De entre los objetivos a cumplir a corto y medio plazo, uno de los más importantes, si es el más importante de ellos, es definir una estrategia o plan de comunicación. Nos ayudará a ver qué mensajes necesitamos crear, qué acciones debemos desarrollar, y qué público será nuestro objetivo. De este modo, podremos marcar la dirección que vaya a tomar nuestra marca, empresa u organización. Por lo tanto, estudiar cómo elaborar un plan de comunicación, y ejemplos será una de las principales tareas a realizar.
Además, es importante realizar una evaluación y seguimiento de todas aquellas acciones que nos hayamos planteado, para poder llevar a cabo una propuesta de acciones de mejora.
Empezar a trabajar un plan de comunicación sin haber hecho anteriormente un análisis de la situación de nuestro negocio, es completamente inviable.
Por ello, el diagnóstico preliminar es el punto de mayor importancia en cualquier estrategia, al que habrá que dedicarle especial atención, puesto que todo el estudio posterior para el desarrollo del plan estará basado en éste.
Índice de contenidos
¿Qué es un plan de comunicación?
Un plan de comunicación de una empresa o marca, es un documento en el que se define el cómo, el cuándo y de qué manera una organización o persona se va a relacionar con su público, con el objetivo de cumplir sus objetivos.
Este documento ayudará a planificar ordenada y estratégicamente los recursos con los que cuenta la empresa, tanto materiales como humanos, para optimizarlos y cumplir los objetivos.
Elaborar un plan perfecto puede ser complicado, pero el estudiar cómo elaborar un plan de comunicación y ejemplos, aprender de ellos y continuar merece la pena por sus resultados.
En comunicación, como en cualquier otro sector, conviene tener una hoja de ruta clara y establecer un plan de actuación para cumplir unos objetivos.
Pasos para elaborar un plan de comunicación y ejemplos
Es sencillo encontrar en internet diversos manuales que te ayuden a crear un plan de comunicación con ejemplos. Aquí vamos a detallar los principales puntos esenciales para la creación del mismo.
Análisis de la situación
En este primer punto deberemos realizar un diagnóstico y análisis de la situación. Para ello, la elaboración de un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, y Oportunidades) nos será de gran utilidad.
De esta forma, seremos capaces de ejecutar con mayor firmeza nuestro plan a fin de conseguir cumplir nuestros objetivos.
Ficha de datos: empezaremos con una hoja o ficha de la institución, la cual analizaremos y con ella desarrollaremos el plan posterior. Incluirá Nombre de la institución, fecha de constitución, último presupuesto, datos del personal, cargos directivos…
Análisis DAFO: realizaremos tres, en base a su estructura, comunicación interna y comunicación externa.
Toma de decisiones: una vez llevados a cabo los estudios anteriores, llega el momento de definir una toma de decisiones, recogiendo principalmente, los desafíos a encontrar, y los principales objetivos estratégicos.
Objetivos
Es bueno dedicarle a este paso especial atención, puesto que de dichos objetivos surgirá nuestro plan de comunicación, así como las acciones de comunicación a realizar en el período de tiempo que mejor se adecúe a nuestra estrategia.
Los objetivos deberán ser:
- Estratégicos: Resultados que esperamos alcanzar en un tiempo determinado. Serán aquello objetivos para determinadas metas en un mercado específico.
- Específicos: estos serán los objetivos a lograr en las distintas etapas de nuestro plan. Estos objetivos deberán ser concisos, viables y evaluables.
Para que un objetivo esté correctamente definido, éste deberá ser: concreto, mesurable, coherente y posible.
Públicos
En este apartado deberemos definir nuestro público objetivo, dividiéndolo en principal y secundario, en función de los objetivos marcados con anterioridad.
Es importante analizar en detalle qué caracteriza nuestro público objetivo, así como reunir toda la información posible que pueda resultar de interés. Con ello, podremos orientar mejor nuestro mensaje, estrategia y las acciones posteriores.
Por ello, nuestro público objetivo debe ser sustancial (suficientemente grande), definible, con una respuesta diferencial y alcanzable.
Mensajes
Al igual que con los objetivos, se ha de definir un mensaje estratégico para el desarrollo de nuestra estrategia.
Este mensaje deberá estar en línea con el objetivo estratégico definido anteriormente, con un mensaje adaptado a los públicos y que responda a sus gustos y necesidades.
Una vez el mensaje esté definido, podremos trabajar en el eslogan principal. Éste resumirá el contenido de forma que sea capaz de conectar con los públicos.
Acciones de comunicación
En este momento es importante detallar las propuestas de comunicación a llevar a cabo en el periodo de tiempo que nos hayamos fijado. Esta es una sección descriptiva.
Si el plan fuese muy complejo, cada acción debería estar acompañada del objetivo al que esté dirigido.
Este será el punto más extenso del plan.
Cronograma
En este punto se recogerán de forma gráfica y visual en una tabla todas aquellas acciones de comunicación a desarrollar, organizadas por días, semanas, o años.
Este será un esquema temporal de las acciones recogidas en el punto anterior.
Presupuesto
Este será otro de los puntos clave de nuestro plan de comunicación. Sin un presupuesto claro para ejecutar las acciones de nuestro plan, nuestro trabajo habrá sido en vano.
El presupuesto debe detallar el coste de todas y cada una de las acciones incluidas en nuestro plan, además de incluir una previsión de las partidas dedicadas a acciones publicitarias, merchandising, subcontratación de servicios…
Métodos de evaluación y seguimiento
Es importante efectuar un seguimiento exhaustivo del alcance de cada una de las acciones, confirmando o no si cumplimos cada una de nuestros objetivos.
Para ello, podremos utilizar métodos de evaluación, como encuestas, entrevistas, grupos de discusión… y análisis de datos, permitiéndonos conocer el una información base para otras puestas en marcha, conociendo qué funciona o qué no.
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