Una buena comunicación en un contexto laboral tiene impacto tanto a nivel personal como en los equipos de trabajo. Ya sea una presentación oral o un informe, es necesario expresarse bien para que el mensaje sea entendido por el receptor.
Cuando el trabajador se enfrenta al desafío de relacionarse, saber comunicar ayuda a ordenar las ideas, facilita el trabajo en equipo, orienta la gestión al cumplimiento de objetivos y fomenta el buen clima organizacional, algo que se relaciona directamente con la productividad laboral.
Un buen manejo de la comunicación oral y escrita contribuye positivamente en la valoración de un profesional, ampliando sus opciones en el mercado laboral, para ello es recomendable conocer los tipos de comunicación profesional y su significado.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación profesional?
Para entender el significado de la comunicación profesional, es importante conocer el término de “comunicación”.
La comunicación es el intercambio de información que se produce entre dos o más individuos con el objetivo de aportar información y recibirla. En este proceso intervienen un emisor y un receptor, además del mensaje que se pone de manifiesto.
Toda la idea de la comunicación es muy compleja y se centra en varios aspectos fundamentales, muchos de los cuales incluyen:
- Asegurarse de que el mensaje ha llegado a la audiencia indicada, es decir, a tu público objetivo.
- Asegurarse de que el receptor del mensaje lo entienda y responda, únicamente si es necesario obtener un feedback.
- Garantizar, como emisor del mensaje, que se comunica con educación, profesionalidad y con la precisión y claridad apropiadas.
La comunicación profesional
La comunicación profesional implica toda clase de comunicación que se produce dentro de un entorno empresarial particular. La comunicación empresarial contribuye al desarrollo de la capacidad de influir en los demás, provocando cambios en las actitudes y puntos de vista de las personas, impulsando la motivación, así como creando y manteniendo relaciones profesionales. Los expertos en la comunicación garantizan que la habilidad comunicativa es la más básica e importante para cualquier persona dentro del entorno laboral. Además, en estos tiempos de globalización, las habilidades comunicativas son imprescindibles para el éxito de cualquier negocio, independientemente de su tamaño.
Tipos de comunicación profesional y ejemplos
- Comunicación interna hacia arriba
Esto corresponde a cualquier transmisión de información de una persona que trabaja en una empresa hacia arriba en la jerarquía profesional, por ejemplo, de un empleado a un director ejecutivo. Cuando los miembros de un equipo brindan a sus jefes directivos cualquier tipo de información, consideramos esta comunicación interna ascendente.
Ejemplos:
- Informes de ventas
- Encuestas
- Plantillas
- Resúmenes
- Formas sistemáticas
- Formularios de comentarios, quejas y disputas
- Comunicación interna hacia abajo
La comunicación interna hacia abajo se produce en situaciones opuestas a la comunicación interna ascendente, ocurre cuando un superior se comunica con sus empleados para situaciones como la transmisión de información crucial, la proporción de instrucciones, incrementar la motivación del personal y el aumento de la productividad.
Ejemplos:
- Instrucciones de trabajo y fundamentos enviados de directores a gerentes
- Formularios enviados por empleados de gestión de nivel medio a bajo
- Procedimientos y prácticas
- Formularios de retroalimentación de desempeño
- Presentaciones sobre la estrategia de una empresa y los valores fundamentales presentados a los nuevos empleados durante las orientaciones
- Comunicación externa hacia arriba
Esta comunicación se da entre los trabajadores dentro de una compañía y las partes interesadas fuera de ella que se encuentran más arriba en la jerarquía como los socios comerciales, funcionarios gubernamentales, residentes de la comunidad y administradores externos, etc.
Ejemplos:
- Facturas
- Informes anuales
- Órdenes de compra
- Boletines
- Revistas
- Comunicación externa hacia abajo
En la comunicación descendente externa, la parte superior de la empresa es la que inicia la comunicación. La comunicación externa generalmente incluye folletos, correos electrónicos, boletines y carteles que tienen como objetivo atraer a clientes, socios y proveedores potenciales.
Ejemplos:
- Capacitación sobre productos y comunicación de soporte
- Literatura promocional y de marketing.
- Comunicación con los canales de venta y entrega.
Medios de comunicación profesional
La comunicación profesional se puede realizar a través de muchos medios, exploraremos tres de ellas en este artículo:
Comunicación verbal – Engloba cualquier tipo de comunicación oral en forma de lenguaje hablado para enviar información a otras personas. En la comunicación verbal, las personas no solo se comunican con palabras, sino que también suelen asociarles emociones, sentimientos, pensamientos e ideas, ya sea intencionalmente o no.
Comunicación escrita – Consiste en todo tipo de intercambio de información en forma de mensajes escritos como correos electrónicos, cartas, informes, telegramas, boletines, manuales, anuncios en papel y más. Se debe tener en cuenta al usar la comunicación escrita:
- Elegir el nivel correcto de formalidad
- Ser consciente de los errores ortográficos y gramaticales
- Escoger claridad adecuada para el receptor.
Comunicación remota – A causa de la pandemia de COVID-19 surgió una nueva de comunicación profesional, el teletrabajo. Ésta ocurre a distancia, principalmente a través de herramientas electrónicas. Gracias a la comunicación remota, se puede trabajar sin interacciones cara a cara.
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La comunicación profesional juega un papel importante en cualquier empresa, y siempre debe ser uno de los elementos fundamentales clave del éxito. Las excelentes habilidades de comunicación dentro de un entorno empresarial contribuyen enormemente al crecimiento personal, una mayor calidad del desempeño en el trabajo y la satisfacción laboral general. Comunicare recomienda que toda estrategia de comunicación profesional parta de las particularidades de la marca, para que así el plan se construya desde una visión única y personalizada que afiance lazos más estrechos entre las personas con las que se relaciona la compañía. Si quieres que te ayudemos con la comunicación empresarial de tu empresa, nosotros te acompañamos sin compromiso ¡contáctanos ahora!