La comunicación es esencial para iniciar y construir un negocio exitoso, por ello las herramientas de comunicación son tan necesarias a la hora de trabajar. Estas herramientas son aplicaciones que actúan como una sala de reuniones virtual para los miembros del equipo. Ayudan al equipo a charlar, intercambiar datos vitales del proyecto, actualizar a otros sobre el progreso, compartir archivos y crear trabajo en forma colaborativa.
Por todo esto, la comunicación es fundamental para establecer relaciones. Las formas modernas de comunicación nos permiten estar en contacto con amigos y familiares desde cualquier parte del mundo.
Hoy en día, la tecnología moderna domina nuestra comunicación. Disponemos de una enorme variedad de formas de estar conectados, pero cada canal de comunicación puede influir en nuestras relaciones de forma diferente.
Índice de contenidos
Características de una herramienta de comunicación eficaz
Las mejores herramientas de comunicación tienen mucho aspectos en común, es decir, no sólo mejoran la comunicación interna de equipo, sino que también facilitan el trabajo. Las mejores herramientas de comunicación son también herramientas de productividad, ya que permiten compartir información rápidamente y automatizar tareas repetitivas, maximizando el trabajo.
La importancia de las herramientas de comunicación
Una herramienta de comunicación es una etiqueta amplia que se da a las aplicaciones, el software o los portales en línea que permiten a los equipos colaborar y hablar entre sí, sin importar dónde se encuentren.
La comunicación en el lugar de trabajo es esencial. Según el informe Pulse of the Profession del PMI, la comunicación efectiva es el factor más crucial para determinar si un proyecto tiene éxito o fracasa. De hecho, uno de cada cinco proyectos fracasa debido a una mala comunicación, ya sea entre compañeros de equipo o entre directores de proyecto.
No equipar a tu equipo con las herramientas de comunicación adecuadas es como dejarles una máquina de escribir cuando tus competidores tienen iMacs…. No hay forma de que puedan competir. Ahora, las herramientas de comunicación son algo más que una forma de que los miembros del equipo interactúen, si no que también pueden ser plataformas de mensajería de grupo que envían mensajes de difusión a todo un equipo.
Herramientas de comunicación
Correo electrónico
El correo electrónico (e-mail) es una aplicación informática para el intercambio de mensajes entre usuarios. Una red mundial de correo electrónico permite a las personas intercambiar mensajes de muy rápidamente. El correo electrónico es el equivalente electrónico de una carta, pero con ventajas en cuanto a puntualidad y flexibilidad.
Tener un correo electrónico de empresa le será útil para comunicarse con clientes, proveedores y compañeros de equipo internos. Revisar el correo electrónico a diario es esencial. Hay muchas funciones de correo electrónico disponibles dependiendo del tipo de cuenta que tengas. Puedes hacer un seguimiento del correo electrónico para asegurarte de que el destinatario lo lee, posponer el envío de correo electrónico saliente, filtrar el correo entrante y configurar respuestas automáticas con diferentes tipos de cuentas. Las plataformas para alojar el correo electrónico son Gmail, Outlook y Yahoo. También hay otras. Por un coste adicional, estas plataformas configurarán tu propia dirección de correo electrónico empresarial.
Mensajería instantánea
La mensajería instantánea es una herramienta esencial para los equipos de trabajo de ritmo rápido que necesitan comunicarse y colaborar en tiempo real. Las herramientas de mensajería instantánea son la solución ideal para los equipos que se atascan en hilos de correo electrónico innecesarios o que quieren colaborar en tiempo real sin tener que lidiar con el desfase que suponen las bandejas de entrada.
Videoconferencia
Añadir herramientas de videoconferencia es de vital importancia, ya que estas herramientas no sólo sirven para que el equipo se reúna y discuta los proyectos, sino que también son una solución perfecta para hablar con los clientes a distancia y establecer contactos con clientes potenciales.
Dependiendo de la herramienta que elijas, establecer una videollamada con tu equipo es tan fácil como fijar una hora de reunión, compartir un enlace con ellos y esperar a que se unan. Herramientas como zoom, google meet, Skype, Teams entre otras permiten organizar reuniones, compartir presentaciones y conectar con los clientes desde cualquier lugar.
Una intranet
Las intranets son redes privadas utilizadas por las organizaciones para distribuir comunicaciones exclusivamente a su personal. Además, han sido utilizadas durante décadas por las empresas para las comunicaciones internas.
- Facilidad de almacenamiento de archivos e información
Tener una intranet de empresa facilita el almacenamiento y el acceso a todos los archivos en una ubicación central. Cualquier comunicación que se produzca en una intranet también se guarda mientras la intranet esté activa. Esto facilita la búsqueda de mensajes anteriores en la intranet de la empresa.
- Facilidad de comunicación entre los empleados
Las intranets suelen tener perfiles de usuario similares a los de LinkedIn. Contienen una foto, el título y la descripción del trabajo, y la información de contacto. Cualquier empleado con acceso a la intranet puede descubrir nuevos colegas y enviarles mensajes a través de la intranet. Esto facilita una mayor colaboración y ayuda a establecer una red de trabajo.
- Un buen sistema de gestión de contenidos (CMS)
Las intranets comenzaron en los años 90 como una simple página de bienvenida con escasa información sobre la empresa. Desde entonces, han evolucionado para incluir foros de debate, blogs y funciones sociales. Esto ha permitido a los comunicadores internos poder utilizar su intranet para compartir mensajes clave y actualizaciones de la organización. La intranet CMS permite a los comunicadores internos crear y compartir fácilmente contenidos en todo el sistema.
Redes sociales
Las redes sociales son herramientas de comunicación que existen desde los primeros días de Internet y siguen dominando la mayor parte de nuestras vidas. La larga lista de redes sociales sigue creciendo y cada una de ellas sigue atrayendo a millones (e incluso miles de millones) de usuarios a sus sitios cada día, por lo que es una de las formas de comunicación más populares.
Puede que las redes sociales se centren en el conocimiento de la marca, pero también son un gran canal de comunicación, ya que permiten publicar mensajes abiertos para que todo el mundo los vea, así como la interacción con los usuarios.
Sea cual sea el uso que le des, es un gran primer paso para la comunicación. Tus mensajes tampoco se limitan a tus seguidores, a través del poder de los hashtags, shares, likes, retweets y otras reacciones. Tus publicaciones no tienen límite de audiencia.
Comunicare, sabe comunicar
El uso de herramientas y aplicaciones de comunicación también mejora las relaciones comerciales. Por ello, una buena comunicación es vital cuando se trata de contactos comerciales externos, como los proveedores.
El éxito en las áreas de las operaciones de un negocio estará influenciado por el tipo de herramientas y aplicaciones de comunicación que tenga. Por lo tanto, si se desea aumentar considerablemente las posibilidades de establecer buenas relaciones con los contactos comerciales, se debe de demostrar que eres una entidad con la que es fácil asociarse. Una comunicación empresarial eficaz es la clave para abrir nuevas alianzas y reforzar las existentes.
En Comunicare sabemos lo importante que son las herramientas de comunicación por eso ofrecemos soluciones 360º, es decir, servicios de marketing digital, publicidad, consultoría, creatividad, entre otros. Además, estamos especializados en las grandes ramas del marketing como el posicionamiento SEO y posicionamiento SEM, remarketing multiplataforma, landing page A/B testing, CRO, email marketing, analítica web, social media, community management, marketing estratégico entre muchas más. Comunicare también se centra en la captación online a través de campañas en redes sociales, permitiendo a las empresas posicionarse en los primeros resultados de Google.
Asimismo, también nos dedicamos a la conversión, retención y fidelización, compra de medio, estrategias de publicidad digital y todos los medios de comunicación para alcanzar por diferentes vías a tu público.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la importancia de una buena habilidad de comunicación?
Las habilidades comunicativas son necesarias para hablar adecuadamente con una gran variedad de personas manteniendo un buen contacto visual, demostrar un vocabulario variado y adaptar su lenguaje a la audiencia. Además, de Escuchar con eficacia, presentar las ideas adecuadamente, escribir de forma clara y concisa y trabajar bien en equipo.
¿Cómo funcionan las herramientas de comunicación?
Las herramientas de comunicación son aplicaciones que actúan como salas de reuniones virtuales en línea para los miembros del equipo, permitiendo la colaboración remota del equipo.
Ayudan a su equipo a mantener conversaciones, intercambiar datos vitales del proyecto, actualizar a otros sobre el progreso y compartir archivos, haciendo que el trabajo remoto sea una opción para casi todas las empresas.
¿Cuáles son los beneficios de las herramientas de comunicación?
Las herramientas de comunicación ayudan a organizar las conversaciones, proporcionan un contexto para las discusiones, permite la comunicación asíncrona y el trabajo a distancia, permite trabajar en tiempo real, minimiza los costosos errores, permite una mejor gestión, aumenta la responsabilidad.