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¿Qué es la contabilidad digital?
Como primer acercamiento, hay que saber que la contabilidad digital es la disciplina financiera que estudia, mide y analiza las partidas que reflejan las transacciones económicas y financieras de todas las organizaciones.
La contabilidad digital también se puede definir como el recurso con el que cuentan las empresas para poder administrar sus gastos e ingresos de la forma más eficiente posible, teniendo en cuenta todas las operaciones de compra, venta o financiación que la misma realiza en el desarrollo de su actividad.
Esta herramienta se ha convertido en una gran aliada para las sociedades, ya que además de su gran ayuda a la hora de llevar a cabo el control sobre sus gastos, también es útil para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, ya que contribuye a la disminución del coste de esta obligación y aporta mayor nivel de productividad y eficacia a nivel interno.
También hay que tener en cuenta que cada vez son más los Estados en los que se está imponiendo la obligación legal de emitir comprobantes fiscales por medios electrónicos para determinados contribuyentes. Este es otro de los motivos por los que para las empresas es importante realizar inversiones en software especializado y en las áreas de contabilidad, con el objetivo de automatizar cada vez más los procesos contables y, por consiguiente, reducir el tiempo que hay que invertir en procesar los datos necesarios para emitir estos comprobantes fiscales.
¿Por qué es necesario realizar una buena gestión digital contable?
A la hora de realizar la contabilidad empresarial, es necesario que la empresa cuente entre sus filas con un departamento contable eficiente, el cual esté familiarizado con la gestión y utilización profesional de las Tecnologías de la Información y la Comunicación. De esta forma, la organización podrá beneficiarse con su contabilidad digital de las siguientes ventajas:
- Ahorro de tiempo en relación al trabajo que se tiene que realizar desde la empresa.
- Simplificación de procesos. Los sistemas contables suponen una simplificación tanto de los procesos fiscales como de las auditorías internas y externas de la compañía, ya que de esta forma se cuenta con los datos actualizados y al día.
- Mayor seguridad. Se trata también de un mecanismo de prevención frente a accidentes, por lo que la empresa está logrando aumentar la seguridad de su información con un coste menor al tradicional.
- Mayores garantías. Los documentos que vienen con la Firma Electrónica ofrecen garantías tanto a empresas como a la propia Administración con respecto a la veracidad de los datos, ya que se impide su manipulación o fraude. Además, estos mecanismos también llevan incluida la identidad del firmante.
- Ahorro económico. La automatización de los procesos contables supone un ahorro importante en la generación, administración y almacenamiento de los libros de la contabilidad de la empresa, de forma que la automatización que se logra con la contabilidad digital supone la forma más eficiente y económica de cara a la realización de estos procesos.
Lo habitual es que la empresa recupere la inversión en digitalización a los pocos meses.
Las transformaciones digitales están llegando a todas las áreas de trabajo de las compañías, ya sea marketing o contabilidad es necesario realizar inversiones a largo plazo para estar a la vanguardia de las últimas novedades tecnológicas y de cómo se pueden implementar en la empresa.
En el marco de la contabilidad y del software contable, uno de los mayores retos a los que se enfrentaron las empresas fue a la necesidad de implementar los sistemas ERP. Los sistemas ERP son los llamados de planificación de recursos empresariales y se pueden definir como los sistemas de información que integran y manejan todos los datos relacionados con las operaciones de la cadena de producción y distribución en relación a las empresas de bienes o servicios. Estos sistemas han contribuido a la reducción de tiempo, dinero y esfuerzo que anteriormente requerían estos procesos contables dentro de las empresas.
La implementación de estos sistemas fue uno de los mayores cambios a los que ha tenido que enfrentarse el área de la contabilidad digital.
La importancia de la digitalización contable
El mundo se ha globalizado, lo que repercute en que las empresas tienen acceso a cada vez más información y generan más datos de los que realmente se necesitan para realizar un análisis contable de la misma.
Además, la reciente pandemia del coronavirus ha demostrado que los estándares contables no hacen más que cambiar día a día, adaptándose a la forma en la que la economía global va cambiando. Estos cambios van acompañados de acciones por parte de las empresas, las cuales necesitan datos contables fiables de forma rápida y eficiente para poder tomar decisiones comerciales y no verse sobrepasadas por la competencia.
Un estudio reciente llevado a cabo por CIMA Global ha demostrado que los contables invierten más de la mitad de su tiempo en la recopilación de los datos financieros que necesitan para analizarlos y extraer las conclusiones que necesitan las empresas. De forma que tan solo dedican un tercio de su tiempo en trasladar las conclusiones que extraen al equipo. Esto significa que se invierte mayor cantidad de tiempo en el establecimiento y discriminación de datos que en la toma de decisiones e implantación de acciones comerciales por parte de las compañías, cuando son estos últimos puntos los que realmente aportan valor a las empresas.
Invertir tanto tiempo en recopilar una información con la que ya se cuenta previamente es un coste que las empresas cada vez están menos dispuestas a asumir. En este punto es donde incide la contabilidad digital, ya que no se trata de contratar a más profesionales como podría ser la solución hace 20 años, sino que la solución pasa por invertir en software y automatización de procesos.
La contabilidad digital como clave del éxito
En la actualidad, las empresas están invirtiendo en tecnologías innovadoras cuya labor es la integración y transformación de datos, eliminando la carga manual que supone el procesamiento tradicional de los mismos, además de la inversión en tiempo que esta requiere. Por tanto, cada vez son más las sociedades que optan por la automatización de los procesos contables, dejando a las máquinas las labores tediosas y repetitivas, lo que supone un gran ahorro económico, de recursos empresariales y de tiempo.
Las compañías más vanguardistas en este sentido también están optando por transmisiones en tiempo real de sus datos contables e información financiera, de forma que incorporan al proceso el análisis de estos datos prácticamente al minuto, eliminando de la ecuación tareas como informes del ejercicio retrospectivo.
Cuando el mercado presenta un desafío, el modo en el que las empresas lo afrontan puede suponer un estancamiento o, por el contrario, una gran oportunidad de crecimiento si lo saben aprovechar bien.
La utilización de la tecnología en el plano de la contabilidad digital no solo afecta a esta área empresarial, sino que repercute en toda la empresa.
Un ejemplo de ello puede ser cuando la empresa automatiza sus procesos contables para reducir los tiempos que antes dedicaba a estas tareas. Esto se traduce en que se genera dentro de la empresa un tiempo “extra” con el que antes no se contaba, el cual se puede invertir, por ejemplo, en el análisis y planificación estratégica de las estrategias de marketing o en el seguimiento de las mismas.
Aplicación práctica del software contable en línea
El traslado de la contabilidad tradicional al mundo digital puede proveer a la empresa de otra serie de ventajas prácticas, como son:
- Guardado de datos automático.
Los datos que la empresa va generando y transcribiendo en el plano digital se van guardando automáticamente en la nube, de forma que no deberás preocuparte por si se pueden perder o eliminar, ya que siempre van a estar disponibles y actualizados.
- Vinculación de documentos al registro de operaciones de la sociedad.
Con el empleo de las herramientas online, cada empresa podrá decidir cómo quiere vincular sus datos y operaciones contables desde cualquier dispositivo y lugar.
- Envío de facturas automático.
Además de la vinculación de documentos, la empresa podrá decidir si realiza el envío de sus facturas mediante medios electrónicos y cómo quiere configurar los mismos.
La posibilidad de enviar las facturas directamente a los clientes desde plataformas online tiene la ventaja de que estas se quedan guardadas y siempre van a estar disponibles para acceder, pudiendo incluso reenviarlas o configurar recordatorios de pago.
- Acceso desde cualquier lugar
El acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento se ha convertido en la herramienta comercial más importante de los últimos tiempos, ya que otorga gran flexibilidad de movimiento a las empresas y particulares.
¿Por qué la contabilidad es importante para el marketing?
Por último llegamos al quid de la cuestión, la relación entre el marketing y la contabilidad digital.
En el mundo en el que trabajamos actualmente estamos rodeados de tecnologías y recibimos noticias de avances en este campo a diario. Las tecnologías de la información y de la comunicación se han convertido en aliadas imprescindibles en el día a día de las empresas, sobre todo a la hora de procesar y manejar los datos de las grandes compañías.
Por todo lo anteriormente expuesto, resulta obvio que es fundamental que exista coordinación entre las áreas de contabilidad y marketing, ya que la información contable usualmente suele ser la clave para que una estrategia de marketing tenga éxito.
La contabilidad digital ofrece información sobre todas las áreas a tener en cuenta en la empresa, desde los costes hasta la tributación fiscal, por lo que nos permite realizar cambios en los diseños y precios de los productos. De esta forma, la contabilidad le ofrece al marketing la horquilla en la que debe moverse en cada situación y cada proyecto concreto.
Podemos concluir diciendo que el éxito radica en la objetividad y veracidad de los datos con los que cuenta el sector contable y la transparencia con la que decide informar al sector del marketing.
En agencias como CU4TRO trabajan procurando que las relaciones contabilidad-marketing sean dinámicas y eficaces, con el fin de que la atención final a los clientes sea satisfactoria para los mismos y que además lo sea desde el punto de vista administrativo para la empresa.