Uno de los aspectos más importantes del trabajo del director de proyectos, lo que hace el director de proyectos es promover y facilitar la comunicación dentro del proyecto, ya que de esto depende en gran medida la consecución de los objetivos y la facilidad con la que avance el proyecto. En este artículo intenta dar un punto de visto práctico de su aplicación en el ámbito de los proyectos, sin pretender entrar en el detalle de las técnicas de comunicación.
Índice de contenidos
Objetivos de la comunicación dentro del proyecto
Dentro de las funciones del director de proyectos está el definir el plan de comunicación y el facilitar/promover la comunicación entre los integrantes del proyecto, por tanto es importante que este conozca cuales son los objetivos que se persiguen con esta comunicación.
- Integrar el equipo. Un proyecto es un conjunto de tareas interrelacionadas y ejecutadas por personas. Por ello es importante que los diferentes integrantes del proyecto sepan lo que deben hacer, cuando lo deben hacer, dispongan de la información necesaria para hacerlo y se sientan partícipes del proyecto.
En cualquier proyecto existe siempre un conjunto de personas, que sin participar directamente en el, tienen interés o necesitan estar informadas sobre el mismo. Garantizar que esto ocurra es uno de los objetivos.
- Ser informado. Como se ha comentado en otros artículos, dentro de las causas de fracaso del proyecto están los cambios debidos a alcance escondido, stakeholders no considerados, riesgos no identificados, etc., por tanto la comunicación debe favorecer la identificación de estos puntos en la fase inicial del proyecto.
- Evitar o solucionar conflictos. El hecho de que el proyecto este ejecutado por personas implica que existirán conflictos, tanto de índoles técnica como personal, los cuales deberán de ser prevenidos y gestionados por parte del director de proyecto. Esto puede conseguirse a través de la comunicación.
Herramientas de comunicación
Cuando tenemos equipos amplios, separados geográficamente o trabajando en diferentes horarios, la comunicación se complica y con ella, la cantidad de problemas. En estos casos es muy recomendable contar con una herramienta de gestión que incluya funcionalidades para gestionar equipos de trabajo.
Las funcionalidades más habituales que podemos encontrar en estas herramientas son la asignación y planificación de tareas, herramientas de mensajería o chats, compartir de documentación, herramientas para reportar el estado de las tareas y las horas dedicadas etc. A continuación te mostramos varias opciones comerciales que ofrecen pruebas gratuitas.
Características de la comunicación dentro del proyecto
Existen una serie de características que deberían cumplirse para que la comunicación sea efectiva desde el punto de vista de las necesidades de la gestión de proyectos:
El hecho de mandar una gran cantidad de información a una misma persona dificulta que esta pueda focalizarse en aquello que es importante y/o le afecta, lo que suele generar confusión. Por ello es recomendable que las comunicaciones sean directas y ajustadas al objetivo e intereses de cada persona. Lo que no debe confundirse con escatimar información, ya que sin llegar a caer en el exceso de información, es importante dar a conocer el contexto de las solicitudes o información que se transmite, con ello se consigue una mejor comprensión de esta información, una mayor capacidad para aportar y desarrollar el trabajo y un mayor sentido del interlocutor.
Dentro de los límites que marca el sentido común, es mejor transmitir frecuentemente pequeñas cantidades de información, que comunicar mucho de golpe. Con ello se facilita que el receptor reciba y asimile dicha información y se incrementa su vinculación al proyecto. Esto debe hacerse respetando el punto anterior, lo que significa que no debemos bombardear a alguien con pequeñas cantidades de información que no le afectan.
Tradicionalmente se ha valorado la inteligencia de las personas por métodos cuantitativos, como exámenes estandarizados y calificaciones. Sin embargo, existe algo llamado inteligencia emocional que es de vital importancia en la comunicación.
La inteligencia emocional es la capacidad de manejar nuestras emociones y expresarlas en nuestras emociones y expresarlas en nuestras relaciones. Daniel Goleman, doctor en psicología por Harvard, ha redefinido lo que significa ser inteligente. El IQ es solo una parte de lo que hace que la gente sea exitosa, el afirma que poder manejar las emociones como el enojo, humor, ansiedad, tristeza y felicidad es lo que hace uno realmente triunfe.
La inteligencia emocional no es contraria al coeficiente intelectual, de hecho, varias personas tienen desarrolladas ambas. Es importante desarrollar ambas inteligencias, en especial en comunicación, ya que nos permitirá llegar de una mejor manera a nuestro interlocutor.
La profesora Gabriela Muggenburg, quien imparte la clase de Teoría de la comunicación II, nos explica que las emociones son parte esencial del ser humano ya que nos permiten conectarnos con lo que nos rodea. Ella indica que es importante conocerlas y nombrarlas para poderlas controlar y no tener un caos emocional.
La comunicación no se basa en otra cosa que escuchar y entender al otro y entendernos a nosotros mismos a través de los demás, para lo que la empatía es pieza clave. El entendernos implica esto mismo, conocer las emociones.
También destaca que la inteligencia emocional es muy importante en el ámbito labora ya que es una de las habilidades más buscadas. Las empresas necesitan a gente que sepa trabajar en equipo más que alguien experto que no se relacione con los demás.
Cuando eres consciente de tus emociones, las puedes controlar y comunicarte mejor
Analizando lo que sientes y por qué lo sientes. Tus propios sentimientos pueden distorsionar tu mensaje.
Considera los sentimientos del otro. Piensa que lo afecta y que siente.
Genera empatía. Ponte en los zapatos del otro y sabrás como hablarle.
Desarrolla confianza. En todas las relaciones la confianza en el otro es la base de una buena comunicación.
Aclara malentendidos. Cuando hay emociones confusas o negativas es importante resolverlas lo antes posible
La inteligencia emocional nos ayuda a identificar, entender y comprender mejor nuestras emociones y las de las personas que nos rodean, permitiéndonos una gestión más eficaz y consciente de las mismas.
Una racionalización de las emociones, lo que nos facilita desarrollar una vida más equilibrada en distintos planos: familiar, laboral, sentimental, etc.
De esta forma conseguirás desarrollar una comunicación más sincera y que realmente apele a las necesidades y emociones de tu público objetivo.
Los principales componentes de la inteligencia emocional se dividen en dos grupos: interpersonales que tienen que ver con uno mismo e intrapersonales que son relativos a las relaciones que mantenemos con otras personas y las que más nos interesan desde un punto de vista marketiniano:
Conciencia de uno mismo: el lugar principal donde vamos a aprender sobre las emociones es nuestro cuerpo. Es fudamental que seamos primero comprendernos a nosotros mismos para actuar mejor ante determinadas situaciones
Autocontrol: nos permite discernir que emociones son positivas y negativas para nosotros y cómo podemos interactuar con ellas y el entorno para evitar salir mal parados y potenciar aquellos momentos en los que somos más felices.
Motivación: una motivación alta nos ayudara a centrarnos en las metas por encima de los problemas
Empatía: estamos ante el abecé de una comunicación eficaz. Consiste en saber ponerse en el lugar de la otra persona y compartir sus sentimientos.
Gracias a ella podrás desarrollar relaciones más profundas y de calidad con tu público objetivo.
Artes sociales: el arte de relacionarnos con personas que no nos caen bien como los temidos trolls ya que una persona con IE elevada puede entender que el comportamiento se desarrolla en contextos concretos y ver más allá de una determinada acción, por mucho que nos disguste. Este punto es clave para cerrar acuerdos complejos en los que cada parte defienda sus propios intereses o lidiar con un cliente que no esté satisfecho.
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