El mundo empresarial está formado por organizaciones de distintos tamaños y tipos.Existen empresas pequeñas y medianas, así como multinacionales. Algunas empresas son familiares, otras creadas por más de un socio. De la misma forma, existen mayoristas y minoristas. Sea cual sea su tamaño y origen, es determinante conocer las características de la comunicación corporativa.
Toda empresa necesita tener establecida la forma en la que envía sus comunicados. Por una parte, se encuentra la denominada comunicación interna. Esta, es la encargada de integrar todas las partes de la organización, para poder así alcanzar los objetivos comunes previamente propuestos.
El otro tipo de comunicación, es la externa. Esta es la que se utiliza para las relaciones con los distintos organismos, clientes, proveedores… En parte, de ella depende el éxito o fracaso de los negocios.
Índice de contenidos
Importancia de la comunicación corporativa
Se entiende como comunicación corporativa a todos los procedimientos que lleva a cabo un negocio para transmitir y recibir información. El objetivo es lograr un buen funcionamiento del negocio.
Esta transmisión sucede de dos maneras. La primera, a nivel interno. Desde los directivos, los distintos departamentos, los trabajadores…
La segunda, es la que sucede a nivel externo. En esta, entran en juego todos los agentes exteriores con los que mantiene relación un negocio.
Una buena comunicación empresarial, permite el buen funcionamiento de las organizaciones. Se consigue que los distintos niveles jerárquicos, sepan cuál es su cometido en cada momento. Se ahorra tiempo y dinero, ya que no surgen dudas, y en consecuencia, parones. Igualmente, aumenta la confianza de cada trabajador, reduciéndose los errores. También se incentiva la motivación de los integrantes y la interacción entre ellos. En definitiva, se mejora la productividad en el entorno empresarial.
Tipos de comunicación corporativa
De la misma forma que existen distintos tipos de empresas con objetivos y necesidades distintas, cada una utiliza diferentes canales para su comunicación. Es necesario conocer los tipos y características de la comunicación corporativa.
Comunicación corporativa interna y externa
Ha sido anteriormente mencionado, puesto que es la primera diferenciación que se tiene en cuenta. La comunicación interna es la producida entre los integrantes y departamentos. Para ello, la empresa tiene que determinar los canales que se van a utilizar. En pequeñas muy pequeñas, se utiliza el boca a boca o el correo electrónico. Cuando los negocios tienen una dimensión más grande, estos no son suficientes. Los más habituales son: las reuniones, los CRM, los eventos sociales, chats internos y buzones de sugerencias.
Para la comunicación externa, los canales que se utilizan son otros. Existen muchos tipos, y se escogen dependiendo del público al que van dirigidos. Pero en general, estos son los que todas las empresas tienen: Notas de prensa y comunicados, para las relaciones que se tienen con los medios de comunicación. La publicidad, que comprende la tradicional y la digital. La web corporativa, como escaparate de la empresa. El blog, que informa de una manera más allá de lo institucional. Las redes sociales, para informar de distintos hechos: promociones, candidaturas… Y por último, los boletines digitales y las llamadas telefónicas.
Sentido ascendente, descendente y horizontal de la comunicación corporativa
El sentido se define en base a la jerarquía que tienen el receptor y el emisor. En el caso ascendente, el emisor es el trabajador y el receptor alguien con un cargo superior. Por eso tiene un sentido vertical desde abajo hacia arriba.
Por último, se encuentra la comunicación horizontal. Se conoce así puesto que tanto receptor como emisor, ocupan el mismo nivel jerárquico dentro de la empresa.
Unidireccional y bidireccional
La comunicación unidireccional es la que se surge desde el emisor, sin un posterior intercambio. Sucede cuando un superior ordena algo sin necesidad de una respuesta.
El tipo de comunicación bidireccional es el más habitual. Como mínimo, intervienen dos sujetos, emisor y receptor. Tanto uno como otros toman parte en el proceso comunicativo.
Formal e informal
Es el tono que adquiere la comunicación. Depende del grado de confianza y de la situación. Normalmente, se utiliza un registro formal cuando la comunicación es externa. Sobre todo, hacia organismos oficiales, entidades financieras y servicios exteriores. En estos casos, el tono es más respetuoso y técnico.
La comunicación informal, es la que adquiere un tono más directo y coloquial. Es habitual entre personas del mismo orden jerárquico, y en empresas de carácter familiar. El protocolo suele ser más relajado, y ello permite su utilización.
10 características de la comunicación corporativa
Es necesario comprender las características que tiene la comunicación empresarial. Conocerlas en profundidad, permite a las empresas realizar los comunicados de manera efectiva.
1.Identidad e imagen visual
Todo negocio tiene una identidad gráfica. Con esta identidad, se consigue una diferenciación frente a los competidores. Esta característica de la comunicación corporativa es básica para que tenga coherencia.
2.Estructura de la organización
Del tipo de empresa dependerá la comunicación que se establezca entre los públicos. Lineal, funcional, matricial o línea staff son algunos de los tipos de empresa que puede tener la organización.
3.Misión, visión y objetivos
Es de los primeros aspectos que determina y comunica una empresa. Todas sus acciones deben ir basadas en estos principios. Para cumplir los planes de negocio, tienen que tener en cuenta las metas y propósitos.
4.Los distintos públicos para la comunicación corporativa
Determinar los distintos públicos es necesario para adaptar las comunicaciones. Dependiendo de los intereses y las relaciones con cada uno, se adoptara un tipo u otro de mensaje.
5.Políticas
Los negocios cuentan con políticas y acuerdos que guían y garantizan la ejecución de los planes estratégicos corporativos.
6.Cultura
Es el conjunto de normas, valores, suposiciones, formas de actuar y de pensar que comparten los miembros de una organización. Los mensajes deben ser coherentes con la cultura empresarial para que esta sea consistente. Es básico tener bien definida la cultura para una buena comunicación corporativa.
7.Comunicación verbal y no verbal
La comunicación verbal es toda la que se utilizan palabras, de manera oral o escrita. Mientras, la comunicación no verbal es todos los gestos, miradas, movimientos corporales y expresiones que comunican o transmiten información.
8.Canales externos e internos
Para dar a conocer informaciones, potenciar sus relaciones y visibilizarse hacia sus públicos.
9.Manuales
Es una especie de documento donde se detallan los distintos procesos que tiene una organización. Entre ellos, se encuentra la comunicación.
10.Imagen y reputación
Está comprobado, que todo lo que haga un negocio, se ve reflejado en el pensamiento de los colaboradores, clientes, medios de comunicación, y el resto de públicos en general.
Errores más comunes en la comunicación corporativa
Una vez conocidas las distintas características de la comunicación corporativa, es recomendable saber los errores para tratar de evitarlos.
Falta de consistencia
Uno de los factores que más influye en que la comunicación sea en verdad útil es la credibilidad del emisor y la consideración que se muestra para con el receptor del mensaje Un ejemplo de ello puede ser la existencia de disonancias entre lo que se dice y lo que se hace, no manteniendo los emisores una manera de actuar coherente con los mensajes emitidos.
Falta de conexión emocional
Otro de los problemas puede encontrar en la manera en que se produce la comunicación. Por ejemplo, en algunas organizaciones puede existir una dificultad para generar una sensación de vinculación a nivel emocional, lo que en los trabajadores puede generar un menor compromiso y productividad y en los usuarios una falta de interés y la búsqueda de otras alternativas
No comprender el contexto
También debe valorarse la adecuación a la situación actual y a los avances sociales, así como a las particularidades de la propia situación. Por ejemplo, estar al tanto de las nuevas tecnologías es totalmente necesario.
Aislamiento y falta de comunicación
El ejemplo más claro es el uso estable y continuado de comunicación unidireccional, el cual puede generar una situación de estancamiento y una falta de comprensión de lo que ocurre en la propia organización.
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Preguntas frecuentes
¿Debe ser igual la comunicación interna y externa?
Esta decisión depende de las características de la comunicación corporativa. Dependiendo cual sea la situación, el objetivo y el público, será necesario un tipo de tono u otro. Por ejemplo, si tu empresa tiene una cercanía con sus clientes, la comunicación por redes sociales y correo electrónico será más cercana. En cambio, cuando se tenga que enviar un comunicado a un grupo de inversores, el tono será distinto. Se incluirán más datos económicos y los tecnicismos tendrán mejor cabida que en el anterior tipo de comunicación.