Una agencia de comunicación y relaciones públicas debe ser cooperativas en sus actividades, ya que son dos medios importantísimos por los que va a depender la reputación de una empresa.
Todas quieren ser un aliado estratégico, presentándote nuevos intereses en los medios más notorios de comunicación y otros canales. Esto sirve de gran ayuda a las empresas y particulares para que los medios de comunicación contacten con ellos para proponerlos temas convirtiéndolas en noticias.
Estas agencias ayudan a la reputación de sus clientes al aparecen en los distintos medios como revistas, artículos de prensa, espacios televisivos, en programas de radio, internet, redes sociales y muchas más donde dan a conocer todos los rasgos y aspectos positivos de la empresa y destacando su actividad social y empresarial, creando y gestionando nuevas publicaciones para impactar a su público objetivo.
Índice de contenidos
Funciones agencia comunicación y relaciones públicas
Estas tienen varios frentes que aun desconozcas, pero todos muy relevantes para dar a tu empresa un estilo propio:
Crean y distribuyen los contenidos
El crear y distribuir contenido es la base de toda agencia de comunicación y por ello han de entender muy bien dos cosas: ¿Qué hace mi cliente? Y ¿Qué es lo que quiere comunicar?
Partiendo de esto, los encargados de las relaciones publicas tienen un juicio razonable ante los periodistas, a los cuales no es fácil llegar con temas meramente empresariales, pero si la impresa tiene claro lo que quiere comunicar, les facilita mucho a los medios de comunicación el crear una noticia de interés para que llegue a una gran audiencia.
Aun así, habrá que tener claro a que medios, periodistas y que tipo de contenido debemos compartir ya que se debe crear una estrategia para poder ser lo más relevantes posible en el contenido.
El contenido lo planea el cliente junto con la agencia en distintos formatos como: artículos, notas de prensa, columnas, entrevistas, etc.
La comunicación de crisis
Puede que se de la situación de que en algún momento la empresa encuentre un tema polémico sobre la empresa, y esto puede suponer que sea negativo y que llegue a perjudicarla por ello, puede que la agencia de comunicación deba hacer alguna estrategia para solventar este problema. Se deben crear comunicaciones en ese mismo momento para contrarrestar la información de la prensa.
Si no tienes un plan de crisis, entonces debes actuar de forma que puedas dar una nota de prensa en los que se esta divulgando esa noticia para mantener informados y dar respuesta inmediata, sobre todo si la empresa o marcas es cuestionada o atacada.
Si se trata de una situación grave, una situación de crisis, este plan no debe realizarse solo para no impulsar más una información negativa sino para también transmitir noticias actualizadas cada día y ruedas de prensa para que los periodistas puedan escuchar y recibir la información de la compañía, que ante un daño que ya esta causado, se debe actuar de esta manera para retomar la normalidad.
Tener comunicación externa y relaciones públicas
No solo se trata de publicar información en medios de comunicación, sino que también la empresa debe actividades ajenas a la venta de su producto o servicio. Por ejemplo, las Relaciones Públicas pueden ser un gran impulso para la compañía al crear un ecosistema o entorno corporativo influyente. El que trabaje en ello va a ayudar notoriamente a la empresa y a mejorar su relación con el exterior, relación con los diferentes gremios, presencia en eventos y congresos de ese sector y relaciones con nuevos empresarios.
Esta relación va a ser muy dinámica ya que se pueden conseguir contactos tanto a nivel gubernamental como a nivel privado lo que llevara a dar un impulso al entorno social de una manera productiva.
El entrenamiento de los “voceros”
Las agencias son las encargadas de dar conocimientos a los voceros los cuales son o bien la persona encargada, el gerente, el presidente o el CEO de la empresa. En ellos recae todo el peso de la empresa, desde la producción hasta la comunicación de toda actividad ya que se atribuyen los logros y por tanto, los fracasos de la misma.
No siempre podemos encontrar directivos que sepan comunicar o que tengan experiencia en hablar sobre la empresa, hacer declaraciones o entrevistas a los medios de comunicación por ello, es muy importante que estas personas estén capacitadas y actualizadas en conocimientos para hacerlo de la mejor manera. La agencia de comunicación se encarga de su entrenamiento y así poder afrontar esos miedos y dudas a lo que se puede o no decir.
Los aspectos sobre el entrenamiento a “voceros” son muchos, pero los más importantes a los que le deberíamos dar mas importancia serían: la expresión oral, claridad en la exposición, carisma, asertividad, tono de voz y gesticulación. Esto aportara seguridad y credibilidad por parte de la empresa.
La organización de eventos y las ruedas de prensa
Organizar una rueda de prensa es fundamental para comunicar formalmente las novedades de la compañía. Para su organización se necesita de muchos contactos de periodistas, editores, publicadores y los medios.
Para organizar una buena rueda de prensa, deberían participar en ella al menos dos “voceros” de la organización, que, complementándose, podrán resolver todo tipo de dudas. También pueden apoyarse en un video o una pequeña presentación que ayude en la exposición y, tras ello, poder abrir el turno de preguntas.
Con respecto a la organización de los eventos es primordial tener una buena coordinación para que la empresa tenga una continua presencia activa a lo largo del evento y se produzca en todo momento acciones positivas para la marca ya que puede darse que los asistentes sientan que falla alguna parte y eso será captado por los medios.
¿Qué detalles son los mas importantes para una coordinación perfecta?
- Planear el contenido del acto. Esta parte es relevante ya que tiene que ir conjunto con una temática y, sobre todo, acoplada a la ocupación de la empresa.
- Los invitados. Debe se el protagonista, otorgarle autoridad y hacerle participe del evento.
- La logística. Se deben coordinar todos los mensajes, los canales de respuesta, el diseño y crear material POP, elegir el mejor lugar para el evento, las piezas de comunicación y el registro de asistentes.
Monitorizar los medios
Se debe escuchar y analizar lo que se esta publicando en cada momento en los medios a los que tienen acceso nuestros clientes. Las agencias se encargan de este monitoreo para reportar las noticias, enlaces, las replicas, menciones en los distintos medios e incluso, en las redes sociales externas de manera que todo lo que se reporte sea un indicador de un buen trabajo de comunicación y de que se ha conseguido un gran impacto en los medios de comunicación.
A través de él conoceremos el impacto real que podríamos tener en un plan de medios y es muy importante analizarlo de acuerdo a todos factores que consideremos que nos afectarían. Y esto debemos hacerlo varias veces durante el proceso así podemos tener una imagen grafica de la evolución.
El plan de medios
Crear un plan de medios es imprescindible para una agencia de comunicación ya que es aquí donde se define a qué tipos de medios nos queremos dirigir y a qué tipo de audiencias se deben dirigir los esfuerzos de la comunicación.
Tenemos que conocer con exactitud quién es nuestro publico, quién esta dispuesto a escucharnos, lo que conllevaría estipular un rango de edades, un estado socio-económico, el nivel de estudios que podría tener, y otros datos relevantes que puedan concretar el perfil. De aquí podremos conocer el medio de comunicación perfecto para que ese perfil nos encuentre.
A parte, se debe tener un cronograma de las publicaciones que queremos subir, el ámbito geográfico en donde nos vamos a posicionar y hacer una selección del tipo de canales que encontremos oportunos ya que debemos tener un buen numero de impresiones. Estos podrían ser algunos: digitales, impresos, virtuales, sociales o televisivos.
El marketing de contenidos
Para finalizar, pero por ello no es menos importante, la agencia de comunicación debe tener en cuenta las estrategias que este es llevado por el departamento de marketing y así se podrán analizar las campañas que se hacen desde publicidad o anuncios pagados en marketing digital.
A partir de aquí, se hará un plan de marketing de contenidos propio conjunto con un plan publicitario creando nuevas oportunidades para llevar a nuestro publico a conocer más sobre la empresa.
Y faltaría el “timing”. Entre las dos estrategias habría una colaboración pudiendo compenetrar ambas con publicaciones que las enriquezca. Si creamos un calendario con el tiempo de acción ayudara a que se tomen mejores decisiones, y los clientes potenciales verán una coordinación de la publicidad que darán a que ellos mismos se decidan por nuestra marca, empresa o producto y ayudará en la decisión de compra ya que le estamos dando varias opciones sobre el servicio o el producto.