En este post vamos a centrarnos en la comunicación interna en las empresas. Podemos establecer una clasificación de 3 tipos: comunicación vertical ascendente, comunicación vertical descendente y comunicación horizontal.
A continuación, vamos a definir cada una de ellas y a destacar cuales son sus principales ventajas e inconvenientes. Por otro lado, vamos a señalar las herramientas más útiles para lograr que la comunicación ascendente, descendete y horizontal sea lo más eficiente posible.
Índice de contenidos
La comunicación en las organizaciones
Se puede afirmar que la comunicación constituye la base más elemental del entendimiento entre las personas. Esta afirmación también puede aplicarse al ámbito de las marcas y las organizaciones empresariales.
Dentro de las empresas es imprescindible que existan canales de comunicación eficientes y rápidos. Esto es así debido a que a través de estos medios es como se logra tomar las decisiones adecuadas o llevar a cabo de forma eficaz las tareas necesarias para lograr los objetivos propuestos. Por otro lado, la comunicación dentro de las organizaciones también es necesaria para lograr trasladar una imagen interna adecuada al exterior.
Por todo ello, la comunicación se trata de uno de los elementos imprescindibles a tener en cuenta cuando se establecen las estrategias y los planes de las empresas. Es necesario que existan canales de comunicación tanto ascendente como descendente y horizontal.
La comunicación interna
Como ya hemos señalado, la comunicación interna es imprescindible para que los propios trabajadores de la empresa sean capaces de coordinarse y llevar a cabo tareas específicas de forma eficiente. Cuanto mayor sea la eficiencia para conseguir los objetivos propuestos, menor será el gasto en el que deba incurrir la empresa, tanto de tiempo como de presupuesto.
La comunicación interna tiene como principal función la de tratar de reportar el mayor beneficio posible para la marca. Además, también fomenta las buenas relaciones entre los empleados y las áreas de trabajo que existan dentro de la empresa.
Como último punto a destacar de la comunicación interna, cuando la estrategia de la misma es la correcta se suelen identificar los objetivos de la organización con los individuales de cada trabajador. No muchas empresas reparan en esta última idea, sin embargo, cada vez son más las que están de acuerdo con este principio.
La importancia de la comunicación interna
Para ver la proyección e importancia que está teniendo en la actualidad la comunicación interna en el mundo empresarial basta con ver un dato: casi el 94% de las grandes empresas que hay en España cuentan con un departamento que está especializado en la comunicación interna. Este dato se obtuvo por el Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa cuando se realizó el IV Estudio sobre Comunicación Interna en las Empresas Españolas.
Lograr que la comunicación interna sea 100% funcional es prácticamente imposible. Siempre existen problemas o inconvenientes que se plantean y que dificultan la comunicación en alguno de los niveles de la organización, cuanto más grande sea esta mayores serán las trabas. Entre las barreras más frecuentes que nos podemos encontrar destacan las siguientes:
Las barreras físicas.
Se entiende por barreras físicas aquellas que se encuentran en el entorno físico en el que debe desarrollarse la comunicación.
Puede ser, por ejemplo, el ruido ambiental, sonidos fuertes, una disposición inadecuada de los espacios de trabajo… Es decir, las barreras físicas afectan sobre todo al entorno de las personas.
Las barreras personales.
En segundo lugar, las barreras personales son aquellas que hacen referencia a la propia personalidad de cada uno de los trabajadores. Se entiende por personalidad todo lo relacionado con las ideas, los valores, los prejuicios y las emociones de las personas que deben participar en la comunicación.
Estas barreras personales son especialmente frecuentes dentro del ámbito laboral, ya que se pueden dar tanto en la comunicación ascendente como descendente u horizontal. Esto es así debido a que cada trabajador tiende a percibir los acontecimientos que se van dando de una forma diferente.
Entre las barreras personales más frecuentes que podemos encontrar destacan la falta de atención entre los interlocutores, el no practicar la escucha activa o el no dejar al resto de personas expresarse y explicar lo que tienen que decir.
Las barreras semánticas.
Por último, nos encontramos con las barreras semánticas. En este grupo podemos encuadrar todas aquellas acciones que llevan a las personas a interpretar de forma errónea los mensajes que se transmiten.
Existen multitud de fórmulas para tratar de evitar las barreras semánticas. Entre las más utilizadas nos encontramos con la empatía entre emisor y receptor a la hora de codificar el mensaje. Por otro lado, hay que tener en cuenta que las personas tienden a comunicarse de forma diferente dependiendo del entorno en el que estén.
Puntos para lograr una buena comunicación interna
Entre los principales tips que se suelen dar para que la comunicación interna en las organizaciones sea un éxito, nos encontramos los siguientes:
- Compromiso por parte de la dirección. La comunicación descendente es fundamental. Si los propios directivos no son capaces de comprometerse y transmitir la filosofía de la empresa, las estrategias de comunicación acabarán por fracasar.
- Compromiso compartido. Además de la comunicación descendente, también son importantes la ascendente y la horizontal. Si todos los miembros de la organización se sienten parte de la misma y comparten la estrategia interna de la marca, será más fácil lograr los objetivos propuestos.
- Plan estratégico de comunicación a nivel interno. A día de hoy, resulta imprescindible para las organizaciones contar con una estrategia de comunicación interna que busque fomentar la comunicación en todos los niveles: ascendente, descendente y horizontal.
En vista de lo dicho, se puede establecer la siguiente clasificación, en función de las características y las técnicas de comunicación interna que se empleen:
- Ascendente
- Descendente
- Horizontal
La comunicación ascendente
Dentro de la comunicación vertical ascendente nos encontramos con aquella que seda hacia arriba en la estructura jerárquica de la organización. Es decir, desde los subordinados hasta los directivos.
Se derivan múltiples ventajas de una comunicación ascendente eficaz, entre las que destacan las siguientes:
- Permite a la organización conocer cuál es el ambiente laboral. Este punto es especialmente útil cuando hay que tomar decisiones organizativas desde la dirección.
- Facilita la integración de los trabajadores en el seno de la empresa, ya que fomenta que éstos participen en la toma de decisiones y así se aumenta su compromiso con la marca.
- Por otro lado, se trata de trabajar para aumentar la creatividad de los empleados. Cuanta mayor sea la creatividad en el seno de una organización, mayores serán los estándares de calidad de sus productos y servicios. Además, también se aumentará la calidad de la vida laboral de los trabajadores.
A pesar de las múltiples ventajas que se derivan de la comunicación ascendente, también nos encontramos con algunos inconvenientes:
- Las organizaciones tienden a establecer menos canales de comunicación ascendente que descendente. Por tanto, existen algunas empresas en las que es más difícil para los empleados ponerse en contacto con la dirección que en otras.
- En la actualidad parece que está cambiando esta tendencia, sin embargo, no existe una amplia cultura de comunicación interna en las marcas. Esto se traduce en que los empleados en muchas ocasiones no se atreven a dar su opinión a sus superiores.
- Algunos directivos no asumen de forma positiva las críticas o tratan de mantener distancia con sus empleados, fomentando así la comunicación descendente.
La comunicación descendente
Se puede definir la comunicación descendente como aquella que se da desde la dirección hasta los niveles más inferiores jerárquicamente hablando.
El contenido de la comunicación descendente puede versar sobre prácticamente cualquier tema. Desde información para lograr que los empleados comprendan los valores y la importancia de cada trabajo que están desarrollando hasta el aumento de su motivación o datos que tengan que ver con los objetivos de la empresa.
La comunicación descendente puede plantear diferentes dificultades, como puede ser:
- La sobrecarga de trabajo a los subordinados,
- La distorsión de la información a medida que va pasando por los diferentes escalones de la pirámide jerárquica,
- La falta de capacidad de los eslabones intermedios para transmitir el mensaje de forma adecuada o
- El propio contenido que forma parte del mensaje de la comunicación descendente. Lo habitual es que se trate de datos muy concretos y específicos, lo cual hace que sea más complicado de transmitir y retener.
Entre las herramientas más utilizadas para lograr una mayor eficacia de la comunicación descendente nos encontramos con las reuniones. Se trata de una herramienta muy útil tanto para transmitir como para recoger información.
Se puede establecer una clasificación en función del tipo de reunión y la causa de la misma:
- De información simple, las cuales sirven para tratar de dar visibilidad a algún aspecto importante que tenga que ver con la organización.
- De contra-información, las cuales tienen como principal objetivo desmentir algún tipo de rumor o información.
- Las de feedback, que se basan en la retroalimentación ascendente.
- De briefing, suelen centrarse en el desarrollo de un proyecto concreto.
A parte de las reuniones, también nos podemos encontrar con otras herramientas como pueden ser las convenciones, los eventos, las guías de empresa, los boletines o las revistas internas.
La comunicación horizontal
Por último, nos encontramos con la comunicación horizontal. Este tipo de comunicación se da entre los empleados que forman parte del mismo nivel jerárquico en una empresa.
A través de la comunicación horizontal se trata de lograr una mayor coordinación entre iguales, ya sea entre trabajadores, entre grupos de empleados o entre departamentos que estén en el mismo nivel. La comunicación horizontal tiene como principal función evitar la duplicidad de tareas y lograr la máxima eficiencia, fomentando a la vez la cooperación y el espíritu de equipo.
Entre las principales herramientas que destacan en la comunicación horizontal nos encontramos con:
- Las reuniones en los departamentos
Normalmente, las personas o los departamentos que están en el mismo nivel se comunican de forma activa y ya tienen establecido cuál es su principal canal de comunicación.
Las reuniones o visitas entre departamentos es una forma rápida y cómoda de facilitar la integración y trasladar la información que se requiere en cada momento.
- Los seminarios informativos o formativos
Cuando un departamento quiere informar al resto con el que mantiene comunicación horizontal suele ser útil que se organice un seminario. A través de esta herramienta resulta sencillo trasladar información de calidad para desarrollar un trabajo determinado que se esté dando entre integrantes del mismo nivel.
- Los grupos de estudio
El principal objetivo que se persigue a través de los de estudio es lograr una investigación adecuada y eficiente. Lo habitual es que se plantee un tema que es objeto de estudio de varios departamentos o varios empleados, de forma que éstos se unen y trabajan en equipo para buscar soluciones.
Los grupos de estudio son especialmente útiles para fomentar la cooperación entre las personas.
- Los debates
En último lugar nos encontramos con los debates. Se trata de grupos de personas que mantienen una discusión sobre un determinado tema que les afecta a todos para buscar la mejor solución al mismo.
A través de los debates dentro de las empresas, se fomenta la capacidad de análisis y comunicación horizontal entre los iguales.