Una vez que haya instalado el módulo de listas externas, querrá configurarlo. Las listas externas son una excelente manera de realizar un seguimiento de los contactos importantes y otras listas. Sin embargo, hay algunos pasos a seguir al configurarlos. Siga leyendo para aprender a configurar estas listas. Incluso puede filtrarlos y recuperarlos fuera de línea, si lo prefiere. Y no se olvide de los permisos y otros parámetros que puede establecer. Una vez que haya configurado sus listas, ¡está listo para usarlas!
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Enlaces
Una forma de eliminar enlaces a listas externas de su libro de trabajo es abrir el cuadro de diálogo Editar enlaces. Allí, puede elegir si solicitar a los usuarios sobre la actualización de referencias externas al abrir su libro de trabajo. Este cuadro de diálogo también permite a los usuarios personalizar cuando aparece el mensaje. Por ejemplo, puede seleccionar si solicitar a los usuarios sobre la actualización de enlaces en la opción de solicitud de inicio. Alternativamente, puede eliminar la referencia externa de su libro de trabajo por completo. Sin embargo, este enfoque tiene algunas limitaciones.
Además de ayudar a sus lectores a navegar su contenido más fácilmente, los enlaces externos también pueden contribuir a la experiencia del usuario de su sitio al proporcionarles fácil acceso a la información de soporte. Por ejemplo, una pieza sobre la presentación de impuestos podría incluir enlaces al sitio web del IRSS o formularios de impuestos. Este enfoque libera al lector de tener que buscar esta información o desplazarse hacia abajo hasta la lista de origen. Simplemente pueden hacer clic en el enlace en contexto. Recuerde adjuntar sus hipervínculos al texto de anclaje más relevante.
Filtración
El filtrado de listas externas es compatible con SharePoint 2013. Cuando desea filtrar contenido externo, puede usar el diseñador de SharePoint. Los parámetros del filtro se muestran en la sección de campos de filtro del diseñador. Estos parámetros incluyen el nombre del filtro, el operador y el tipo de datos. Cuando haya terminado de filtrar el contenido externo, puede hacer clic en Aceptar.Luego puede cambiar el orden de clasificación y los parámetros como se desee. Alternativamente, puede usar el método de filtrado avanzado para reducir la selección.
Puede usar una lista dinámica externa para evitar que el malware ingrese a su red. Estas listas se actualizan automáticamente sin requerir que realice cambios en la configuración de su firewall. Estas listas están alojadas en un servidor web externo, lo que facilita la importación y aplicar una política de filtrado de URL. Cuando actualiza la lista dinámica externa, su firewall extraerá los cambios del servidor externo y aplicará la política. La lista se filtrará solo si el contenido coincide con los criterios.
Recuperación
Para crear una lista externa para SharePoint, primero debe otorgar permiso a la tienda Metadata Sites. El almacén de metadatos contiene información sobre conexiones, métodos de operación, columnas, filtros y otros metadatos. Este permiso debe otorgarse a la cuenta de contribución de los sitios. Una vez que se ha otorgado el sitio, puede agregar la lista externa a su biblioteca de contenido. La lista externa tiene dos tipos: listas y elementos. Las listas se pueden anidarse entre sí.
Puede crear una lista de elementos utilizando la opción de columnas. En la mayoría de las vistas, el nombre de la lista aparece en la parte superior. Este nombre también se convierte en parte de la URL de la página de la lista. La descripción puede ser opcional. En la sección de navegación, marque la casilla de verificación sí o no para incluir un enlace al lanzamiento rápido. Si está utilizando una lista externa, puede agregar una descripción a la lista. Si tiene varias columnas en su lista, puede colocarlas en un encabezado de columna.
Sincronización sin conexión
El primer paso para habilitar la sincronización fuera de línea de listas externas es habilitar la función. La carpeta de archivos fuera de línea se usa para administrar estos archivos. Una vez habilitado, puede programar la sincronización de estos archivos. También puede cambiar el nombre y mover archivos conflictivos. Luego, sincronice los archivos de la lista nuevamente. De esta manera, tendrá las últimas versiones de todos sus datos en su computadora. Pero debe tener en cuenta algunos riesgos que debe tener en cuenta antes de habilitar la sincronización fuera de línea.
Antes de habilitar la sincronización fuera de línea, debe asegurarse de que la opción esté activa a nivel de granja o sitio. Luego, asegúrese de que los tipos de contenido que admiten la sincronización fuera de línea tengan la opción de sincronización fuera de línea habilitada en el campo Tipo de elemento de oficina. Una vez hecho esto, asigne los campos del tipo de contenido externo a los campos correspondientes en Outlook. Una vez que haya completado esto, puede probar la aplicación en múltiples dispositivos y con mala conectividad a Internet. También debe probar la usabilidad de la aplicación para garantizar su uso y sensible.
Limitaciones
Una de las limitaciones más comunes de las listas externas es la capacidad de configurar los permisos a nivel de elemento. Esta funcionalidad no está disponible para todos los tipos de listas. Es difícil determinar qué listas son externas y cuáles son cuando se usan la vista de lista incorporada. Afortunadamente, los usuarios pueden exponer listas externas utilizando SharePoint Designer. Esta característica es útil cuando el contenido que se muestra no es el objetivo final. Pero si necesita mucho control, esta característica no es para usted.
Configuración
El módulo de listas externas se puede configurar utilizando las propiedades de la lista. Este tipo de configuración permite a los usuarios recuperar información de una fuente de datos externa y utilizar esa información en las reglas del dispositivo. Una lista externa puede contener un valor único o una lista completa. Estos datos se conocen comúnmente como datos de lista externa. La lista externa puede contener diferentes tipos de datos, como texto o datos numéricos. Los datos en una lista externa son dinámicos. Toda la recuperación y la conversión de los datos ocurren en tiempo de ejecución.