Una parte muy importante y fundamental para el correcto funcionamiento y desarrollo de las empresas es el ambiente laboral, el clima corporativo, y una de las maneras para afianzar lazos entre colaboradores de la compañía, y de cara al público dar una buena imagen, son los eventos sociales.
Pero para nadie es un secreto que la organización de un evento puede ser tremendamente complicada ya que implica coordinar demasiados factores tanto externos como internos, y si no se tiene la experticia en ese ámbito puede llegar a ser un desafío muy grande.
Es por esto que ante la necesidad de poder brindar experiencias satisfactorias tanto para los miembros de la empresa, como para colaboradores externos y público general, las Agencias de Eventos aparecieron como la solución a esta problemática, ya que estas cuentas con los medios, el material humano, y el bagaje correcto para hacer de vuestro evento empresarial, una ceremonia inolvidable.
Índice de contenidos
¿Qué son las Agencias de Eventos?
Las Agencias de Eventos son organizaciones especializadas en la preproducción, producción, y posproducción de cualquier tipo de evento. Estas Agencias cuentan con la experiencia y el personal capacitado para poder organizar todo tipo de eventos, desde eventos sociales, convenciones, o eventos corporativos, hasta eventos deportivos y de espectáculo.
¿Cuáles son las tareas específicas de las Agencias de Eventos?
Partamos de la base que una Agencia está diseñada para poder organizar cualquier tipo de evento desde sus cimientos, pero no en todos los casos se requiere que esta tenga una participación tan “invasiva”, hay ocasiones donde se necesita que hagan aportes puntuales para que el montaje que se quiere realizar salga a la perfección. Hay circunstancias donde la Agencia solamente se encarga de poner el lugar, el personal humano que atenderá la recepción, ayudará con el catering, aportará con la decoración del escenario, o tendrán por misión responsabilizarse de toda la logística en cuanto a medios de comunicación, fotógrafos y prensa se refiere.
Pero así mismo como pueden ser contratados para una función en específico, lo normal es que una Agencia se encargue de todo lo que mencionamos anteriormente, pero para un mismo evento. Son los encargados de que cada detalle, hasta el más mínimo salga a la perfección, para que la velada sea un éxito.
Habilidades que debe tener el equipo de una Agencia de Eventos
Los miembros que hacen parte de una agencia son principalmente gestores, y como la misma palabra lo dice ellos se encargan de gestionar todas las situaciones y circunstancias que requiera o surjan en el evento. Entre sus aptitudes más destacables encontramos el liderazgo, dinamismo, capacidad de resiliencia, ingenio, proactividad, creatividad, inteligencia transversal, empatía, entre otras. Además como es apenas obvio los integrantes de una Agencia deben tener la capacidad para trabajar en equipo, y poder hacerlo incluso en situaciones de máxima presión, ya que la organización de una recepción está sujeta a múltiples contratiempos que pueden llevar a momentos límite, donde la capacidad de adaptación, y el espíritu de trabajo en equipo son la clave para sacar adelante el evento, y llevarlo a buen puerto.
Factores que marcan la diferencia al organizar un evento
En pleno año 2021 podríamos creer que ya nada tiene la capacidad de sorprendernos, como popularmente se dice “todo ya está inventado”, pero el reto de una buena Agencia de Eventos es encontrar la forma de reinventarse, romper esquemas, y salirse de lo común para crear nuevas experiencias. Hay que diseñar eventos nuevos, que tengan un sentido global, que de principio a fin sorprendan al participante y que cumplan con los objetivos planteados. Una agencia puede ayudaros a crear eventos originales e innovadores que permitan a los asistentes disfrutar de un sueño que además está acorde a los objetivos planteados.
Otro de los factores capitales que marcan la diferencia entre un evento mediocre, y uno memorable, son los proveedores con que cuenta la Agencia, y es por esto que antes de contratar alguna se debe conocer sus antecedentes, ya que una Agencia con buenas referencias por los trabajos realizados, seguramente aminorará el riesgo de eventualidades, contará con proveedores de primer nivel para cada una de las demandas del evento, y sabrá potenciarlas al máximo.
¿Por qué contratar una Agencia de Eventos?
Después de todo este recorrido seguramente muchos lectores estarán convencidos del valor que tiene el trabajo de una Agencia, pero así mismo habrá un porcentaje que sigue sin darle la importancia que merece, y es por eso que os daremos algunos argumentos del por que el trabajo de las Agencias de Eventos es tan importante.
Alguien puede pensar que un organizador de eventos va incrementar su presupuesto para el evento, pero es al contrario, contratar a una agencia para la organización de un evento hace que vuestro presupuesto no reciba sorpresas inesperadas, o puede incluso ser más económico. Esto se da porque los profesionales del sector tienen una gran red de contactos, pueden negociar precios y contratos más económicos porque ya lo conocen. Además, conocer el mercado y los proveedores os ahorra tiempo y dinero. El tiempo no tiene precio.
Para resumir, podríamos decir que contratar una Agencia de Eventos os traerá los siguientes beneficios:
- Ahorras tiempo.
- Cuentas con expertos altamente calificados.
- Sabéis a la perfección el dinero que vas a gastar, o mejor aún, invertir.
- Vuestro evento tendrá coherencia en todos los aspectos, identidad.
- La Agencia se encargará de crear ideas innovadoras que sorprendan para el evento.
- Las Agencias siempre tienen plan A, B, C, y D.
Como podemos observar las Agencias son la mejor opción cuando queremos hacer un evento de altura, que cumpla con vuestras expectativas y la de los invitados, potenciando la imagen de tu marca ante el mundo. Y es por esto que hoy os quiero hablar de Comunicare, que sin duda será vuestra mejor opción.
Comunicare
¿Quiénes somos?
Comunicare es una agencia especializada en marketing digital 360º con sede principal en Madrid, pero también operando en otras ciudades de la península. Nuestra agencia está especializada en ofrecer servicios integrales, relacionados con el posicionamiento SEO en buscadores, hacer que tu web sea visible y esté bien posicionada en los motores de búsqueda, a través de SEO, Keywords o Backlinks.
Comunicare persigue el objetivo de solucionar las demandas trazando estrategias de marketing online o planes de acción especificando el mensaje a transmitir y analizando los resultados de búsqueda. Además de lo anterior vale la pena destacar que somos una agencia especializada en estudiar el mercado, para poder planificar las campañas especializadas a cada cliente, optimizar, medir y evaluar resultados es la mejor manera de alcanzar los objetivos, por ende cada proyecto en el que nos embarcamos es único, lo que hace que tenga su propia personalidad. Para marcar la diferencia, somos una agencia transparente, que desarrolla campañas especializadas y evalúa resultados diariamente, nuestros usuarios y sus necesidades son la prioridad.
Así mismo en Comunicare tenemos material humano especializado en el mundo del diseño, con gran experiencia en áreas como el Email Marketing y el Remarketing, que le permitirán a vuestra empresa tener lazos más cercanos con el consumidor, y ayudando significativamente en el proceso de fidelización.
Principales servicios que ofrecemos en Comunicare
- Generación de contenidos:Producimos contenidos para redes sociales, páginas web o campañas de publicidad. Analizamos audiencias y probamos distintas estrategias para fidelizar y convertir. Creamos mucho más que textos. La combinación de estrategias en la generación de contenidos es clave. Volver a aprovecharlos nos ayuda a rentabilizar la estrategia ya que pueden ser utilizados para tu propia página web, campañas de Email marketing, redes sociales y para apoyar el posicionamiento SEO. Somos creativos y contamos historias que generan fidelización o deseo de compra. Mucho más que texto.
- Compra de Medios: Analizamos y negociamos los mejores medios. Prueba nuestro proceso de compra de medios después de analizar la efectividad de cada uno con distintas pruebas simultáneas. Publirreportajes y campañas de pago por click por mucho menos de lo que imaginas. Negociamos con los principales medios de comunicación del país todo tipo de formatos de publicidad para conseguir darte la mayor visibilidad posible con compras en grupo, pago por publicación de branded content y campañas de pago por click, con el objetivo de facilitar la difusión de tu marca en los medios que leen tus potenciales clientes. Luchamos cada día por mejorar y maximizar tus campañas.
- Publicidad Digital:Como agencia de publicidad sólo hacemos aquello en lo que somos buenos. Los conocimientos que adquirimos para implementar nuestros servicios de marketing para nunca paran de crecer. Trabajamos con las mejores herramientas del mercado para garantizar el éxito de cada estrategia. En nuestra agencia de publicidad, la medición es nuestra obsesión. No realizamos campañas publicitarias que no sean medibles y optimizables. Los Tests son nuestra razón de ser. Agencia de publicidad enfocada en directivos que piensan en números. Probamos, analizamos, proponemos campañas y compartimos contigo la medición en tiempo real. Gente simpática y transparente con la que te gustará trabajar.
- Gestión de Redes Sociales:Nos van los retos y queremos escuchar el tuyo. Expertos con años de experiencia demostrables en generación de contenido para social media. Contenidos de marca, imágenes, vídeos, noticias, Time Lapse y mucho más. Aportamos diversidad y creatividad en tu comunicación online. Los canales sociales son una de los mejores formas de comunicación para las empresas si se gestionan correctamente. Es importante no aburrir a los seguidores con demasiadas publicaciones promocionales pero a la vez, algunas de ellas deben tener un carácter comercial. Los precios por la gestión de redes sociales van en función del número y tipo de publicaciones que deban realizarse. Nuestra agencia siempre realiza un estudio al inicio para determinar lo más idóneo y en base a eso, te preparamos un presupuesto que se adapte a ti. Preparamos planes de gestión de redes sociales profesionales para empresas que buscan algo más que actualizar sus perfiles sociales. Nuestros community managers son creativos, organizados y siguen un calendario que persigue el cumplimiento de unos objetivos concretos.
Otras Agencias de Eventos en Toledo
Nanook Agency
Esta es una agencia de marketing especializada en la organización de eventos sociales, tienen varios años de experiencia en el sector. Sus proyectos tienen un valor de 1.000 euros en adelante.
Colillas Branding
Esta es una agencia 360 con amplia experiencia en la gestión de eventos, además de otros rubros como el manejo de redes, posicionamiento SEO, y coaching. Sus eventos tienen un valor de 6.000 euros en adelante.
Actitud de Comunicación
Esta es una agencia de comunicaciones y relaciones públicas fundada en 2004, tienen especialidad en la organización de eventos, giras de medios y free press. Sus proyectos tienen un valor de los 1.000 euros en adelante.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la organización de un evento?
Es el proceso de diseño, planificación, y producción de congresos, festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones corporativas.
¿Qué es lo que hace un organizador de eventos?
Planea todos los pormenores de un evento, se encarga de gestionar hasta el más mínimo detalle, y tiene planes de contingencia por si se llega a presentar cualquier imprevisto.
¿Qué es la logística de un evento?
Es el conjunto de medios necesarios para llevar a cabo un fin determinado. Su objetivo es controlar con eficiencia todos los recursos disponibles, y potenciarlos para que el resultado final sea el esperado.
De esta forma cerramos el artículo sobre las Agencias de Eventos, esperamos que con esta información vosotros estéis en capacidad de tomar la mejor decisión la próxima vez que tengáis que hacer una recepción.