El plan de comunicación de un proyecto nos va a servir para planificar la comunicación que se realizará a lo largo del mismo y para establecer una buena comunicación con el cliente. Pasaremos a definir el plan de comunicación de un proyecto, ventajas y elementos, para luego pasar a realizar un ejemplo de un plan de comunicación de un proyecto.
Índice de contenidos
¿Qué es un plan de comunicación de un proyecto?
Un plan de comunicación de un proyecto es la hoja de ruta que nos marca el esquema de como y a quien se va a comunicar dentro de un proyecto toda la información. Debe de especificar los objetivos de información, de la comunicación del proyecto y la duración de dicho plan de comunicación, que será la misma que duración del proyecto. Todo el plan de comunicación de un proyecto forma parte del brief del mismo, donde se explicará tambien la hoja de ruta.
Características de un plan de comunicación de un proyecto
En el desarrollo de un proyecto se debe establecer un plan de comunicación para marcar las directrices de lo relacionado con ellos. En el plan de comunicación se establecerán las bases que tendran que seguir los participantes del proyecto para saber como tratar todo lo relacionado con la comunicación; quien participa, canales de comunicación, mensajes mas relevantes o la idea central del proyecto. Se establece una hoja de ruta donde se indica que hay que comunicar ante cualquier mensaje o incidente, como gestionar la información interna de una empresa o la comunicación externa que se tienen con el público objetivo.
En todo plan de comunicación de un proyecto debemos de contar los objetivos, organigrama de la las personas que participan en el desarrollo del proyecto, dar a conocer que se va a hacer con la información que vaya surgiendo a lo largo del mismo, y que tipo de comunicación se va a llevar (vertical, horizontal o mixta), además de la ruta que debe seguir la comunicación entre niveles o departamentos. También se establece si algún mensaje es de prioridad o de crisis, como saber gestionarlo, a quien debemos informar y sobretodo que tengamos retroalimentación.
Otro aspecto que debemos tener en cuenta son los medios que se van a usar para realizar cualquier comunicación interno o externa y con que frecuencia nos comunicaremos.
Cada plan de comunicación de un proyecto es único ya que tiene unos objetivos, presupuestos, organigrama y target específicos a la empresa que realice el proyecto. Por todo ello el plan de comunicación debe ser personalizado y único de la empresa en cuestión.
Ventajas y elementos de un plan de comunicación
Una gran ventaja de una correcta comunicación tanto interna como externa, es que mejorá todo el proyecto, debido a que el personal que trabaja en el proyecto conoce los integrantes que forma parte del proyecto y sus funciones, a quién tiene que informar en cada momento, cuándo se van a realizar las informaciones y el seguimiento del proyecto, que canales usar, para que se se van a usar cada canal y que herramientas utilizar.
De esta manera mejora toda la comunicación y las colaboraciones de los integrantes en el proyecto, para un mejor rendimiento y desarrollo de dicho proyecto.
No nos debemos de olvidar de la persona que será enlace entre el proyecto y el cliente, el cliente y colaboradores, ya que también son partes interesadas en el desarrollo del proyecto.
En la comunicación externa al público objetivo se realizará a través de estrategias de comunicación como las redes sociales o emailing. De esta forma se sienten informados de avances en el proyecto, que pueden generar cierto interés por conocer la marca, el producto o servicio a promocionar por el proyecto.
Y por lo contrario, un mal plan de comunicación en el proyecto puede provocar que todo el esfuerzo que se realice sea en balde y no se obtengan los objetivos previstos.
Ejemplo de un plan de comunicación de un proyecto
Vamos a partir de los elementos que engloban un plan de comunicación de un proyecto, para en cada uno de ellos poner el ejemplo de un plan de comunicación de un proyecto.
Contextualización del plan de comunicación de un proyecto
En primer lugar realizaremos un ejemplo de un informe sobre el plan de comunicación de un proyecto donde tenemos que incluir los siguientes apartados para su contextualización:
- Proyecto a realizar
- Objetivos que se quieren alcanzar.
- Información sobre el cliente.
- Información de la marca, producto o servicio a promocionar, en el proyecto.
- Duración del proyecto.
Organigrama del plan de comunicación de un proyecto
El organigrama está formado por todas las personas integrantes al equipo del proyecto, tanto gerentes como los desarrolladores del proyecto y personal interesado del cliente.
Cronograma del personal involucrado en todo el desarrollo del proyecto
Deberemos conocer con que frecuencia se realizaran las comunicaciones. Por ejemplo podemos añadir al plan de comunicación de un proyecto la siguiente planificación:
- Reuniones informativas sobre los objetivos el proyecto.
- Reuniones creativas para definir las estrategias del proyecto.
- Reuniones de seguimiento y control de los resultados, para conocer los avances producidos por el proyecto.
- Reuniones semanales, para marcar las metas de la semana.
- Reuniones one to one, para la resolución de conflictos que surjan.
- Reuniones de trabajo para resolver temas puntuales.
- Reuniones mensuales para la evaluación de los objetivos alcanzados y planificación del trabajo que falta.
Medios que se van a usar para las comunicaciones del proyecto
Son muchos los medios y canales que se pueden utilizar, para llegar a cabo las reuniones del proyecto. Algunos ejemplo de los medios y canales para el plan de comunicación del proyecto son:
- Reuniones individuales o de grupo, pueden ser presenciales al principio del proyecto y al mes.
- Videoconferencias, pueden ser tanto individual como de grupo y se pueden realizar semanalmente para conocer los avances y puesta de nuevas metas para la semana.
- Chat internos, para resolución de problemas puntuales.
- Emails, suele ser el medio del día a día para la gestión de tareas.
Plan de acción
El plan de acción es el documento que engloba todas las estrategias de comunicación del proyecto a desarrollar y las herramientas que se van a utilizar.
Mensaje
El mensaje que queremos comunicar debe ser claro y concisos, para que todos los integrantes del equipo comprendan que se esta comunicando. El contenido debe estar acorde con el proyecto.
Medición de los resultados
Al medir los resultados del plan de comunicación de un proyecto realizamos una evaluación para saber que he hemos hecho bien y que se puede mejorar para el siguiente plan de comunicación de un proyecto. Como ejemplo del plan de comunicación de un proyecto debemos medir:
- Si los objetivos se han logrado
- Que ha fallado
- Que hemos hecho bien
- Conclusiones para la mejora de un nuevo plan de comunicación de un proyecto.
En esta medición también podemos incluir el logro de los objetivos del proyecto.
IOR (Impact of relationship o Impacto de relaciones).
El IOR o en español impacto de relaciones, es una herramienta muy útil que podemos utilizar una vez ejecutado el plan de comunicación. Nos ayudará a saber el impacto que ha tenido nuestra marca en cuanto a su presencia en redes sociales. El IOR es de gran importancia para aquellas empresas que quieren establecer relaciones de confianza y a largo plazo con sus usuarios y así fidelizarlos.
Diferencias entre el IOR y el ROI.
El IOR (Impacto de relaciones) y el ROI (Retorno de la Inversión) tienen una función parecida en cuanto a la medición del impacto de una marca en redes sociales. Sin embargo, el ROI, lo que intentas es cuantificar de manera económica su impacto en las redes sociales. Utiliza los beneficios generados en función de la inversión realizada en redes sociales, y así saber si es rentable o no. El IOR va más allá. Está enfocado en elementos más intangibles. Lo que intenta medir es el impacto que tiene una marca en redes sociales en cuanto a reputación o influencia, lo que no se puede cuantificar ni economizar.
¿Cómo calcularemos el IOR?.
Para calcular el IOR necesitaremos asignar valores (normalmente entre el cero y los cien puntos) a cada elemento o variable que hagamos para aumentar nuestra presencia en redes sociales. Para ello seguiremos las indicaciones de Johana Cavalcanti y Juan Sobejano que han introducido cuatro categorías cuyas acciones reciben menor o mayor puntuación.
Autoridad.
En el cálculo del IOR es la variable que mayor puntuación o peso tiene. (Entre 50 y 100 puntos es lo recomendable). Es aquella acción que más importancia le debemos dar ya que tiene un mayor peso en la reputación o valor de una empresa.
Como ejemplos serían la introducción de marcas en noticias o artículos de medios de comunicación. O apariciones en estudios de alta reputación.
Influencia.
Es la segunda variable más importante en el cálculo del IOR (reciben una puntuación de entre 26 y 50 puntos).
Como ejemplos serían los fans de diferentes redes sociales como Facebook, Instagram o Tik Tok en cuyas cuentas la marca tiene cierta presencia; Las suscripciones en distintas plataformas; Las recomendaciones hechas sobre nuestra marca…
Participación.
Es la tercera variable más importante en el cálculo del IOR (recibe una puntuación de entre 6 y 25 puntos). Son todas aquellas acciones que realizan los usuarios en función de nuestra marca en nuestras distintas redes sociales.
Como ejemplos serían los me gusta en las publicaciones, los comentarios, las menciones. Es decir, todas las interacciones que pueden realizar los usuarios en nuestros perfiles sociales.
Tráfico.
Es la cuarta variable en el cálculo del IOR. Tiene una menor puntuación (de 1 a 5 puntos). Compone los click o visitas que se hacen hacia nuestra web a través de las redes sociales.
Una vez explicadas las categorías o variables que influyen a la hora de calcular el IOR, es importante saber que también debemos tener en cuenta las acciones o resultados negativos y asignarles el valor que les corresponde. Por ejemplo, si recibimos comentarios negativos en alguna publicación, debemos puntuarlos como tal.
Como podemos observar el IOR es una valiosa herramienta que nos permite medir la reputación y el impacto de nuestra marca en redes sociales. Por ello no es una herramienta que debamos dejarnos en el cajón.
Comunicare te puede ayudar con tu proyecto
Desde Comunicare agencia de marketing digital nos importa la comunicación, sabemos que un buen plan de comunicación tiene muchas ventajas para el desarrollo de cualquier proyecto tanto interno como externo.
Somos expertos en comunicación y llevamos 12 años realizando proyectos y planes de comunicaciones. Nosotros te ayudaremos a crear las estrategias que necesitas para un logra de objetivos. Te desarrollamos el plan, lo ponemos en marcha y te lo medimos para conocer la obtención de objetivos. Contamos con el mejor equipo de profesionales especialistas en sus departamentos. Somos una agencia de 360º donde trabajamos todos los servicios de una agencia de marketing digital, como posicionamiento SEO y SEM, social media, emailing, marketing de contenidos, analítica digital, branding, diseño gráfico y diseño web entre otras.
Ponte en contacto con nuestro asesor, estamos esperando ponernos a trabajar con tu proyecto.
Algunos de los servicios que podemos ofrecerte en función de la comunicación y con los que conseguirás hasta lo inconseguible son los siguientes:
Generación de contenidos
Creamos historias. Producimos contenidos para redes sociales, páginas web o campañas de publicidad. Analizamos audiencias y probamos distintas estrategias para fidelizar y convertir. Creamos muchos más que textos.
Agencia social media y community Manager Madrid.
Mucho más que publicar en redes sociales. Analizamos audiencias, competidores y todos los factores que intervienen en la efectividad de los contenidos. Proponemos mejoras y forzamos a que las comunidades crezcan.
Agencia de medios Madrid.
Analizamos y negociamos los mejores medios. Prueba nuestro proceso de compra de medios después de analizar la afectividad de cada uno con distintas pruebas simultáneas.
Agencia de publicidad Madrid
El anuncio más caro es el que impacta a quien no le interesa. Como agencia de publicidad sólo hacemos aquello en lo que somos buenos. Los conocimientos que adquirimos para implementar nuestros servicios de marketing nunca paran de crecer. Trabajamos con las mejores herramientas del mercado para garantizar el éxito de cada estrategia.
Otras agencias que te pueden ayudar tu proyecto.
Neoattack
Agencia de marketing digital con más de 8 años de experiencia, y con sedes en Madrid, Colombia y México. Su objetivo es hacer crecer tu marca. Los servicios que ofrecen son posicionamiento SEO y SEM, diseño gráfico y diseño web, publicidad en redes sociales, marketing de contenidos, branding, emailing, entre otros.
V3rtice
Agencia de marketing digital con 13 años de experiencia. Su equipo de profesionales consta de profesionales de la comunicación y la prensa, el marketing digital y el diseño tanto gráfico como diseño web. Los servicios que nos ofrecen son estrategias digitales, social media, emailing, posicionamiento SEO y SEM, analítica digital, branding, diseño gráfico y diseño web, entre otros servicios.
Talentum Digital:
Es una empresa de marketing online joven, proactiva y dinámica. Buscando siempre el enfoque hacia el objetivo de sus clientes, disponen de una metodología de trabajo flexible y totalmente de medida que les permite adaptarse fácilmente a las necesidades de sus clientes.
Think – Thanks:
Son una agencia integral de Marketing Digital con más de 15 años de experiencia. Tienen presencia en 13 países, son Google Premier y Sales Partners, habiendo ganado diversos premios en la región. Iniciaron sus operaciones en Latinoamérica y se expandieron a Europa a través de España
Marketkey:
Es una agencia de marketing Digital en Madrid especializada en aumentar el reconocimiento de la marca, las ventas a través de tu sitio web, generar clientes potenciales a través del desarrollo de estrategias innovadoras, producción de contenido creativo y técnicas avanzadas de publicidad online.
Otras preguntas de los usuarios
¿Qué es un plan de comunicación?
Un plan de comunicación es la hoja de ruta de las comunicaciones de una empresa, tanto para comunicaciones internas con sus trabajadores como las comunicaciones externas con su publico objetivo, sus colaboradores, o proveedores.
¿Cómo elaborar un plan de comunicación de un proyecto?
Para la elaboración de un plan de comunicación de un proyecto debemos de realizar un brig con los elementos que se van a ver involucrados en el desarrollo del proyecto como:
- Contextualización
- Organigrama
- Cronograma
- Medios que se van a usar
- Plan de acción
- Mensaje
- Medición de los resultados
- Conclusión