La comunicación y el intercambio de información son vitales en el día a día, sobre todo cuando se vive en sociedad. En el sector empresarial, la comunicación cobra una especial importancia, ya que es la forma en la que todos conocen cuales son sus tareas y cuáles son las expectativas futuras de la empresa.
La comunicación puede volverse una tarea compleja a menudo que aumenta el número de integrantes del equipo, debido al aumento de conexiones. Por ello se comenzó a estudiar la comunicación como un proceso del cual se han extraído diferentes fases.
Índice de contenidos
El proceso de comunicación
En un primer acercamiento, se puede definir el proceso de comunicación como una transmisión efectiva de un mensaje, plan de negocio, pensamiento o combinación de varias, a través de un determinado canal para que este mensaje realizado por un emisor llegue hasta el receptor.
Los continuos cambios a los que se somete la sociedad hoy en día han hecho que la comunicación cobre especial importancia. Se trata de una herramienta que, bien utilizada, contribuirá a aumentar el nivel de comprensión y, por ende, tanto empleados como clientes podrán entender con facilidad cuáles son las expectativas de la empresa de cara al futuro.
La comunicación como proceso bidireccional
Se entiende que la comunicación es un proceso bidireccional dinámico, debido a que se da forma a una idea, pensamiento u opinión, transformándola en un mensaje que se transmite de un emisor a un receptor con la intención de que este último la comprenda.
La fase inicial es cuando el emisor organiza sus ideas para poder elaborar el mensaje y decide cuál es el canal adecuado para transmitir tal mensaje al receptor. Por otro lado, el receptor, cuando ya conoce el contenido del mensaje, proporciona una retroalimentación al emisor acerca de la comprensión y claridad del mensaje.
Por tanto, el proceso de comunicación se compone de una serie de fases que buscan la transmisión de una determinada información por parte de un sujeto para que otro u otros lo entiendan.
Elementos de la comunicación
Podemos distinguir diferentes componentes que son imprescindibles en todo proceso de comunicación, los cuales son: emisor, mensaje, canal de comunicación, receptor y otros elementos adheridos.
- Emisor
El emisor o comunicador es la persona de la que surge la idea. Se trata del encargado de darle forma a esa idea principal, transformándola en un mensaje susceptible de ser transmitido y entendido.
El emisor es el encargado de enviar el mensaje, además, sobre el recae la responsabilidad de la codificación.
- Mensaje
El mensaje es la forma que el emisor le da a la información que quiere transmitir, la cual puede ser a través de palabras escritas, de forma oral, por signos, a través de imágenes…
El mensaje se considera la base de la comunicación.
- Canal de comunicación
El canal de comunicación es la forma en la que el mensaje es transmitido desde el emisor hasta el receptor, de forma que el canal une a ambos sujetos.
El medio de comunicación también puede adoptar diversas formas, pudiendo transmitirse a través de gestos, hablando, escribiendo, gesticulando, a través de los sentidos…
- Receptor
El receptor es la persona que se encuentra al otro lado del canal de comunicación, el destinatario último del mensaje elaborado por el emisor.
El receptor puede ser un oyente, un lector, un espectador, un jefe…
A la hora de elaborar el mensaje y transmitirlo a través del canal adecuado, será necesario conocer las características que rodean a la figura del receptor, ya que su capacidad de decodificación del mensaje dependerá de su conocimiento sobre el tema en cuestión, de la experiencia que tenga en el ámbito, de su confianza, de su relación personal con el emisor…
Por otro lado, el receptor debe estar en condiciones de recibir el mensaje, teniendo acceso al canal de comunicación elegido por el emisor y tratando de evitar distraerse con otros pensamientos.
- Otros elementos adheridos
Desde que el emisor transmite el mensaje hasta que este llega al receptor, pueden incidir otros aspectos en el proceso que perturben cualquiera de las fases de la comunicación. Estas son las conocidas como barreras a la comunicación, entre las que destacan el ruido y el contexto.
Se considera ruido cualquier tipo de interferencia que pueda afectar al mensaje desde que el emisor lo envía a través del medio de comunicación elegido hasta que el receptor lo recibe y lo comprende.
Por otro lado, el contexto es la situación en la que se lleva a cabo la comunicación, la cual tiene una gran incidencia en el proceso comunicativo.
Las fases del proceso de comunicación
Todos los procesos de comunicación se componen, en esencia, de las mismas fases, las cuales se pueden resumir en:
El emisor quiere comunicar una idea → el emisor transforma su idea en un mensaje → el emisor transmite el mensaje → el receptor decodifica el mensaje → el receptor dota al mensaje de un significado → el proceso de retroalimentación
- Desarrollo de la idea por parte del emisor
Antes de poder comunicar es necesario partir de algo, usualmente una idea a la que el emisor debe darle forma para poder transmitirla. También se puede considerar una etapa de planificación.
Lo ideal en esta fase de la comunicación es contar con herramientas, como es un cuaderno de ideas, en el cual se pueden ir apuntando los buenos pensamientos que se pasan por la cabeza del emisor, de forma que después se pueda trabajar sobre ellos para darles forma.
Se derivan dos principales ventajas de anotar las ideas, por un lado, lo anteriormente mencionado, posteriormente puedes seguir desarrollando esa idea y, por otro lado, no es necesario que siempre te estés acordando de ellas, por lo que podrás liberar tu capacidad mental para otros asuntos.
- Codificación
Por codificación se entiende todo proceso que implique convertir una idea en una realidad que pueda comunicarse a los demás. Por tanto, mediante la codificación se trata de colocar el mensaje que se quiere transmitir en el canal de comunicación adecuado, de forma que sea accesible para quienes tienen que recibir la información. El canal adecuado dependerá del tipo de comunicación, de la situación, del tiempo, del espacio… deberá decidirse para cada caso.
Los conocimientos previos, las habilidades, la percepción… todas estas características del emisor juegan un papel importante a la hora de determinar el éxito del mensaje. La forma de hablar, las técnicas como los gestos corporales, los signos… contribuyen a lograr que el receptor comprenda la trascendencia del mensaje que el emisor le quiere transmitir.
Algunos consejos a seguir para lograr una correcta codificación del mensaje pueden ser:
- Promueve la sinceridad por medio de tu propuesta. Cada vez son más las personas que valoran la honestidad y la transparencia como símbolos de empresa.
- Realiza una estructura de propuesta sencilla, clara y breve. Una buena estructuración mejora la fluidez del procesamiento, así que una estructura sencilla llevará a que el mensaje sea más fácil de comprender y de retener.
La codificación es una parte importante del proceso, ya que una codificación inapropiada podrá tergiversar la verdadera intención del emisor y tirar por tierra una buena propuesta.
- Desarrollo del mensaje
Tras la codificación, llega la fase de desarrollo del mensaje. Se trata de elaborar una estrategia para transmitir el mensaje del emisor al receptor, ya sea de forma oral, por escrito o de cualquier otra manera.
Existen técnicas para lograr llevar el mensaje hasta el receptor de forma exitosa:
- Estudiar cuál es el canal ideal para dirigirse al emisor. Existen multitud de formas de realizar una comunicación emisor-receptor: cara a cara, programar una reunión de grupo, enviar un correo electrónico, llamar por teléfono, escribir por chat…
- El mensaje en sí es importante, pero también hay que prestar atención al lugar en el que el mensaje se da a conocer para el receptor. La regla de oro en este caso es evitar transmitir el mensaje en lugares en los que se pueda generar un momento incómodo.
- Controla el tiempo que inviertes en comunicar tu idea, ya que cuanto más reducido sea más te limitarás a transmitir las partes importantes del mensaje, los cuales son los que más se valoran por los receptores.
- Selección del medio
Como hemos mencionado en la fase de comunicación anterior, el canal elegido para transmitir el mensaje es de vital importancia.
La elección del canal de comunicación dependerá de diversas variables, entre las que destaca la relación interpersonal que exista entre emisor y receptor, además de la velocidad con la que el emisor quiere que el mensaje llegue el receptor.
El medio adecuado es aquel mediante el cual el emisor transmitirá al receptor de forma correcta lo que pretende, de forma que el mensaje sea interpretado adecuadamente por el receptor.
- Transmisión del mensaje
Una vez seleccionado el canal de comunicación adecuado, llega el momento de transmitir el mensaje a través de ese medio elegido.
Esta es la fase en la que termina la labor del emisor, ya que el mensaje ya ha sido transmitido.
- Recepción del mensaje por el receptor
Esta fase está íntimamente ligada con la anterior, ya que, tras el envío del mensaje, este es recibido por el receptor.
El mensaje será recibido por el canal que eligió el emisor, que podrá ser de forma visual, sonora, sensible…
- Decodificación
Una vez recibido el mensaje, llega el momento de interpretarlo. El receptor interpreta el mensaje e intenta analizarlo. La fase de decodificación consiste simplemente en convertir el mensaje recibido a un lenguaje entendible por el receptor.
Si el receptor no es capaz de entender, es decir, decodificar, el mensaje, el emisor habrá fallado.
- Retroalimentación
Por último, nos encontramos con la fase de la retroalimentación. Se trata de la respuesta que el receptor le da al emisor.
La retroalimentación, al igual que el análisis de resultados, contribuyen a mejorar la efectividad de la comunicación, ya que permiten al emisor conocer de primera mano la eficacia de su mensaje.
Mediante esta fase de la comunicación, el emisor sabrá si el receptor ha sido capaz de decodificar y entender de forma adecuada el mensaje que el primero quería transmitir.
Existen multitud de herramientas que ayudan al emisor a ir analizando la comprensión del receptor, las cuales contribuyen a lograr una comunicación más efectiva. Algunas de estas herramientas son las siguientes:
- Ir realizando preguntas para guiar la conversación. El objetivo de las preguntas puede ser diverso: dejar claro un mensaje, ahondar más en una idea, conducir al receptor por la vía de pensamiento que más interesa…
- En el caso de que el medio de comunicación elegido sea cara a cara, es importante cuidar detalles como la postura del cuerpo e ir analizando las caras del receptor, ya que estas dirán si está siguiendo el hilo argumental o no.
- Prestar atención a los indicadores de escucha.
- Por último, será importante realizar un pequeño resumen que reúna los aspectos más importantes a los que te has referido en tu exposición del mensaje.
¿Qué es el contexto en la comunicación?
El contexto en la comunicación es un elemento clave en todo proceso de comunicación porque permite que exista una correcta codificación y descodificación de los mensajes cumpliendo el principal propósito de toda acción comunicativa que es la transmisión de información.
Conocer el contexto en el que se esta llevando la comunicación ayuda a los receptores a evitar mal entendidos y ser más efectivos para no ofender a nadie. El contexto comunicativo puede incluir información sobre una situación en particular, el lugar, el momento o las personas involucradas en dicho momento.
Un ejemplo de contexto comunicativo donde el mensaje no ha sido entendido puede ser cuando una persona (emisor) esta hablando de un tema, que al parecer no tiene ninguna gracia, pero que la otra persona (receptor) se ríe porque entendió que estaba contando un chiste. El mensaje fue entendido de forma errónea porque hubo un mal entendimiento en el contexto comunicativo, ya sea porque parte del emisor o por el mensaje que no fue descodificado de forma correcta.
En resumidas cuentas, hay que tener en cuentas el contexto comunicativo para asegurarse que el mensaje sea claro, conciso y que se entienda adecuadamente.
Tipos de contexto en la comunicación
- Contexto Simbólico: este tipo de contexto de comunicación tiene todo lo que es intangible, es decir, todo lo que no podemos ver y tocar. Ejemplo de ello son las normas sociales, estados de ánimo o estereotipos sociales que podemos tener en determinados momentos.
- Contexto Material: es un tipo de contexto de comunicación tangible y real, es decir, todo lo que podemos ver y tocar. Unos ejemplos pueden ser los accesorios que tenemos a nuestro alrededor o el lugar de trabajo donde estamos.
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