La comunicación y el intercambio de información es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Sin ella, no es posible coordinar las tareas de manera eficaz, integrar a los empleados y poner en práctica la misión, la visión y los valores de la organización.
En el escenario en el que nos encontramos actualmente, en el que muchas empresas han adoptado el teletrabajo como régimen de rutina para parte o todos los empleados, es aún más importante, y desafiante, mantener una buena y eficiente comunicación entre todos los empleados.
En este artículo hablamos acerca de la técnica pacing como estrategia para optimizar la comunicación interna en las empresas, involucrando a todos los integrantes de la misma.
Índice de contenidos
¿Qué es el pacing?
El “pacing” es la técnica que tiene como propósito principal emular o plagiar al interlocutor para mejorar la comunicación interna de una empresa y lograr empatía con jefes, clientes o compañeros. Utilizando esta técnica se logra un sentimiento de unidad y equipo con el que generar círculos virtuosos que serán clave para el funcionamiento de los equipos y la coordinación de cualquier empresa.
Realizando una correcta comunicación corporativa, los trabajadores conocen mejor la empresa y son capaces de entender y hacer llegar a los compradores, los valores de la entidad porque saben de primera mano qué hace la organización, cuáles son sus fundamentos, qué objetivos tiene, que ofrece a sus empleados, qué proyectos están en marcha, etcétera.
Para que el pacing se produzca es fundamental llevar a cabo una estrategia: un plan de comunicación interna, es decir, unas directrices concretas para informar a los trabajadores de los objetivos generales o de una iniciativa concreta y permitirles que tomen las decisiones más beneficiosas en función de las circunstancias o de los cambios.
¿Cómo reforzar la técnica pacing de una empresa?
Como ya has podido apreciar, ésta técnica puede ayudar a la empresa a mejorar su productividad y alcanzar sus objetivos. Por tanto, se debe intentar reforzarla para hacerla mucho más efectiva con acciones como:
- Tener la información accesible: utiliza aquellas herramientas que permitan a los empleados acceder a la información de la manera más fácil. Asimismo, puedes organizar la red interna por temas que faciliten que se encuentren sencillamente los documentos que se requieren, por ejemplo con pestañas de circulares, boletines informativos o manuales de usuario.
- Facilitar la retroalimentación: esto es imprescindible a fin de que el empleado se siente partícipe y sea tomado en cuenta. Para esto, se pueden crear canales informáticos donde se puedan dejar dudas, plantear algún conflicto o nuevas ideas que deben revisarse periódicamente y dar respuesta.
- Promover y organizar eventos externos: es conveniente que los empleados pueden tener una relación más informal con los jefes o compañeros fuera del ambiente de la oficina. Por esto, una vez al año o de forma semestral se puede realizar algún evento donde se discutan los planes generales de la empresa.
- Crear estructuras organizativas menos jerarquizadas: para que la información fluya con más facilidad, se deben eliminar niveles jerárquicos rígidos. Esto va a permitir que la comunicación sea más horizontal y por tanto mucho más efectiva.
El pacing y sus ventajas
- Aumenta la productividad: los empleados poseen toda la información necesaria para tomar mejores decisiones y optimizar los procesos de trabajo en equipo. Al sentirse integrados, su grado de compromiso será mayor y esto repercutirá en la mejora de los resultados.
- Rapidez en la resolución de problemas: el conocimiento hace que el empleado sea más útil a la hora de buscar la raíz de los problemas y sus posibles soluciones. Al poder participar más trabajadores en esta parte, se generarán más ideas y se agilizará el proceso.
- Mejora la relación entre los trabajadores: la información les proporciona seguridad y tranquilidad. Esto a su vez evita actitudes de desconfianza hacia los compañeros o responsables y promueve la confianza.
- Sentimiento de pertenencia: el trabajador, al ser escuchado y tomado en cuenta, se siente identificado con la organización y mejora su rendimiento.
- La información genera tranquilidad: se respira un clima de tranquilidad porque los empleados saben que serán informados de cualquier cambio, sea positivo o negativo, y que podrán preguntar, opinar y exponer sus argumentos. Por lo tanto, no viven con miedo.
Herramientas para llevar a cabo la técnica pacing
Chat interno o mensajería instantánea
Se trata de una herramienta sencilla e informal, que resulta muy útil para compartir información de una manera rápida y eficaz. Es fácil de usar, pero es recomendable utilizarlo con moderación para que no se convierta en una distracción. Esta herramienta es una buena opción para enviar convocatorias de reunión, recordatorios de citas, documentos adjuntos y otro tipo de mensajes. Permite ganar tiempo y simplificar la toma de decisiones
Algunos de los mejores chats internos para empresas son: Hibox, Slack y Workplace.
Red social interna
Es una herramienta similar a las redes sociales más populares, aunque es accesible únicamente a los miembros de la empresa. El propósito es proporcionar a los empleados un espacio para mantener conversaciones, generar lazos, colaborar y compartir información con el resto de integrantes de la empresa. De esta forma, se genera una comunidad en la que se potencian la cooperación, el intercambio de información, el trabajo en equipo y el conocimiento mutuo.
Las principales redes sociales internas son: Yammer, SharePoint, IBM Connections y Liferay, entre otras.
Aplicaciones móviles
Son aplicaciones corporativas que sirven para aumentar la productividad de los empleados, ya que pueden trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Además, optimizan la eficiencia de los procesos empresariales, puesto que se puede medir el tiempo de realización de las tareas, lo que ayuda a resolver problemas y tomar decisiones. También ofrecen la posibilidad de acceder a los datos de los clientes, que permiten anticiparse a sus necesidades y explotar oportunidades. Asimismo, se puede acceder a noticias y a documentos como guías, manuales o procedimientos.
Intranet
La Intranet o la web interna de una empresa al que únicamente tienen acceso los trabajadores, aporta una serie de ventajas así como el ahorro de tiempo y costes, la rapidez y eficiencia de la comunicación, la mejora de la seguridad, el aumento de la colaboración entre empleados, la gestión del conocimiento, la mejora de la imagen de la empresa de cara a los empleados e incremento de la productividad.
Hay diferentes soluciones con las que se puede crear una Intranet, como Microsoft Sharepoint, WordPress o Google Sites
Videoconferencia
Se trata de una herramienta que permite conectar a dos o más personas distanciadas geográficamente. De esta manera, se evitan desplazamientos y se ahorra tiempo y dinero. Además, las videoconferencias aumentan la eficiencia y la productividad de los equipos, ya que se pueden reunir a muchos asistentes. También, favorecen la colaboración y el trabajo en equipo, aceleran la toma de decisiones, facilitan la comunicación y aseguran la continuidad del trabajo.
Las mejores aplicaciones que permiten realizar videoconferencias son: Skype, Teams, Hangouts, Google Meet, Webex meeting, y Toometing, entre otras.
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