Se puede establecer que entre los principales beneficios de la comunicación efectiva destaca el de lograr con éxito el cumplimiento de los objetivos que se ha propuesto la organización, tanto en el corto como en el largo plazo.
Existen múltiples beneficios de la comunicación efectiva, cómo mejorar la satisfacción laboral, generar buenas relaciones entre los compañeros de trabajo, reducción de la posible incertidumbre a la hora de tomar decisiones o realizar tareas o mejorar el aprovechamiento de los recursos disponibles.
Evolución de la comunicación
La forma en la que los seres humanos nos comunicamos ha ido cambiando desde los inicios de los tiempos. Esta evolución se ha visto incrementada en las últimas décadas debido a la aparición de las nuevas tecnologías de la información y de la comunicación y de cómo éstas se han integrado en la forma de vida de las personas.
Cada vez es menos habitual encontrarnos con una carta para comunicarnos en formato tradicional o incluso enviar un fax. Lo más normal es que las personas se comuniquen a través de correos electrónicos, clics, me gustas o simplemente a través de videollamadas o llamadas telefónicas. Lo único que en esencia no ha cambiado es que las personas necesitan comunicarse de forma clara y efectiva.
Numerosos estudios aportan datos que reflejan la importancia que tiene la comunicación efectiva de cara a lograr beneficios tanto en el ámbito de los negocios como en el de la vida personal.
Beneficios de la comunicación efectiva
Las marcas deben centrarse en desarrollar e implementar estrategias que se centren en los beneficios de la comunicación efectiva, de forma que toda la organización esté al tanto de cada una de estas técnicas y los motivos por los que se implantan. Si todos los trabajadores que forman parte de una empresa están de acuerdo y se implican en el desarrollo de la estrategia de comunicación fijada, será más fácil que esta tenga éxito y se mantenga en el tiempo.
Entre las mayores ventajas que podemos encontrar derivadas de una buena comunicación están las siguientes:
- Trabajo en equipo para lograr los objetivos
Se puede establecer como principal base para lograr obtener los mayores beneficios de la comunicación efectiva el tratar a todos los integrantes de un equipo como iguales, ya que esto genera lazos de confianza y la persona se siente querida y valorada en su ambiente de trabajo.
Estos factores contribuyen a lograr una mayor coordinación para el desarrollo de cada una de las tareas que debe realizar un equipo de profesionales, lo cual se traduce, por norma general, en un aumento de la productividad.
Un ejemplo de comunicación que podemos encontrar vinculado al trabajo en equipo para la obtención de los objetivos puede ser cuando las marcas establecen distintos criterios para medir en el tiempo o emplean alguna herramienta para medir la coordinación de las tareas. Estos factores contribuyen a dejar clara cuál es la planificación que quiere desarrollar la empresa.
- Optimización del tiempo de trabajo
Otro de los beneficios de la comunicación efectiva es la optimización del tiempo que se invierte en cada uno de los trabajos. Mantener conversaciones que se basen en la claridad permiten evitar al máximo posible que se produzcan confusiones y que se retrasen los tiempos de trabajo.
La comunicación es fundamental para poder entender y desarrollar con eficacia las tareas que han sido asignadas a cada equipo de profesionales. Además, es más fácil reducir las horas de trabajo cuando los objetivos prefijados son claros y la planificación ha sido comprendida adecuadamente por todos los miembros del equipo.
- Contribuye a mejorar el ambiente de trabajo
Como hemos señalado anteriormente, tratar a todos los integrantes de un equipo como iguales genera lazos que se basan en la confianza, derivándose en una buena relación entre compañeros de trabajo.
Cuando existe un ambiente de trabajo en el que las personas se sienten cómodas y valoradas, ese equipo suele ser más productivo laboralmente. Por tanto, se puede afirmar que las relaciones duraderas son beneficiosas tanto para las marcas como para sus trabajadores.
A parte de las relaciones de confianza que deben cultivarse en el ambiente de trabajo, también hay que dejar claro en todo momento cuál es el rol que cada profesional tiene dentro del equipo.
- Distribuye los recursos de la manera más eficiente
Los líderes de los equipos de trabajo suelen ser los encargados de establecer los tiempos de realización de cada tarea y quién debe ser el que los desarrolle y los ejecute. Por tanto, hay que contar con una persona capaz de identificar claramente cuáles son los objetivos de cada grupo, que sea capaz de transmitirlos con seguridad y que sea empático con el resto de los miembros con los que trabaja.
Parte del trabajo que desarrollan los líderes de equipo es la distribución de los recursos con los que cuenta cada empresa para lograr que esta asignación sea lo más óptima posible. Es importante contar la información adecuada y necesaria, además de saber aportarla en el momento idóneo para facilitar el desarrollo de cada fase del proceso.
Por el contrario, una falta o un exceso de información normalmente lleva a las personas a situaciones de confusión y malentendidos que generan disputas y un mal ambiente laboral.
- Disminuye los conflictos profesionales
Por tanto, dentro de los equipos es importante contar con una figura que sea capaz de establecer los roles y distribuir las tareas de forma adecuada. Por otro lado, si se trata de equipos de trabajo con muchos integrantes también es posible que se formen diferentes grupos más pequeños dentro del mismo, de forma que trabajen apoyándose unos en otros, potenciando la productividad del equipo en general.
Es importante que las personas se sientan apoyadas y valoradas a la hora de desarrollar su trabajo, ya que esto se refleja directamente en el cumplimiento de los objetivos y las metas de la empresa.
Una buena dirección de los equipos de trabajo debe centrarse en disminuir al máximo los posibles conflictos profesionales que puedan surgir en el día a día. Otro de los beneficios de la comunicación efectiva es la posibilidad que ofrece a las personas de aclarar inmediatamente los malentendidos que vayan apareciendo.
Escuchar al resto de integrantes del equipo de trabajo, estar abierto a escuchar nuevas posibilidades u ofrecer un entorno de libertad para proponer nuevas ideas, son opciones que fomentan las relaciones sanas en los entornos de trabajo.
Problemas que se derivan de una mala comunicación efectiva
Una vez vistos los beneficios de la comunicación efectiva, llega el momento de analizar la otra cara de la moneda: las desventajas o dificultades que pueden surgir para las empresas que no establezcan políticas de comunicación efectiva entre sus trabajadores y dentro de los distintos grupos de trabajo.
- Conflictos internos
Como ya hemos señalado cuando hemos establecido los beneficios de la comunicación efectiva, está contribuye a solucionar los posibles malentendidos que puedan ir surgiendo.
En el caso de que no exista una buena comunicación dentro de la empresa y se generen problemas entre los trabajadores o entre distintas áreas o departamentos de trabajo se puede llegar crear un gran conflicto interno.
Los conflictos internos normalmente acaban derivando en falta de motivación de las personas que se ven implicadas en los mismos, lo cual, necesariamente, acaba afectando a la productividad de los trabajadores y a la eficacia con la que desarrollan sus tareas.
Por tanto, los conflictos internos se puede afirmar que afectan a la consecución de los objetivos de la marca, por lo que es importante aclararlos y solucionarlos de inmediato.
- Desmotivación y frustración
La empatía en los líderes es una de las características esenciales que deben poseer, ya que preocuparse y vincularse con el resto de las personas que forman parte de la organización genera buenos ambientes.
Para evitar la desmotivación y la frustración del personal, además de esta característica que debe definir a un buen líder, es interesante tratar de generar feedback cada cierto periodo de tiempo con los subordinados. De esta forma es fácil conocer cómo los individuos están viviendo su día a día con la empresa, si están contentos con su desarrollo profesional, a quien nivel están satisfechos con su ambiente de trabajo, si pueden compaginar adecuadamente su vida profesional con su vida personal…
- Mal clima laboral
Los valores y principios que rigen las acciones de las empresas son, en esencia, los que marcan la diferencia entre un buen ambiente o un mal clima laboral.
Las personas buscan sentirse identificadas con las empresas y con sus filosofías y principios, por lo que implementando unas buenas costumbres organizativas se puede lograr con cierta facilidad crear un clima laboral adecuado y estable.
Nunca es tarde para cambiar la forma de organizar el trabajo a nivel interno. Es importante no perder de vista que el objetivo que deben tener las empresas es mantener contenta a su plantilla, que estos se sientan cómodos y valorados.
El sentido de esto radica en que existen muchos perfiles profesionales que eligen a las empresas en las que quieren trabajar en función de los valores que estás establecen y tratan de transmitir.
- Disminución de la productividad
Como es bien sabido y ya hemos señalado en multitud de ocasiones, un ambiente laboral que desmotive la colaboración y el trabajo en equipo acaba repercutiendo negativamente en la productividad y el rendimiento de cada uno de los grupos a nivel individual y de la empresa a nivel general.
A través de una buena comunicación efectiva se puede contribuir a lograr que los individuos se apoyen unos a otros a la hora de definir y planificar cuáles son las tareas que se tienen que desarrollar. Además permite que la carga laboral se distribuya de forma más equitativa, de forma que todos acaben contentos con la tarea que se les ha asignado.
- Dificultad a la hora de alcanzar los objetivos
Por último, cabe señalar como inconveniente de no emplear técnicas de comunicación adecuadas y efectivas dentro de una empresa la dificultad que esto supone para poder conseguir los objetivos que se han fijado por la organización.
Cuando la comunicación interna no es eficaz, comienzan los problemas a la hora de establecer los tiempos de trabajo y cumplirlos. Una mala comunicación va de la mano con el aumento de los tiempos de desarrollo de cada una de las tareas.
Es importante que una organización, sobre todo si su tamaño es relativamente grande, tenga en cuenta las técnicas y los procesos de comunicación a nivel interno. Darse cuenta de que existe un problema a la hora de transmitir información dentro de la empresa es el primer paso para poder solucionar cada uno de los inconvenientes que puedan surgir.
Una buena herramienta que pueden servir para poder alcanzar los objetivos que se ha propuesto la marca es, por ejemplo, el desarrollo e implementación de un calendario que sea común entre varios equipos o para un equipo de trabajo para lograr estar al día con cada una de las tareas.