La comunicación organizacional, la comunicación institucional o corporativa son sinónimos. Hacen referencia al envío y recepción de información entre distintos sujetos, que están de alguna manera relacionados. También entre los que forman parte de cualquier organización (empresas, instituciones…) con el fin de lograr una meta establecida. Por ello, hacer un buen análisis de la comunicación organizacional es básico para cualquier negocio.
Algunas empresas cometen el grave error de percibir esta comunicación como un simple intercambio de datos. Sin embargo, abarca de igual manera aspectos como: El establecimiento de dinámicas de cooperación, de coordinación y de avance hacia el logro de objetivos. En definitiva, sirve para gestionar la organización en la que se realiza, y para integrar sus distintos elementos. Como consecuencia, tiene repercusión en cuanto a calidad y productividad.
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3 factores de la comunicación organizacional
- Su carácter social: Está relacionado con personas en los distintos cargos dentro de una organización. Por ello, cada organización adquiere un carácter cultural.
- Su carácter disciplinario: Es otro concepto del saber administrativo. Trata de integrar criterios de carácter científico social a la manera que se comunica, tanto de manera interna como externa.
- Carácter técnico y de actividad: Su principal objetivo es crear una estrategia. Con esta, se pretende facilitar y agilizar el flujo de información ente la organización y su público.
Importancia de la comunicación organizacional
La comunicación institucional es una de las acciones necesarias para crear un clima organizacional. De esta manera, se posibilita tanto el flujo interno como el externo de la información. Los múltiples beneficios que se consiguen tras un buen análisis de la comunicación organizacional y su implementación son:
- Intercambio entre consumidores: Además del simple intercambio entre organización y consumidor, permite respuesta por parte del público. Es decir, permite un feedback por parte de estos.
- Sincronización entre gestión y administración: De esta manera, se consigue una valoración interna y adecuada en el tiempo.
- Logro de resultados: La coordinación entre las distintas partes de la organización, beneficia a la consecución de óptimos resultados.
- Imagen institucional: La proyección que se recibe de la organización en el exterior es controlada. Se hace consecuentemente a las estrategias promocionales y publicitarias.
Tipos de comunicación organizacional
Dependiendo de los criterios que se seleccionan, hay distintas formas de clasificar la comunicación institucional. Estos son los más comunes:
Comunicación interna y externa:
A la hora de realizar un análisis de la comunicación organizacional, se tiene en cuenta si es a nivel externo o interno. La interna, es la que surge entre miembros o departamentos de la misma empresa. En cambio, la externa hace referencia a toda aquella comunicación que sucede entre la organización, y los demás agentes (instituciones, proveedores, clientes…)
Comunicación formal e informal
Hace referencia al registro y tono que se utiliza en los mensajes. La comunicación formal suele suceder en la comunicación externa. Cuando los participantes son instituciones, cuando se realizan comunicados oficiales… En cambio, la informal suele suceder a nivel interno. Tanto a nivel personal como en llamadas, entre individuos de la propia organización. También se puede encontrar con proveedores con los que se ha generado mucha confianza.
Comunicación ascendente, descendente y horizontal
Esta clasificación tiene que ver con la jerarquía dentro de la organización. La ascendente y la descendente tienen lugar entre jefes y subordinados, subiendo cuando va de estos últimos a los primeros, y viceversa. En cambio, la horizontal es aquella que se da entre individuos del mismo eslabón jerárquico, es decir, entre pares.
Barreras de la comunicación organizacional
Uno de los aspectos a tener en cuenta al realizar un análisis de comunicación organizacional, son las posibles barreras. Las barreras comunicativas, son obstáculos que interfieren o reducen la efectividad de esta. En el caso de la comunicación institucional, están relacionadas con las propias dinámicas de la empresa que desfavorecen el proceso comunicativo. Las barreras más comunes y que se deben tener más en cuenta, son las siguientes:
Falta o pobreza de planificación
Sucede cuando no se tiene establecido rigurosamente el proceso y las herramientas de comunicación. Cuando las organizaciones no tienen un protocolo oficial, surgen deficiencias comunicativas. También es habitual que sea causa de una falta de jerarquía, donde los individuos no tienen claro sus obligaciones.
Deficiencias en la selección o formación del personal
Todos los integrantes de una organización deben saber cuáles son sus obligaciones en cuanto a organización y comunicación. Para ello, la organización debe estar predispuesta a ofrecer una formación a todos los que la forman. Además, la selección del personal correcto es otro aspecto fundamental a tener en cuenta.
Pérdida de información por retención limitada
Suele ocurrir en organizaciones de tamaño mediano o grande. En estas, el flujo de comunicación entre departamentos es necesario. Muchas veces, desde que se emite el mensaje hasta que es recibido, el contenido o significado pierde precisión y detalles necesarios.
Barreras internacionales
Las barreras internacionales pueden surgir por diversos motivos. Desde las diferencias de lenguas, las metodologías utilizadas, el entendimiento de la cultura empresarial… Por ello, requieren una adaptación del mensaje, para evitar un entorpecimiento en el significado.
Estrategias de la comunicación organizacional
Una vez hecho el análisis de la comunicación organizacional, es necesario escoger las estrategias para mejorar la comunicación. Algunas de estas estrategias son las siguientes:
Auditar la comunicación
Es conveniente auditar la comunicación cada cierto tiempo. De esta manera, se puede evaluar el desempeño que tiene el proceso comunicativo. El objetivo es hacer un diagnóstico relevante, con intención de adoptar procesos de mejora. Es posible que el departamento de comunicación sea el encargado de realizar estas auditorías. También, para tener una visión externa, se puede contratar a una empresa ajena para que evalúe los distintos aspectos. La frecuencia con la que se debe de realizar este proceso, depende del tamaño de la organización, el número de agentes con los que se mantiene conversaciones y otros hechos.
Reforzar la comunicación informal
Reforzar la comunicación informal entre los integrantes favorece el trabajo en equipo y la confianza. Existen actividades lúdicas y trabajos en equipo, en los que los componentes de la organización se conocen y aprenden unos de otros. el beneficio que se obtiene es fomentar la comunicación en el entorno laboral. Existen distintas empresas especializadas en este ámbito, las cuales se encargan de organizar todas las actividades necesarias.
Limitar el tiempo perdido
Se debe hacer un buen cronograma donde se limite el tiempo de eventos, reuniones… Este tipo de actos son propensos a extenderse por falta de organización. Un buen plan previo evita este tipo de extensiones innecesarias. Algunas empresas, incluso, replican esquemas tecnológicos extraídos de Facebook y otras redes sociales.
Invertir en la proyección externa
La organización puede manejarse con esquemas internos de comunicación particulares, pero de cara al público o a sus clientes debe poder brindar información de manera expedita, responsable y puntual, por lo que es clave manejar un criterio unificado de comunicación externa.
Herramientas de comunicación organizacional
Dependiendo de las necesidades y dimensiones de cada empresa, se adoptan unas herramientas u otras. En el ámbito interno, una intranet, el correo electrónico, el boca a boca… son algunas de las herramientas que más se utilizan.
En cambio, en cuanto a comunicación externa, son otras las herramientas que se suelen escoger. Por ejemplo, notas de prensa para las relaciones con los medios de comunicación o una web corporativa. También las redes sociales son cada vez un canal más habitual para mantener relaciones continuadas con los consumidores.
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Muchas de las necesidades que detectamos, es el mantener relaciones bidireccionales con los consumidores. Para ello, nuestros profesionales dedicados al community management, estudian detenidamente a los diferentes públicos. Una vez realizado este paso, crean contenido personalizado para mejorar la gestión de las redes sociales.
Otro de los canales que aplicamos a este tipo de comunicación, es el correo electrónico. Realizamos campañas de mailing,tanto para la comunicación interna como externa. Por ejemplo, para mandar promociones a los clientes, creamos correos mensuales donde se incluyen las nuevas promociones. Por otra parte, para trasmitir los objetivos mensuales a los distintos departamentos, hacemos campañas de correo electrónico para los trabajadores.
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Preguntas frecuentes
¿Qué herramienta es más efectiva para la comunicación organizacional?
Tras realizar un buen análisis de la comunicación organizacional, se determinan las herramientas que se van a escoger para las distintas comunicaciones. Depende de muchos factores. Se tiene en cuenta si la comunicación es a nivel externo o interno. De la misma forma, los públicos a los que se quiere enviar cada mensaje, y los canales más adecuados para ello. Las dimensiones de la organización es otro de los factores que influyen para escoger unas u otras. Por último, el presupuesto del que dispone la empresa, así como la rapidez con la que se necesita comunicar son otros factores determinantes.