La comunicación externa es la transferencia o el intercambio de información con públicos externos como clientes, prospectos, inversores, proveedores, accionistas, nicho objetivo, líderes, bancos, público, oficinas gubernamentales, compañías de seguros, etc. Se utiliza para compartir el marketing mix con el mundo exterior a la organización.
Cuando una empresa quiere alcanzar sus objetivos comerciales comunicándose con otras personas o empresas ajenas a la organización a través de algunas formas de mensajería externa, utiliza estrategias de comunicación externa como la publicidad, la creación de redes, la creación de marcas, los materiales de venta, las diapositivas, las presentaciones, etc.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación externa?
La comunicación externa se define como un tipo de comunicación que se produce cuando las organizaciones se comunican con entidades externas a la organización para crear conciencia de marca y crear una imagen favorable de la empresa a los ojos del público objetivo y de la sociedad en general.
Todas las empresas necesitan mantener una buena relación con otras organizaciones o personas para lograr sus objetivos. Transmiten, comparten o intercambian cierta información con entidades externas a través de los canales de comunicación externa.
Los objetivos de la comunicación externa son promover y simplificar la cooperación con algunos grupos como los inversores, los proveedores y las partes interesadas. Transmite una buena imagen de la empresa a los clientes reales y potenciales. Para la comunicación externa se utilizan varios medios, como los medios impresos o audiovisuales, las reuniones cara a cara y la comunicación electrónica (por Internet).
Diferencias entre comunicación interna y externa
La comunicación interna intercambia información de diferentes maneras: vertical, descendente, ascendente, horizontal y diagonal dentro de la organización. Permite a los empleados conocer su trabajo y sus responsabilidades.
También se utiliza para desarrollar un sentido claro de la misión y la visión dentro de la organización. Los directivos la utilizan para informar a los empleados y comunicarse con los recursos humanos.
Por otro lado, la comunicación externa se utiliza para intercambiar información y mensajes con el mundo exterior más allá de la estructura interna de la organización. La comunicación externa desempeña un papel crucial a la hora de comunicar el propósito, la personalidad y el desarrollo de su marca con el público o sus destinatarios.
Algunos de los canales de comunicación interna más comunes son
- Intranet
- Correos electrónicos
- Herramientas de gestión de proyectos
- Boletines informativos para los empleados
- Comunicación cara a cara
- Software de mensajería privada
- Software para compartir documentos
- Software de videoconferencia
- Podcasts internos
- Blogs internos de la empresa
- Herramientas de opinión de los empleados
- Redes sociales internas
- Soluciones de encuestas para empleados
Algunos de los canales de comunicación externa más útiles son
- Internet
- Conferencia/Seminario
- Presentación
- Marketing/Publicidad
- Embajadores de la marca
- Folleto/panfleto
- Comunicados de prensa
- Boletín de noticias para clientes
- Formularios/Cuestionario
- Invitación
- Informe
- Gráficos/cuadros
- Presentaciones/Diapositivas
- Campañas de marketing digital, etc.
Para que la identidad de la marca y el éxito de la empresa sean efectivos, es importante que tanto la comunicación interna como la externa estén en la misma línea para transmitir un mensaje coherente tanto a nivel interno como externo a través de todos los canales de comunicación.
Tipos de comunicación externa
La estrategia de comunicación externa puede clasificarse a grandes rasgos en la transmisión formal e informal de información.
1. La comunicación empresarial formal
La comunicación empresarial formal es el primer paso para crear una excelente imagen corporativa de una empresa. Incluye comunicaciones como memos, cartas formales, presentaciones e informes.
El objetivo principal de este tipo de comunicación es dar a conocer la calidad y el trabajo de los productos y servicios de las organizaciones al público externo y optimizar el conocimiento de la marca.
Los diferentes tipos de comunicación empresarial formal que una agencia de comunicación externa puede utilizar para su estrategia empresarial y su éxito comercial son:
Contenido de los sitios web
El desarrollo de contenidos valiosos y convenientes para los sitios web es vital y entra dentro de las estrategias publicitarias. Incluye el marketing de contenidos, la optimización de motores de búsqueda (SEO), el marketing de medios sociales (SMO) y mucha más información sobre las marcas/empresas.
Los sitios web son beneficiosos para construir estrategias de comunicación externa. A través del marketing de contenidos, las marcas pueden estar seguras de mejorar la visibilidad de sus sitios.
Correos electrónicos y boletines informativos
Uno de los principales tipos de comunicación externa formal es el sistema de correo electrónico. Se utiliza con dos fines:
– Para ilustrar las últimas ofertas a los usuarios para aumentar las ventas
– Para crear una relación a largo plazo con las distintas partes interesadas (externas)
Conferencias y eventos en directo
Los distintos tipos de conferencias y eventos en vivo son elementos cruciales para impulsar la comunicación.
Medios sociales
Los medios sociales son el tipo más reciente y avanzado de vía de comunicación externa. Los diferentes tipos de plataformas de medios sociales incluyen LinkedIn, Facebook, Whatsapp, Twitter y algunas más. Son muy beneficiosas para interactuar con las personas externas de una empresa. En los últimos tiempos, la mayoría de las organizaciones eligen las redes sociales para transmitir noticias y cualquier información fuera de la organización.
Comunicados de prensa
Los comunicados de prensa son otro tipo valioso de comunicación externa formal. Ayudan a mejorar la fiabilidad y la imagen de marca a través de comunicados de prensa, coberturas de prensa y medios de comunicación. Los comunicados de prensa garantizan la conexión con nuevos clientes y con todos los inversores potenciales en varios canales.
2. Comunicación comercial informal
Esta comunicación tiene un enfoque indirecto por parte de una organización o empresa. Por ejemplo, cuando los empleados adquieren conocimientos sobre su organización y su trabajo y discuten lo mismo con el entorno exterior de esa organización. Es un tipo informal de comunicación empresarial externa.
Importancia de la comunicación empresarial externa
- Comunicar noticias o información: La comunicación externa se considera una herramienta comunicativa para otras organizaciones y personas que operan en el entorno empresarial externo. Facilita a las empresas la difusión de cualquier información y noticia relacionada con las organizaciones a sus clientes, accionistas, proveedores u otras personas.
- Construcción de imagen: El éxito de cualquier empresa no sólo depende de sus ventas, sino también de la percepción de su imagen en sus clientes y otras partes interesadas. A través de la comunicación externa una organización puede establecer su imagen, la cultura del lugar de trabajo a sus partes interesadas a través de diferentes medios de comunicación como boletines de noticias, comunicados de prensa, historias relacionadas con los medios de comunicación, etc.
- Clientes potenciales: A través de diferentes medios de comunicación externos como páginas web, redes sociales como Facebook, Linkedin, etc., las empresas pueden dar a conocer sus productos o servicios a su público, ya que son la forma más conveniente de llegar al público objetivo y también son estrategias de promoción rentables.
¿Qué son los protocolos de comunicación?
Los protocolos de comunicación es una descripción formal de varios formatos y reglas que tienen los mensajes digitales. Estos protocolos se utilizarán a la hora de realizar intercambios de mensajes en distintos sistemas informáticos.
Por lo tanto, los protocolos de comunicación tienen pautas que permiten a los elementos que forman un sistema poder establecer comunicaciones entre sí para intercambiar información. Si estas normas no se llegan a cumplir, la comunicación no sería efectiva y sería imposible comunicarse.
Debemos destacar también que, hoy en día, existen algunos protocolos de comunicación que admiten la comprensión de datos y el reconocimiento de mensajes, permitiendo que la comunicación en red tenga un alto rendimiento, sea más segura y confiable.
Tipos de protocolos de comunicación
Protocolos de comunicación punto a punto
Son los protocolos de comunicación más antiguos y están siendo usados en la comunicación por una línea de datos, es decir, entre dos ordenadores. Al primer ordenador se le denomina “comando” y al segundo “respuesta.
Cuando hablamos de comunicación punto a punto no referimos al tipo de protocolos que sirven para controlar la correcta recepción de datos.
Protocolos de transmisión de paquetes
La transmisión de datos está basada en la información contenida en los datos que transitan por las distintas redes de comunicación, donde se elimina la responsabilidad de los equipos y líneas de datos.
En estos protocolos de comunicación, los datos son “troceados” para luego organizarlos en paquetes con datos que tienen un origen y un destino. Estos paquetes van entre equipos hasta llegar al destinatario final. Es por eso, que los equipos sólo se limitan a leer las distintas direcciones de los paquetes de datos y entregarlos a los equipos destinatarios.
Protocolos de comunicación TCP/IP
También llamado Transfer Control Protocolo / Internet Protocol, es un protocolo de comunicación de transmisión de paquetes que está constituido por un conjunto de normas de transporte y lenguaje ya prestablecido.
Entonces, cuando un ordenador tiene la intención de enviar un fichero de datos a otro ordenador destinatario, lo que hará será “trocear” esa información en conjuntos muy pequeños y viajará por la red de forma independiente. La información contendrá la dirección de donde debe de llegar, pero también la del remitente del envío.
Los paquetes siempre escogerán la mejor ruta entre los puntos de red, teniendo en cuentas las posibles saturaciones de rutas que pueda haber para ofrecer rapidez en el envío y la recepción de la información.
Protocolos para comunicación entre redes
Los terminales que quieran comunicarse deberán estar conectados, de forma directa, a una red local (LAN) y a su vez tendrá asignado un número para su identificación. Estos protocolos de comunicación suelen estar gestionados por los sistemas de polling, que se encargan de organizar y controlar las comunicaciones en red de forma efectiva.
Este proceso se realiza de forma secuencial a todos los ordenadores de la red, debido a que. Ningún componente de la red tomará la iniciativa de comunicación
Otros protocolos
Existen otros protocolos de comunicación que también son muy importantes como:
- Protocolos de seguridad de red: usados para implementar seguridad en la comunicación entre los varios servidores
- Protocolos de comunicación de red HTTP: usados para los paquetes básicos, es decir, es un protocolo de transferencia sobre el que se basa la red informática mundial (WWW).
- Protocolos de gestión de red: proporcionan el mantenimiento necesario en la red para que todo funcione correctamente.
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El éxito en las áreas de las operaciones de un negocio estará influenciado por el tipo de herramientas y aplicaciones de comunicación tanto interna como externa que tenga. Por lo tanto, si se desea aumentar considerablemente las posibilidades de establecer buenas relaciones con los contactos comerciales, se debe de demostrar que eres una entidad con la que es fácil asociarse. Una comunicación empresarial externa eficaz es la clave para abrir nuevas alianzas y reforzar las existentes.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el papel de la comunicación externa?
A diferencia de la comunicación interna, la comunicación externa supone el intercambio de información tanto dentro de la propia organización como fuera de ella. El objetivo principal de la comunicación externa es informar al mundo exterior de un mensaje importante sobre el trabajo y la calidad de la organización.
¿Qué es un ejemplo de comunicación externa?
La comunicación externa suele incluir el correo electrónico, los folletos, los boletines informativos, los carteles, los anuncios y otras formas de marketing multimedia diseñadas para atraer a clientes, socios y proveedores con el fin de realizar transacciones comerciales rentables.