La comunicación es la base del entendimiento entre las personas. Sin embargo, no a todos se nos da bien comunicar nuestras ideas a los demás. Es por ello que dentro de la disciplina de la comunicación se han desarrollado diferentes herramientas que favorecen y fomentan los procesos comunicativos.
En este post vamos a analizar las distintas herramientas que pone a nuestro alcance la comunicación para poder desarrollar un discurso adecuado y que se comprenda por el resto de interlocutores.
Índice de contenidos
La acción de comunicar
En la actualidad es cada vez más importante contar con ciertas habilidades para desarrollar una comunicación adecuada. Los perfiles profesionales que exigen a las personas que posean determinadas herramientas que les permitan comunicarse con fluidez son cada vez más. Así lo avalan datos de la Escuela de Administración de Empresas de Barcelona.
Para las personas que se dedican a trabajos que se desarrollan de cara al público es fundamental que sean capaces de entender y comprender el proceso comunicativo. Por proceso comunicativo nos referimos a saber lo que se va a decir, cómo se va a decir, la intención que se persigue…
La comunicación es ese proceso mediante el cual se transmite y se recaba información. Este proceso requiere la existencia de un emisor, un receptor, un mensaje y un canal. Sin embargo, aparte de estos elementos imprescindibles, también hay que prestar atención a las herramientas que facilitan el proceso.
Consejos para mejorar la comunicación
Existen personas para las cuales la comunicación es un proceso natural y que les sale de forma fluida. Por otro lado, también hay a ciertas personas a las que les cuesta comunicarse, sobre todo delante de varios individuos.
Nadie nace sabiendo y, en relación a la comunicación, pasa lo mismo. Aunque la gente que se comunica de forma natural tiene más facilidades a la hora de transmitir, también es importante que se forme sobre las principales herramientas que mejoran la comunicación.
En prácticamente todos los ámbitos de nuestra vida se exige comunicación. Por ello, se puede afirmar que la habilidad para transmitir información es vital para determinar el éxito o el fracaso del proceso comunicativo en su conjunto.
Intervienen numerosos aspectos en la comunicación, los cuales pueden favorecer la o, el caso contrario, entorpecerla, impidiendo de este modo una comunicación eficaz. En este punto es donde entran las habilidades y las herramientas adquiridas por el emisor. Entre las principales claves que destacan como herramientas que potencian las competencias comunicativas encontramos las siguientes.
Escucha activa
En muchas ocasiones, se producen malentendidos debido a que una de las personas que interviene en el proceso comunicativo no escucha lo que está transmitiendo en la otra.
Realizar una escucha activa es fundamental para comprender el mensaje, tanto su contenido como su intención. La escucha activa va más allá del simple hecho de escuchar, también se trata de interpretar y analizar los gestos del emisor. Todo es importante para poder establecer con éxito cuál es el propósito que se persigue transmitiendo esa información.
Por otro lado, además de escuchar, también es importante participar activamente dando algún tipo de respuesta a la otra persona para reforzar la comunicación. Este feedback puede consistir, por ejemplo, en realizar preguntas para confirmar que se está comprendiendo el mensaje, repetir la última parte de una frase o parafrasear los comentarios del emisor. Incluir gestos y mensajes corporales es también recomendable.
El contenido del mensaje
La información que forma parte del contenido del mensaje es fundamental para que el receptor se muestre interesado y entienda lo que se está transmitiendo. El emisor debe ser lo suficientemente hábil como para seleccionar las palabras que debe utilizar y no distraerse con temas secundarios.
Además, también hay que prestar atención al tono con el que se transmite la información.
Establecer el momento adecuado
En tercer lugar, elegir el momento y lugar adecuado para transmitir el mensaje al receptor es uno de los aspectos más relevantes.
Por muy relevante que sea el contenido, si el lugar no es el apropiado, este perderá importancia para el receptor. El momento adecuado será aquel en el que el emisor pueda tratar la información con la debida diligencia y sin interrupciones. De todas formas, el momento más idóneo dependerá de las características de la información que se quiere transmitir.
Seleccionar el mejor canal
Cada vez existen más canales para transmitir información y mediante los cuales es posible comunicarse.
Lo más habitual es que los temas se traten en persona, cara a cara, sobre todo si se trata de mensajes con contenido escabroso o conflictivo.
Aunque con el auge de las tecnologías de la información y la comunicación, cada vez son más los mensajes que se transmiten a través de medios electrónicos escritos. Por otra parte, dejar constancia por escrito de mensajes o comunicados corporativos es también importante.
Ser claro y evitar ambigüedades
Otra de las herramientas en las que debe trabajarse para lograr mejorar la comunicación es en la claridad del mensaje. Antes hemos señalado que el emisor debe evitar distraer el discurso del mensaje con temas secundarios. En este punto se incide sobre lo mismo. El emisor tiene que intentar ser lo más claro y conciso posible, yendo al quid de la cuestión.
Algunos consejos que se pueden dar sería evitar dar demasiadas explicaciones o utilizar muchas metáforas. Cuanto más breve y centrado sean el discurso, mejor se comprenderá el mensaje por parte del receptor.
Trabajar en la comunicación no verbal
En cuanto a la comunicación no verbal, nos referimos a los gestos, las posturas, el tono de voz o los sonidos que sirven para acompañar y dar énfasis al mensaje. A través de estas herramientas se trata de reforzar el contenido y hacer que se comprenda mejor.
Utilizar distintas técnicas de comunicación
Existen numerosas técnicas de comunicación que se pueden aprender para lograr que la transmisión de información sea más eficaz.
Podemos mencionar dos herramientas a las que se recurre con relativa frecuencia:
- Cuando se quiere insistir sobre una idea. En estas situaciones se trata de repetir de forma constante la idea principal en la que se basa el contenido de un mensaje. De esta forma se deja claro que es lo que se opina sobre un determinado tema.
- Cuando se quiere expresar un sentimiento o pensamiento negativo. En este caso, el emisor primero lanza un mensaje positivo al receptor y, a continuación, realiza la crítica. El objetivo principal es realizar la crítica, sin embargo, esta se camufla entre dos mensajes positivos, uno antes y otro después.
Herramientas para mejorar la comunicación
Ya hemos visto algunos tips que ayudan a la correcta transmisión y comprensión del mensaje. A continuación, vamos a establecer las diferentes herramientas con las que cuenta el emisor para mantener una buena comunicación.
El emisor es la esencia del proceso comunicativo, ya que constituye la base del mismo. Por ello, es importante que este al corriente de las mejores herramientas que favorezcan sus habilidades comunicativas.
Establecimiento de contacto visual
Cuando se está manteniendo un contacto cara a cara es fundamental establecer contacto visual con la otra persona. Si se mira a los ojos a la otra parte del proceso comunicativo se le está transmitiendo confianza. Además, es el modo más eficaz de saber si el receptor está comprendiendo el mensaje y está prestando atención al mismo.
Por otro lado, cuando el receptor establece contacto visual con el emisor, es la forma que tiene de dar feedback al contenido, diciendo que está escuchando de forma activa y está interesado en lo que se le está contando.
La gesticulación
Numerosos expertos y analistas afirman que más del 90% del proceso comunicativo se basa en la comunicación no verbal, es decir, en los gestos.
Mediante el lenguaje corporal se transmite gran parte de la intención del mensaje. Los gestos y movimientos comunican parte del mensaje de forma inconsciente e involuntaria.
En muchas ocasiones, los gestos son utilizados de forma consciente por los buenos oradores, ya que contribuyen a crear confianza, a convencer al receptor y a persuadirlo de forma eficaz.
La claridad
Ya hemos señalado la importancia de irse por las ramas.
No se trata de hablar mucho o realizar discursos eternos sobre el tema. La base de la claridad es centrarse en las ideas principales y tratar de suprimir el máximo número de temas secundarios que no interesen.
Hacer más preguntas
Tener dudas y expresarlas a través de preguntas es normal y muy recomendable en los procesos comunicativos. Nadie tiene todas las respuestas, por lo que es importante ser capaces de expresar las dudas y admitir cuando no se está comprendiendo una idea.
Cuando se está en la posición del emisor ayuda mucho a entender el mensaje y realizando pequeñas referencias a lo dicho anteriormente o haciendo breves resúmenes.
La lectura
La lectura es fundamental para mejorar las habilidades comunicativas y expresivas de las personas, tanto las orales como las escritas. Además, otros de los muchos beneficios que aporta es la mejora de la ortografía y la ampliación de vocabulario y expresiones.
En el entorno del trabajo, también es importante mantenerse informado sobre las noticias y las nuevas informaciones relevantes del sector en el que nos movemos laboralmente. A parte de los beneficios ya mencionados, la lectura también aportará nuevos temas de conversación y nuevas visiones sobre lo que ya conocemos.
La gestión de las interrupciones
Muchas personas se distraen cuando otras interrumpen su discurso. En muchas ocasiones nos surgen dudas cuando una persona está transmitiendo una determinada información. Sin embargo, hay veces en las que es mejor esperar a que la persona termine de decir lo que quiere y después preguntar, ya que si no se corre el riesgo de que se desvíe el tema de conversación.
Por tanto, respetar los turnos de palabra es importante para la dinámica de los procesos comunicativos.
Practicar las herramientas adquiridas
Como ya hemos señalado, hay gente a la que le resulta más fácil transmitir un mensaje que a otra, sobre todo cuando estamos ante un grupo de personas.
Es por ello que, expertos como Vickie Austin, fundadora de CHOICES Worldwide, recomiendan poner en práctica las herramientas de comunicación adquiridas frente a un espejo. Se trata de la técnica de comunicación que se conoce como mirroring.
A través de esta técnica se trata de ir “copiando” los movimientos del interlocutor, imitándolos de forma sutil. Esta técnica hace que las personas se sientan más cómodas y la comunicación fluya de forma más adecuada.
La empatía
Por último, cabe señalar la empatía. En muchas ocasiones se despersonaliza a la otra parte de la conversación, de manera que parece que se está manteniendo una conversación con un robot.
Cada vez son más las voces de expertos que afirman que es importante mantener e introducir elementos personales en las conversaciones. Se trata de realizar alguna pregunta relacionada con lo personal, aportando una parte emocional antes de ir al meollo de la cuestión.