Comprender la diferencia entre información y comunicación, y utilizar cada una de ellas en el lugar que le corresponde, sólo puede mejorar los intercambios dentro de la prestación, escribe Val Moore.
A menudo, las palabras «información» y «comunicación» se utilizan indistintamente. Se oye: «Me he comunicado con ella», lo que significa que se ha dado información. Pero dar información es un proceso unidireccional; la comunicación es bidireccional.
Dar información es, por supuesto, necesario e importante. Es una declaración, como «El jueves habrá una reunión de equipo a las 17.00 horas» o «Por favor, no aparque su coche en el parking el martes porque se está asfaltando».
Comunicarse con alguien significa tener la intención de entablar un diálogo, ya sea cara a cara, por correo electrónico o por otros medios. La comunicación consiste en hacer preguntas y escuchar las respuestas. Se trata de recibir información, analizar las respuestas, reevaluar su posición y hacer avanzar la discusión. A veces, esto se traduce finalmente en la difusión de la información.
Los empleados, sobre todo en las grandes empresas, pueden tener la sensación de que sólo se les da información y se sienten incapaces de iniciar un diálogo o no quieren hacerlo, no se sienten implicados. A menudo, la empresa puede perderse algunas buenas ideas o descubrir lo que realmente está ocurriendo en la empresa.
La dirección debe tomar la iniciativa de abrir la comunicación.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación?
La comunicación es el acto de dar, recibir y compartir información, es decir, hablar o escribir y escuchar o leer. Los buenos comunicadores escuchan con atención, hablan o escriben con claridad y respetan las diferentes opiniones.
Unas buenas habilidades comunicativas pueden ayudar a los niños a relacionarse tanto cara a cara como en el mundo online. Enviar mensajes de texto, chatear y publicar de forma responsable depende de la comprensión de cómo las palabras y las imágenes afectan a los demás.
Ocho componentes esenciales de la comunicación
Para entender mejor el proceso de comunicación, podemos desglosarlo en una serie de ocho componentes esenciales:
- Fuente: La fuente imagina, crea y envía el mensaje. En una situación de oratoria, la fuente es la persona que da el discurso. Él o ella transmite el mensaje compartiendo información nueva con el publico.
- Mensaje: «El mensaje es el estímulo o significado producido por la fuente para el receptor o audiencia» McLean, S. (2005). The basics of interpersonal communication (p. 10). Boston, MA: Allyn & Bacon.
- Canal: El canal es la forma en que un mensaje o mensajes viajan entre la fuente y el receptor.
- Receptor: El receptor recibe el mensaje de la fuente, analizando e interpretando el mensaje de forma intencionada y no intencionada por la fuente
- Retroalimentación: Cuando respondes a la fuente, intencionadamente o no, estás dando una retroalimentación. La retroalimentación se compone de mensajes que el receptor devuelve a la fuente. Verbales o no verbales, todas estas señales de retroalimentación permiten a la fuente ver lo bien, lo exacto (o lo pobre e inexacto) que fue recibido el mensaje.
- Entorno: El entorno es la atmósfera, física y psicológica, donde se envían y reciben mensajes
- Contexto: El contexto de la interacción comunicativa implica el entorno, la escena y las expectativas de los individuos implicados
- Interferencia: Las interferencias, también llamadas ruidos, pueden proceder de cualquier fuente. «La interferencia es cualquier cosa que bloquea o cambia el significado previsto del mensaje por la fuente
Cada uno de estos ocho componentes cumple una función integral en el proceso global.
Características de la comunicación
- Dos o más personas: La primera característica importante de la comunicación es que debe haber un número mínimo de dos personas porque ningún individuo puede tener un intercambio de ideas consigo mismo. Es necesario un oyente para recibir las ideas propias. Por lo tanto, debe haber al menos dos personas: el emisor de la información y el receptor.
- Intercambio de ideas: La comunicación no puede concebirse sin el intercambio de ideas. Para completar el proceso de comunicación debe haber un intercambio de ideas, órdenes, sentimientos, etc., entre dos o más personas.
- Comprensión mutua: La comprensión mutua significa que el receptor debe recibir la información con el mismo espíritu con el que se le está dando. En el proceso de comunicación, es más importante comprender la información que llevarla a cabo.
- Comunicación directa e indirecta: En la comunicación no es necesario que el receptor y el dador de la información estén cara a cara. La comunicación puede ser tanto directa como indirecta. La comunicación directa es una conversación cara a cara, mientras que la indirecta es a través de otros medios.
- Proceso continuo: La comunicación es un proceso interminable, como es el caso de la empresa, donde el directivo asigna continuamente trabajo a sus subordinados, trata de conocer la marcha del trabajo y da instrucciones.
- Uso de palabras y símbolos: Puede haber muchos medios de comunicación, como el escrito, el oral y el simbólico. Los ejemplos de comunicación simbólica son el toque de campana para cerrar una escuela o un colegio, decir algo con el movimiento del cuello, mostrar enfado o desaprobación a través de los ojos, dar alguna decisión levantando un dedo en el cricket, etc.
¿Qué es la información?
La información desempeña un papel fundamental en casi todo lo que hacemos en la sociedad moderna. La información son hechos, datos, números, imágenes, documentos, sonidos o actos de una persona que se entregan al destinatario con el fin de explicar, informar y verificar que el destinatario pueda utilizar dicha información para algún fin concreto.
En otras palabras, la información es el conocimiento que se deriva de los datos, que han sido transformados, interpretados, almacenados y utilizados para algún fin. Con esa información podemos averiguar lo que no sabemos antes y afectará a lo que ya sabemos. Además, podemos tomar una decisión correcta. Las decisiones son imposibles sin información y los usuarios buscan constantemente más y mejor información para apoyar la toma de decisiones. También puede reducir la sensación de duda y la sensación de incertidumbre sobre la información. Por ejemplo, la información contable es muy importante para que una empresa pueda determinar los beneficios o las pérdidas del negocio.
Características de la información
Toda buena información tiene las siguientes características:
- Subjetividad: El valor y la utilidad de la información son muy subjetivos, porque lo que es información para una persona puede no serlo para otra.
- Pertinencia: La información sólo es buena si es relevante, es decir, pertinente y significativa para el responsable de la toma de decisiones.
- Oportunidad: La información debe entregarse en el momento y lugar adecuados a la persona adecuada.
- Exactitud: La información debe estar libre de errores, porque una información errónea puede dar lugar a decisiones equivocadas y erosionar la confianza de los usuarios.
- Formato correcto de la información: La información debe tener el formato adecuado para que sea útil para el responsable de la toma de decisiones.
- Exhaustividad: Se dice que la información es completa si el responsable de la toma de decisiones puede resolver satisfactoriamente el problema en cuestión utilizando esa información.
- Accesibilidad: La información es inútil si no es fácilmente accesible para los responsables de la toma de decisiones, en el formato deseado, cuando la necesitan.
Comunicare, sabe comunicar
El uso de herramientas y aplicaciones tanto de la comunicación como de la información también mejora las relaciones comerciales. Por ello, una buena comunicación es vital cuando se trata de contactos comerciales externos, como los proveedores.
El éxito en las áreas de las operaciones de un negocio estará influenciado por el tipo de herramientas y aplicaciones de comunicación que tenga. Por lo tanto, si se desea aumentar considerablemente las posibilidades de establecer buenas relaciones con los contactos comerciales, se debe de demostrar que eres una entidad con la que es fácil asociarse. Una comunicación empresarial eficaz es la clave para abrir nuevas alianzas y reforzar las existentes.
En Comunicare sabemos lo importante que son las herramientas de comunicación por eso ofrecemos soluciones 360º, es decir, servicios de marketing digital, publicidad, consultoría, creatividad, entre otros. Además, estamos especializados en las grandes ramas del marketing como el posicionamiento SEO y posicionamiento SEM, remarketing multiplataforma, landing page A/B testing, CRO, email marketing, analítica web, social media, community management, marketing estratégico entre muchas más. Comunicare también se centra en la captación online a través de campañas en redes sociales, permitiendo a las empresas posicionarse en los primeros resultados de Google.
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