Una comunicación sólida y eficaz es muy importante en todos los lugares de trabajo y desempeña un papel crucial en la supervivencia a largo plazo de cualquier organización. Muchas veces la conversación de una comunicación empresarial se centra en la marca de la empresa y su efecto en el consumidor. Para que una organización sea eficiente en el servicio al consumidor, debe centrarse en las formas de mejorar los diálogos internos de su propia plantilla.
En cualquier organización, la comunicación formal funciona dentro de un conjunto de disciplinas y está ampliamente estructurada. La comunicación puede fluir de abajo hacia arriba cuando hay que transmitir quejas y críticas a la alta dirección o de arriba hacia abajo cuando hay que comunicar anuncios y decisiones cruciales al personal. Entender los diferentes tipos de comunicación ayuda a determinar la dirección de la comunicación.
La comunicación ascendente y descendente son vitales para el buen funcionamiento de las actividades dentro de la organización. En ambas formas de comunicación, la información fluye verticalmente dentro de la organización. La diferencia más significativa y principal entre las dos formas es que en la comunicación ascendente, los mensajes se envían de los subordinados a los superiores y en la comunicación descendente, los mensajes se envían de los superiores a los subordinados. Pero, ambos tipos de comunicación son los dos aspectos de la comunicación vertical y se complementan entre sí.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación ascendente?
Cuando el flujo de información en una organización se produce desde los niveles inferiores de la escala empresarial hacia los niveles superiores, esto se denomina comunicación ascendente. Esta forma de comunicación ayuda a los empleados a expresar sus puntos de vista, ideas o quejas a la alta dirección. Este tipo de comunicación es habitual en las organizaciones que valoran un entorno inclusivo y democrático. Da confianza a los empleados para que expongan sus opiniones sobre las actividades que se desarrollan en la organización de forma dinámica.
La comunicación ascendente es una fuente de información muy vital y crucial para que la alta dirección tome sus decisiones empresariales. Les ayuda a alertar a los altos cargos sobre los cambios necesarios en la organización.
Los empleados motivados e instados a dar su opinión tienen un sentido de pertenencia y respetan que su opinión es importante. Además, pueden ser el factor que contribuya a la elaboración de nuevas políticas o a la modificación de las obsoletas. Por tanto, la comunicación ascendente puede ser extremadamente útil para una organización.
En este tipo de comunicación, el mensaje puede transmitirse por medios orales -reunión empleador-empleado, procedimiento de reclamación, política de puertas abiertas, etc. Por medios escritos -informes, cartas, quejas, sugerencias, etc.-.
¿Qué es la comunicación descendente?
En este tipo de comunicación, los mensajes formales se transmiten a los empleados a través de una cadena de mando. Es el proceso de enviar un mensaje desde el nivel superior de la dirección a los empleados. Estos mensajes tienen autoridad y normalmente contienen información sobre procedimientos, políticas y avisos vitales que son importantes para la organización.
El objetivo principal es mantener a toda la plantilla de la organización de acuerdo con los mensajes transmitidos. En cualquier organización, las órdenes de los directivos a los empleados son la forma básica de comunicación descendente. Pueden ser en forma de memorandos, presentaciones orales, manuales, políticas o guías.
La comunicación descendente sigue la jerarquía de la organización, lo que significa que el cumplimiento de los miembros y la disciplina organizativa son más fáciles de preservar. También proporciona competencia, ya que la información y las instrucciones proceden de los altos cargos, que tienen el poder de gestionar las actividades de la organización.
Los empleados reciben información de los superiores que gestionan esas actividades. Con la ayuda de la comunicación descendente, los altos cargos pueden comunicar fácilmente los objetivos y asignar las responsabilidades para alcanzarlos.
La ejecución de este intercambio de información es muy importante. La gestión inadecuada del envío de la información o del mensaje a tiempo, puede conducir a una brecha de comunicación y dar lugar a diversas consecuencias no deseadas. Estas consecuencias acaban por obstaculizar el rendimiento de la organización. La comunicación descendente desempeña un papel fundamental en la consecución de los objetivos y las políticas de la organización.
Diferencias clave
La diferencia entre la comunicación ascendente y descendente depende principalmente del flujo de comunicación dentro de cualquier organización. Estos dos canales de comunicación tienen diferentes modos de transferir la información, que varían de una organización a otra.
- La naturaleza de la comunicación ascendente es participativa, lo que invita a los subordinados a compartir sus puntos de vista y opiniones con la alta dirección. En el otro extremo, la comunicación descendente es de naturaleza autoritaria que tiende a dirigir a los subordinados respecto a la misión y los objetivos de la empresa.
- La comunicación ascendente se utiliza para presentar quejas o apelaciones, dar retroalimentación, opiniones y sugerencias. A diferencia de la comunicación descendente, que se utiliza para dar órdenes, mandatos, advertencias, consejos o asignar responsabilidades.
- La comunicación ascendente requiere más tiempo que la comunicación descendente, ya que esta última está facultada por la autoridad y está limitada en el tiempo.
- La comunicación ascendente es ocasional, mientras que la descendente es frecuente.
- Las formas habituales de comunicación ascendente son los informes, las cartas directas y las propuestas. Por el contrario, las formas habituales de comunicación descendente son las órdenes, las circulares y los avisos.
- La comunicación ascendente triunfa en un entorno participativo y democrático. En cambio, la comunicación descendente prevalece en situaciones autoritarias y autocráticas.
- La comunicación ascendente se utiliza con menos frecuencia que la comunicación descendente. No se produce con frecuencia. Por el contrario, la comunicación descendente es el patrón de comunicación más utilizado. Se produce en numerosas ocasiones para dar orden, instrucciones y consejos a los empleados. Se produce con frecuencia para mantener las funciones organizativas activas y sin problemas.
Problemas y soluciones
Comunicación descendente: un problema de rapidez y claridad
Según un estudio de Gallup de 2015, el compromiso de los empleados aumenta cuando los directivos ofrecen una comunicación coherente y clara. Por lo tanto, los directivos que incorporan una estrategia de comunicación descendente rutinaria tienen la idea correcta. La comunicación interna de la dirección puede ayudar a evitar los silos mediante la delegación de funciones y políticas en todos los departamentos. Según el tono del mensaje, puede hacer que la dirección sea más accesible. Sin embargo, hay algunos problemas conocidos con la comunicación descendente.
Dado que los mensajes descienden a través de una «cadena de mando», la intención y la motivación originales de la comunicación pueden verse distorsionadas. Se pueden omitir o alterar detalles específicos para beneficiar a la persona que transmite el mensaje. La comunicación descendente, en su forma más pura, no deja espacio para una respuesta inmediata de los subordinados. El resultado es que los mensajes unidireccionales pueden parecer autoritarios y cerrados a la retroalimentación.
Comunicación ascendente: la importancia de la participación de la dirección
Cuando en una empresa existe una sólida cultura de comunicación ascendente, se motiva a los empleados para que sientan que pueden compartir sus opiniones sobre los procesos y la cultura de la empresa con la alta dirección. La comunicación ascendente es uno de los principales indicadores de un nivel saludable de compromiso de los empleados.
Uno de los factores más importantes para mantener a los empleados comprometidos es fomentar un entorno en el que los empleados puedan acudir a los directivos para exponer sus preocupaciones. Si la cultura es importante, la comunicación ascendente puede ayudar a la creatividad general y hacer que los empleados sientan que tienen voz en el planteamiento de las metas y objetivos de la empresa.
Aunque esta forma de comunicación tiene muchos aspectos positivos, hay algunas cuestiones que la dirección debe abordar para aplicar eficazmente cualquier estrategia de comunicación ascendente. Si la apertura a las ideas o sugerencias de los empleados no es uniforme en los mandos intermedios y superiores, los empleados podrían temer represalias por presentar cualquier queja o crítica constructiva a los altos cargos.
La distorsión de los mensajes también es un problema. Si los directivos inmediatos no se sienten cómodos con el mensaje de sus empleados, la alta dirección podría escuchar un mensaje diferente al deseado. Una estrategia de comunicación ascendente completa y estructurada que no sólo se discuta, sino que se aplique, es vital para evitar estos y otros problemas relevantes.
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