionamiento interno y, además, favorece la comunicación con los clientes y los potenciales clientes.
Entonces, se puede establecer que entre los principales beneficios que se derivan del desarrollo de un plan de comunicación nos encontramos con:
- Mejora de la imagen y reputación de la marca
- Ayuda a establecer la segmentación del público objetivo
- Establece la estrategia que va a seguir la empresa
- Aporta visibilidad
La imagen de marca
Uno de los principales objetivos que se persiguen a través de la elaboración de un plan de comunicación es el mejorar la imagen y la reputación de la marca de cara al mercado. Se deben recoger acciones que vayan encaminadas al fortalecimiento de la imagen de la empresa.
Este es un trabajo que debe darse tanto de forma interna como externa.
Hacer que la marca sea reconocible y crear una propia identidad es fundamental para el reconocimiento por parte de la audiencia y el crecimiento de la empresa. Cada vez es más importante que las marcas cuenten con una identidad propia, ya que esta es una forma de diferenciación.
El diseño y desarrollo de un estilo propio se debe realizar a través del plan de comunicación.
La segmentación del mercado
De cara a establecer a qué tipo de clientes quiere dirigirse la empresa es imprescindible establecer una segmentación del mercado.
Cada empresa y sector es diferente, por lo que cada una de ellas deberá establecer a quién quiere dirigirse y dividir el mercado en consecuencia. Las acciones que se vayan a desarrollar dependerán del tipo de público al que deban impactar.
Al fin y al cabo, el objetivo que se persigue a través de la segmentación del mercado es la fidelización de los clientes. Cuando se establecen acciones y estrategias distintas y personalizadas los clientes se sienten más cerca de la empresa.
La estrategia de la empresa
Otro de los aspectos a tratar en el plan de comunicación de la marca es la estrategia que se va a seguir para el logro de los objetivos. Los planes de comunicación que se desarrollan por las organizaciones tienen que estar basados en una estrategia clara.
La empresa debe estar orientada al logro de ciertos objetivos o tener claro en qué posición quiere estar en el futuro. Una vez se tengan establecidas estas finalidades, se podrá establecer el plan de comunicación. No se debe perder de vista que esta estrategia comunicativa debe estar orientada a la consecución de los fines de la organización en su conjunto.
Además de la orientación hacia el mercado, las herramientas comunicativas también deben desarrollarse a nivel interno. Si las personas implicadas en la organización no conocen los retos y los objetivos que se ha planteado la empresa, la consecución de los mismos no será eficiente.
La visibilidad
Por último, en relación con la imagen y reputación de marca, nos encontramos con la visibilidad. Las estrategias que se desarrollen dentro de un plan de comunicación tienen que dar mayor visibilidad e impacto a la empresa en el mercado.
Es importante tener en cuenta aspectos como el momento idóneo, el lugar adecuado y el mensaje más claro y reconocible que sea posible.
La importancia de la comunicación dentro de la empresa
Como hemos podido ver, las herramientas y los planes de comunicación tienen cada vez más importancia dentro de las empresas. Esto es debido a 5 factores principales:
- Permite a las empresas adaptarse con mayor facilidad a los cambios del mercado y del sector. Esto es así debido a que la comunicación aporta mayor información sobre las necesidades de los clientes, lo que permite a la marca cambiar de forma ágil.
- Se agiliza el proceso de toma de decisiones.
- Aumenta la motivación del equipo y, de forma paralela, la empresa se vuelve cada vez más transparente con el flujo de información.
- La marca se compromete a comunicar sus acciones, tanto los éxitos como los fracasos, de forma que hacen partícipes a sus empleados.
- La reputación de la marca de cara al mercado se de forma cada vez más positiva.
Aspectos que debe tener un plan de comunicación
Existen muchos factores que pueden tenerse en cuenta a la hora de elaborar el plan de comunicación de la empresa. Sin embargo, cada marca deberá seleccionar cuáles son los más importantes teniendo en cuenta el sector y el momento en el que se encuentra la empresa. Por otro lado, también deberá tener en cuenta el grado de profundidad que quiere darle a cada una de las variables de estudio.
Podemos establecer como aspectos que se deben tener en cuenta a la hora de desarrollar el plan de comunicación los siguientes:
- El análisis de la situación de la empresa, esto es, el análisis DAFO.
- El análisis de la competencia.
- Cuales son los objetivos que se quieren lograr.
- Las diferentes estrategias y acciones para conseguir los objetivos.
- A qué público objetivo quiere dirigirse la empresa.
- Cuál es el mensaje que se va a transmitir al mercado.
- A través de qué medios y canales se va a transmitir ese mensaje.
- Cuál es el calendario y la hoja de ruta que va a seguir la marca.
- De qué presupuesto dispone la empresa para elaborar el plan de comunicación.
- El análisis de las acciones que se han desarrollado
Plan de comunicación interno
Dentro del plan de comunicación de la empresa, debe fijarse una parte que establezca cuáles son las estrategias a seguir en el nivel interno.
A través de los planes de comunicación internos se trata de favorecer y establecer cómo debe ser el traslado de información entre los distintos departamentos y trabajadores. La estrategia de comunicación interna debe ser general. Además, los responsables de la dirección tienen que asegurarse de que todo el personal conoce la estrategia comunicativa de la organización.
Si los departamentos y equipos de trabajo de la empresa no conocen cuáles son las prioridades, no podrán desarrollar adecuadamente su trabajo. Por otro lado, si los objetivos no están claros, tampoco se podrá proyectar una buena imagen al exterior. El primer paso para lograr una comunicación exterior eficiente es focalizarse en tener una buena comunicación interna.
Existen muchas fórmulas para llevar a cabo una comunicación interna adecuada. Entre las más populares nos encontramos con:
- La figura de los embajadores de marca. Se trata de aquellas personas cuya labor es la integración y el fomento del sentimiento de equipo dentro de la empresa. Entre sus principales cometidos está el de tratar de hacer sentir a los trabajadores como parte de un proyecto.
- Herramientas y canales internos. Entre estos podemos destacar las revistas de empresa; los tabloides; los medios de comunicación corporativos…
- Los perfiles en redes sociales de las marcas. Cada vez son más las empresas que cuentan con presencia a través de las redes sociales. Las personas cada vez se comunican más mediante internet, es por ello que contar con una estrategia de comunicación que tenga en cuenta este medio es imprescindible.
Plan de comunicación externo
Por otro lado, en cuanto al plan de comunicación externo, hay que fijarse en qué detalles y acciones llevarán a las personas a sentirse más cerca de las marcas.
Se trata de establecer cuál es el conjunto de estrategias comunicativas que impactarán en mayor medida sobre el público objetivo. El plan de comunicación externo deberá desarrollarse a través de medios tradicionales y digitales.
Además del público objetivo, la comunicación externa debe orientarse a otros agentes que también interactúan con la empresa en el mercado. Estos pueden ser los proveedores, los distribuidores, los medios de comunicación, los inversores…
Las marcas deben contar, como ya hemos señalado, con canales de comunicación externa tanto digital como tradicional.
Medios de comunicación digital externos
Entre los medios de comunicación digital y las herramientas que se pueden incluir en un plan de comunicación, nos encontramos con:
- La página web de la empresa, la cual debe reflejar la imagen de marca y los valores de la misma.
- El blog corporativo, que debe estar continuamente actualizado y al día.
- El establecimiento de estrategias de publicidad digital. En este punto podemos establecer tanto los vídeos publicitarios como los anuncios o las imágenes con contenidos promocionales.
- Los perfiles en redes sociales. De igual modo que el blog corporativo, los perfiles de las marcas deben estar continuamente actualizados y el contenido debe ser interesante para el público. Además, a través de las cuentas de las distintas redes sociales, las marcas pueden establecer contacto con sus clientes y resolver sus dudas.
- Las estrategias que se llevan a cabo a través del email marketing.
Medios de comunicación tradicional externos
Por otro lado, entre las estrategias de comunicación offline nos podemos encontrar con distintos tipos de acciones:
- Los planes de comunicación a través de medios. En este punto se tratan canales como las notas de prensa, las entrevistas a través de medios masivos, las ruedas de prensa…
- La publicidad a través de medios tradicionales, como son la televisión, la radio, los periódicos, las revistas especializadas…
- Los canales de comunicación corporativa. Aquí se incluyen las tarjetas de visita, los carteles, los folletos con información sobre la marca…
- La comunicación a través del teléfono.
- La organización de eventos relacionados con la marca. Pueden ser congresos, las jornadas informativas, las comidas de empresa, la contratación de influencers o famosos…
Sobre todo a la hora de seleccionar los canales offline será imprescindible tener en cuenta el perfil del cliente objetivo.