La comunicación horizontal es una práctica clave utilizada en empresas para mejorar el intercambio de información entre empleados, departamentos y unidades del mismo nivel jerárquico.
Si tenemos en cuenta la cantidad de tiempo que los empleados pasan realizando reuniones, presentaciones o enviando correos electrónicos, la comunicación efectiva en el lugar de trabajo juega un papel importante en el éxito de una empresa. Es decir, si conseguimos que el tiempo y recursos invertidos en comunicación horizontal se utilicen de forma efectiva, nuestra empresa tendrá más posibilidades de éxito. Asimismo, a medida que la empresa crezca, deberá adaptar sus prácticas de comunicación.
Asimismo, la comunicación horizontal busca mejorar el trabajo en equipo y la capacidad para resolver problemas. Lo hace fomentando el correcto intercambio de mensajes entre personas de un mismo nivel jerárquico.
Índice de contenidos
¿Cuándo se utiliza la comunicación horizontal?
Suele utilizarse en los siguientes casos:
- Cuando es necesario iniciar un proyecto en particular y existe la necesidad de una alta coordinación entre departamentos o trabajadores del mismo nivel.
- Establecer apoyo, dar información e integración a un nuevo compañero de trabajo. En este caso, los empleados de este departamento establecerán contacto con el objetivo de hacer que la persona sea lo más conveniente posible.
¿Por qué es importante la comunicación horizontal?
La jornada laboral implica estar continuamente en comunicación con compañeros. Es importante que esa comunicación se produzca de forma rápida, efectiva y cohesionada. Por ello, contar con una optimizada comunicación horizontal puede ayudarnos a obtener una serie de beneficios:
- Introduce flexibilidad en la estructura organizativa
- Cuando la empresa crece, la comunicación horizontal proporciona un sentimiento de unidad dentro de un equipo que trabaja por los mismos objetivos.
- Permite que las personas del mismo nivel se comuniquen directamente sin pasar por varios niveles de organización.
- Facilita la resolución de problemas y el intercambio de información entre diferentes grupos de trabajo del mismo nivel.
- Facilita la coordinación de tareas entre departamentos o equipos de proyectos.
- Mejora la moral y proporciona un medio para resolver conflictos.
- Promueve el trabajo de equipo.
- El intercambio de información entre empleados de un mismo nivel permite descubrir fácilmente diferentes áreas de conocimiento.
Desventajas de la comunicación horizontal
- Dado que en la comunicación horizontal la información se filtra menos, muchas veces se tiene una gran cantidad de datos que deben ser ordenados y esto puede conducir a una sobrecarga.
- La necesidad de clasificación excesiva de datos puede provocar que se consuma demasiado tiempo útil y valioso.
- Si tenemos un problema posicional en alguno de los departamentos, por tener personal que debería no estar allí, la comunicación horizontal podría provocar un fallo que puede llevar a que no se pueda cumplir un objetivo de la organización.
- A veces la comunicación horizontal se ve interrumpida por un problema de procedimiento.
- Puede haber un problema de especialización cuando las organizaciones no tienen uniformidad dentro de los departamentos, causando dificultades en la comunicación.
- La comunicación horizontal a menudo falla simplemente porque los miembros de la organización no están dispuestos a hacer el esfuerzo adicional que se requiere. Puede requerir contactar con personas en otras unidades de la empresa y los canales y reglas de interacción pueden no estar del todo claros. A veces no conocemos a estas personas y la obligación de comunicarnos con ellos nos puede hacer sentir incómodos o llevarnos demasiado tiempo.
- La rivalidad dentro de las organizaciones con comunicación horizontal se produce, por ejemplo, cuando diferentes niveles de una organización no cooperan entre sí.
- En la comunicación horizontal, empleados del mismo nivel se ponen en contacto o intercambian información entre sí. Pero en la mayoría de los casos no informan a sus superiores en jerarquía, rompiendo o ignorando la comunicación vertical, la cual también es necesaria.
Herramientas de comunicación horizontal
Al tratarse del flujo de información entre el capital humano de una organización, los mecanismos o instrumentos para que se produzca la comunicación horizontal en la empresa son muy variados. Entre los más frecuentes, podemos señalar:
- El correo electrónico y chats de la intranet.
- Llamadas telefónicas.
- Entrevistas personales entre empleados.
- Reuniones grupales, tanto intradepartamentales, como multidepartamentales.
- Redes sociales.
- Aplicaciones de comunicación corporativa.
- Programas de gestión de tareas.
- Mensajería instantánea.
- Vídeo conferencias.
- Actividades de teambuilding.
- Eventos sociales y lúdicos.
¿Cómo mejorar la comunicación horizontal?
Los fallos en la comunicación pueden ocurrir de diversas maneras y solo pueden diagnosticarse observando la situación de tu lugar de trabajo. Sin embargo, seguir algunos de estos sencillos pasos puede resultar en mejores prácticas de comunicación entre los grupos en tu lugar de trabajo.
Haz un plan para generar retroalimentación y diálogo.
Dependiendo de tu proyecto, es posible que debas poner un límite a la cantidad de tiempo dedicado a planificar y comunicarse entre los diferentes departamentos. También puede ser útil programar visitas periódicas o reuniones en las que se puedan discutir ideas, avances y problemas. Además, puedes optar por utilizar una encuesta interdepartamental para obtener comentarios sobre la calidad y cantidad de la comunicación horizontal dentro de tu organización. Como parte de su plan de retroalimentación, da ejemplo a aquellos a quienes supervisas como gerente pidiendo retroalimentación sobre su propio estilo y capacidad de comunicación.
Utiliza un diagrama de flujo
Debe detallar la estructura de la organización entre los diferentes miembros y jefes de departamento. Otras características útiles pueden incluir tiempos y frecuencia de contacto entre diferentes departamentos y reuniones del proyecto. Esto le mostrará a la gerencia la frecuencia y la base de la comunicación horizontal formal que, a su vez, debe conducir a una comunicación informal entre los miembros de cada departamento.
Implementa un tablero de mensajes
Que establezca los elementos o agendas de comunicación más importantes para tu proyecto o para un período de tiempo específico cuando se produzcan cambios en las políticas, prácticas y procedimientos. Un tablero de mensajes también puede servir como una pista para comunicar mensajes entre turnos sobre accidentes u otras preocupaciones diarias dentro del lugar de trabajo.
Realiza una encuesta sobre la cultura del lugar de trabajo
Algunos de los problemas de la cultura del lugar de trabajo que comúnmente impiden la comunicación horizontal efectiva incluyen comportamientos competitivos entre compañeros que se esfuerzan por destacarse por su propio desempeño en lugar de garantizar el bienestar y el desempeño general del equipo u organización. Al reducir el incentivo para la competencia en el lugar de trabajo e inculcar un sistema basado en recompensas para el desempeño del grupo frente al desempeño de un individuo, es posible que puedas mejorar la comunicación horizontal.
¿Qué elementos necesitas para una comunicación horizontal eficaz?
Los elementos esenciales de una comunicación horizontal eficaz son los siguientes:
- Concienciación: Para que la comunicación horizontal sea efectiva, la alta dirección debe darse cuenta de que es un método práctico y fructífero de intercambio de mensajes.
- Comunicación de emergencia: para que un sistema de comunicación horizontal sea efectivo, debe considerarse como una forma de comunicación de emergencia que puede resolver rápidamente un problema en particular.
- Supervisión directa: para que este sistema funcione con mayor eficacia, el gerente debe persuadir a los trabajadores.
- Disciplina: Hacer que la disciplina sea más efectiva y hacerla cumplir rigurosamente en todos los niveles. De lo contrario, la gestión puede fallar.
- Comprensión: para ser eficaz, es importante asegurarse de que los gerentes entiendan claramente que la comunicación horizontal es una parte funcional del todo. Proceso de comunicación.
- Fortalecimiento de la comunicación interdepartamental: para que sea eficaz, la estructura organizativa debe estar diseñada para garantizar la comunicación interdepartamental.
Ejemplos de comunicación horizontal
Estos son algunos ejemplos de casos que se pueden dar en la comunicación horizontal:
- Cuando los empleados se comunican a través de correos electrónicos, chats o la intranet de la empresa.
- Las reuniones que se establecen entre ellos. Por ejemplo, cuando se trata de cooperar en un proyecto y se plantean diferentes reuniones para valorarlo, poner en común las sugerencias y el plan de acción.
- Eventos de ocio entre compañeros de trabajo. Por ejemplo, reunirse a tomar un aperitivo con los compañeros del mismo departamento para intercambiar opiniones y conocerse un poco mejor.
- Llamarse entre sí para resolver dudas ante cualquier tarea que requiera de ayuda entre trabajadores del mismo rango o departamento.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es la comunicación horizontal?
La comunicación horizontal es la que se produce entre trabajadores o departamentos de una empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico. También se llama comunicación lateral.
¿Cuáles son las características de la comunicación horizontal?
La característica principal de la comunicación horizontal es que se da entre trabajadores de un mismo área, departamento o nivel jerárquico. Además, está influida por la comunicación de la organización y la estructura jerárquica que haya.
¿Por qué es importante la comunicación horizontal?
Es muy importante ya que permite mantener a todos los trabajadores motivados e informados. Además, permite que la comunicación entre ellos sea fluida mejorando el rendimiento.