Si planea celebrar una reunión, es imperativo que planifique el evento correctamente. Aquí hay algunos consejos para que el proceso sea lo más fácil posible. Antes de la reunión, prepare la agenda, invite a los asistentes y reciba sus comentarios. Una buena reunión es un éxito si los participantes están comprometidos, productivos y motivados para tomar medidas. A continuación hay algunos otros consejos para que la reunión sea un éxito. Un buen presidente de reunión es imprescindible para una reunión exitosa.
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Planificación de una reunión
Al planificar una reunión, primero debe tener una agenda clara. La agenda debe comenzar con el final en mente y terminar con la votación sobre el próximo proyecto de trabajo. También debe haber tiempo específico asignado para cada presentación y los nombres de quienes los presentarán. Finalmente, la agenda debe incluir la próxima fecha y hora de la reunión. Asegúrese de enviar la agenda a cada uno de los asistentes e incluir instrucciones para cualquier material que se utilizará durante la reunión.
Después de haber creado la agenda, deberá decidir cómo llevar a cabo la reunión. Su reunión será más productiva si tiene una agenda que establece claramente lo que los participantes discutirán. Por ejemplo, puede dividir los temas en subcategorías y pedirle a los participantes que creen una estrategia específica para cada una. Al crear una agenda clara, podrá tomar decisiones que se puedan implementar de inmediato.
Organización de una reunión
Si tiene la tarea de organizar una reunión, lo primero que debe recordar es establecer el tono para la reunión. Primero, invite a todos los que pueda. Trate de incluir personas de diferentes departamentos y áreas del negocio. Incluso si una reunión no se trata de una decisión importante, las pequeñas decisiones pueden tener efectos significativos. Como tal, debe tener en cuenta todas las preocupaciones de los empleados. Una reunión exitosa debe terminar con pasos de acción claros.
En segundo lugar, prepare todo el equipo necesario para la reunión. Asegúrese de tener un buen proyector de video, para que sus participantes puedan verlo. Además, asegúrese de tener mucha agua y bocadillos disponibles en caso de que la reunión continúe más de lo que espera. En tercer lugar, asegúrese de interesarse en la reunión y designar a un Secretario para tomar notas y administrar la hora. Esto hará que todos valgan el tiempo.
Preparándose para una reunión
Crear la agenda a menudo es una tarea que requiere mucho tiempo, pero no es lo único que debe hacer antes de la reunión. Es importante definir claramente el propósito de la reunión, así como lo que logrará. A continuación se enumeran algunas de las preguntas más importantes para hacerse al planificar su reunión. Esto lo ayudará a determinar quién debe asistir y contribuir a la reunión. Es importante incluir a los tomadores de decisiones clave, las partes interesadas y las personas responsables de tomar medidas.
Al prepararse para una reunión, anticipe posibles problemas y obstáculos. Es inútil esperar hasta que la reunión comience a discutir temas, ya que esto solo perderá un tiempo valioso y hará que la reunión no tenga sentido. Para evitar tal escenario, comparta cualquier problema o inquietud antes de que comience la reunión. Si no se prepara lo suficientemente temprano, sus colegas y jefe pensarán que está tratando de evitar problemas, y esto podría conducir a reuniones improductivas.
Obtener comentarios de los participantes
Obtener comentarios de los participantes en una reunión es esencial para mejorar el proceso de reunión. La mejor manera de obtener comentarios es preguntarles durante la reunión en sí o después. Después de la reunión, es probable que los participantes estén ocupados poniéndose al día con el trabajo. Para capturar sus comentarios en tiempo real, ofrezcales incentivos. Luego, agradézcales por su tiempo y comentarios. Tomar medidas sobre estos comentarios hará que sea mucho más fácil mejorar las reuniones futuras.
Para recibir comentarios de los participantes, pregúnteles por qué piensan que algo es estúpido. Si sienten que algo no es relevante para ellos, pregúnteles qué cambiarían para hacerlo menos. Puede recibir comentarios sobre la reunión preguntando a los participantes qué hacen para mejorarlo. De esta manera, pueden sentirse más cómodos hablando sobre sus experiencias. También puede preguntarles si están de acuerdo o en desacuerdo con sus sugerencias.
Cerrar una reunión
Cerrar una reunión es una parte importante de los procedimientos, así que hágalo lo más impactante posible. Cerca de agradecer a los participantes por asistir, compartir cualquier recurso o recomendación que haya ofrecido y recordar a los asistentes a una reunión futura. La última parte de su reunión es a menudo la más importante, así que considere el factor humano al planificar la declaración de clausura. De esta manera, la reunión terminará con una nota positiva.
Si hay una amenaza para la vida o la propiedad, el presidente de la reunión tiene el poder de aplazar la reunión. Una moción para suspender debe tener dos secundarios y la junta debe votar por unanimidad para aplazar. Sin embargo, si la silla siente un peligro para la vida, puede actuar unilateralmente. El cierre de una reunión de esta manera no es aconsejable a menos que haya una emergencia inmediata e imprevista.