La producción de eventos son un medio efectivo para lograr la comunicación entre las personas que tienen un interés en común. Por lo general, en todos los eventos existe un organizador, en ciertas ocasiones puede existir más de uno. Este organizador presenta un dominio absoluto sobre un determinado tema, mientras que el resto forma parte de los participantes que quieren adquirir conocimientos o reforzar su interés sobre dicho tema.
En la actualidad, los eventos se han popularizado al punto de generar una gran demanda por parte de los usuarios. Es común ver cualquier clase de eventos, no solo de índole festivo, como un festival, una fiesta, un matrimonio, o algún motivo de celebración que requiere una reunión entre la figura principal y los invitados, etc. Ahora los eventos también se orientan al ámbito informativo y educativo. Y existen tendencias relativamente nuevas como la implementación de webinars, conferencias virtuales, clases a distancia, entre otras.
Es por todos estos motivos, por lo que vamos a contarte con mucho más detalle a través de este post, todo lo relacionado con la producción de eventos. Entre nuestros objetivos destacamos que conozcas en más profundidad qué son las agencias de producción de eventos, por qué deberías contratar sus servicios y cuáles son las más conocidas.
Índice de contenidos
¿Qué son las agencias de producción de eventos?
Las agencias de producción de eventos son las encargadas de la gestión de un evento, desde la planificación inicial hasta su ejecución. En líneas generales, las agencias cubren también las acciones que serán realizadas después del evento.
Las agencias de producción de eventos requieren de una gran responsabilidad. Ya que su objetivo es lograr que la comunicación se cumpla sin ningún tipo de interrupción ni pérdida de calidad por parte de los representantes del evento al impartir el material que será utilizado para la transmisión del mensaje.
Si bien es cierto que los eventos pueden parecer escenarios sencillos de crear, planificar y ejecutar, la producción de eventos es más complejo de lo que parece. Requiere de una planificación rigurosa para no perder ninguno de los detalles que formarán parte del evento, y se necesita el apoyo de profesionales para realizar la administración adecuada del espacio y los recursos que formarán parte del escenario.
¿Por qué deberías contratar agencias de producción de eventos?
Independientemente del tipo de evento, ya sea físico o virtual, siempre es necesaria la contratación de una agencia de producción de eventos, ya que es la entidad que se encargará de la gestión absoluta de tu evento.
La gestión de los eventos requiere de tres etapas:
- El pre-evento: que son todas las planificaciones que serán llevadas a cabo antes del día de presentación. Aquí se incluyen las invitaciones, la publicidad, el branding para hacer llegar a las personas indicadas la invitación y segmentar el público objetivo.
- El evento: que es el desarrollo y todas las acciones que ocurren durante el evento y la etapa final.
- El post-evento, que dependerá del tipo de evento: en los eventos tradicionales el post-evento gestiona todo el proceso de desalojo de la sala, la recolección del equipo empleado, entre otros aspectos. Esto contrasta con los eventos virtuales, que el post-evento suele ser una estrategia para ofrecer un feedback por parte de los usuarios que utilizan la plataforma. Y de esta forma obtener la opinión y el grado de satisfacción por parte de los participantes.
Como se puede observar, la gestión de estas tres etapas no puede tomarse a la ligera. Cualquier fallo en alguna de ellas podría producir un colapso tanto a nivel de la percepción del usuario al recibir la información de interés, como del rechazo por parte de los participantes a una futura asistencia.
Las agencias de producción de eventos virtuales utilizan tecnología punta y las mejores plataformas. Además de técnicas para lograr una planificación absoluta y una gestión adecuada del evento, sin perder ningún detalle que forme parte de la presentación. Además, los especialistas en la producción de eventos están encargados de generar presentaciones que fomenten el impacto visual y que los convierta en líderes en el mercado.
Beneficios de organizar un evento para tu marca
Debemos destacar que, si estas empezando con tu negocio, esta opción es una muy buena oportunidad para promocionar tu marca y atraer nuevos clientes. A continuación, te contamos 4 beneficios de organizar eventos para tu marca.
Crear notoriedad
Las empresas pueden diferenciarse del resto con la realización de estos eventos. Las marcas deben preocuparse por regalar emociones y experiencias a su público. De esta manera dejarán un recuerdo agradable en la mente de sus clientes potenciales y actuales.
Generar oportunidades de negocio
Organizar eventos es una de las estrategias más efectivas para conocer a profundidad a tu público objetivo. También sirve para acelerar la obtención de leads que después pueden transformarse en ventas. Para lograrlo, es esencial determinar y seleccionar de forma eficaz los perfiles que nos interesa (segmentar) que asistan a la actividad.
Conectar con el cliente
El objetivo de estos eventos es “enganchar” al cliente a través de las emociones. Captar la atención de los invitados, sorprenderlos y conquistarlos son algunos de los puntos clave para que sean ellos los que compartan su experiencia. Lo suelen hacer a través de sus cuentas en las redes sociales o del modo tradicional, pero eficaz, de boca en boca.
Hacer relaciones públicas
El networking y aprendizaje son dos razones que motivan a las personas a participar en los eventos. Es de especial importancia crear un evento con ambientes propicios para interactuar y debatir sobre diversos temas. También es fundamental que la información de tu actividad sea interesante y aporte valor de aprendizaje al público objetivo.
Comunicare: Tu agencia de producción de eventos
Comunicare es una agencia online de marketing digital 360. Esta especializada en ofrecer diversos servicios integrales relacionados con el posicionamiento orgánico en buscadores. A través de ello consiguen que las páginas web sean más visibles, y se encuentren bien posicionadas en los motores de búsqueda.
Partiendo de un estudio de mercado inicial, y personalizado, planificamos campañas especializadas a cada cliente, optimizando, midiendo, y evaluando resultados, como vía para alcanzar los objetivos deseados: consultoría, estudio, estrategia, y planificación.
Ofrecemos soluciones simples, inteligentes, y con un alto grado de poder creativo, nos adaptamos a cualquier necesidad. Contamos con un equipo de trabajo altamente cualificado expertos en SEO, SEM, Social media, y Email marketing, entre otros. Marcando la diferencia a través de nuestra transparencia, en el desarrollo de campañas especializadas, y evaluación de resultados diarios.
Interrelacionamos todos los canales, interactuamos con los clientes de manera integral, y garantizamos que los mismos tengan una buena experiencia global con la marca y/o empresa, sea cual sea la vía utilizada. Siempre atentos a cada detalle, mes a mes, enviamos un informe de resultados, haciendo partícipe al cliente en todo momento, contando por ello con una amplia cartera de clientes satisfechos.
Nuestro equipo experto, establece estrategias digitales con el principal propósito de aumentar la visibilidad de diversas empresas con las que colaboramos. Para ello, empleamos herramientas como Similarweb, Sistrix Toolbox, Google analytics, Semrush, y Google Search Console. Por ello somos una de las mejores agencias de marketing digital 360 que opera a nivel nacional, e internacional, ayudando a empresas de todos los tamaños, convirtiendo retos en éxito empresarial, consiguiendo alcanzar todas las metas establecidas. Y es que implementar estrategias de marketing digital, requiere de diversos conocimientos, y experiencia, por ello para evitar errores y gasto excesivo, es mejor contar con un buen equipo de profesionales.
¿Cuáles son las mejores agencias de producción de eventos?
Al ver la cantidad de cosas que se deben tomar en cuenta para realizar un evento seguramente quieras ponerte en contacto con cualquier agencia de eventos. Pero no te debes apresurar porque, aunque hay agencias capaces de dedicarse a casi cualquier ejemplo hay otras que se especializan en un tipo de evento en concreto. A continuación, os dejamos algunas de las agencias de eventos más conocidas a nivel nacional:
Quum
Esta agencia de comunicación y marketing se asentó en Madrid en 1986. Su objetivo era desarrollar el negocio de sus clientes, el posicionamiento, conocimiento y prestigio de sus marcas, productos y servicios en el mercado, la relación con sus grupos de interés y su comunicación corporativa y financiera. Entre sus clientes encontramos Fiat, Cepsa o Vocento.
Dnoise
Dnoise es una agencia de branding y comunicación especializada en diseño, implementación y ejecución de estrategias de marca que se orientan a la conversión de objetivos de posicionamiento y comunicación corporativa de sus clientes. Además, ofrece servicios de Diseño On y Offline, producción de eventos, producción y logística, desarrollo web, social media, PPC y SEM y Analítica Digital. La agencia cuenta con una amplia cantera de clientes, entre las que destacan marcas como C&A, Amazon o Santander.
Agencialia
Agencialia es una agencia de comunicación en Madrid formada por profesionales con una amplia trayectoria en consultoría, medios de comunicación y RRPP. Se especializan en consultoría y servicios de comunicación corporativa online y offline para empresas de diversos sectores. Algunos de estos son la alimentación, construcción, formación, recursos humanos, tecnología, telecomunicaciones, energía, medioambiente, industria, ecommerce, marketing y retail.
Evercom
Evercom es una agencia especializada en la consultoría de comunicación y relaciones públicas. Es una compañía independiente y cuenta con sedes tanto en Madrid como en Barcelona. Su red internacional se integra dentro de IPRN (International Public Relations Network), la red más activa de agencias de comunicación independientes en todo el mundo. Evercom cuenta con clientes como Sigfox o Ibercaja.
Dm Dima
Esta agencia de comunicación gestiona las relaciones con los distintos medios a través de la relación de notas de prensa, artículos de opinión, organización de eventos para medios y clientes, mesas redondas o conferencias de prensa. En los últimos años han ampliado su equipo con un departamento específico de redes sociales. Entre los clientes de DM Dima se encuentran Editorial Kolima, Teatro Kapital o PV Solar.