La comunicación escrita tiene una gran importancia en el mundo empresarial actual, pero posee ciertas ventajas y desventajas. Es una actividad innovadora de la mente. Una comunicación escrita eficaz es esencial para preparar materiales de promoción dignos para el desarrollo de los negocios. El discurso es anterior a la escritura. Pero la escritura es más singular y formal que el discurso.
En nuestra vida cotidiana, hemos visto varias formas de comunicación escrita en forma de noticias. Un mensaje puede enviarse por correo electrónico, carta, informe, memorándum y otras formas de comunicación escrita. La información se ve afectada por el vocabulario y la gramática empleados, el estilo de escritura, la precisión y la claridad del lenguaje utilizado en la comunicación escrita.
A medida que el mundo se desarrollaba y la comunicación se ampliaba de ciudad a ciudad, de país a país y finalmente de continente a continente; el correo electrónico, Internet, las páginas web, las cartas, las propuestas, los telegramas, los faxes, las tarjetas postales, los contratos, los anuncios, los folletos y los comunicados de prensa se utilizaron para comunicarse con el mundo exterior por escrito.
La comunicación es esencial cuando se trata de asuntos empresariales, concretamente la comunicación escrita. Por lo tanto, en los negocios, la comunicación escrita es el modo de comunicación más frecuente. Por ello, se considera esencial entre los talentos empresariales. Los memorandos, los informes, los boletines, las descripciones de los puestos de trabajo, los manuales del personal y el correo electrónico son ejemplos de comunicación escrita interna.
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¿Dónde se utiliza la comunicación escrita?
Hay varios casos en los que se prefiere la comunicación escrita a cualquier otro tipo de comunicación. Uno de esos casos es cuando la información que hay que transmitir es extensa e incluye terminología específica complicada que no puede articularse verbalmente. Mientras que otras veces la comunicación escrita es vital porque la mayoría de las organizaciones guardan sus papeles por escrito para utilizarlos como referencia y prueba de cualquier transacción futura.
Por ello, las empresas deben adquirir excelentes habilidades de escritura e inculcarlas a sus trabajadores. Además, la elección correcta de las palabras, su organización en una secuencia correcta de frases y la cohesión de las mismas contribuyen a la eficacia del material escrito. La información escrita se considera más lícita y válida que el discurso oral.
Además, los individuos dan más importancia a la información escrita que a la expresada verbalmente. Sin embargo, a diferencia de la comunicación verbal, la comunicación escrita no ofrece una respuesta rápida, ya que no es espontánea y tarda en traducirse en una forma inteligible. Además, los individuos dan más importancia a la información escrita que a la expresada oralmente.
Tipos de comunicación escrita
Los seres humanos han destacado por encontrar formas nuevas, creativas e innovadoras de comunicarse entre sí. La comunicación escrita transaccional, persuasiva, informativa e instructiva son las cuatro formas de comunicación escrita. Sin embargo, recuerde que, sea cual sea el tipo de comunicación escrita que elija, asegúrese de escribir de forma clara y concisa, manteniendo el grado de formalidad adecuado. Lo mejor sería abordar los temas más importantes que su público quiere conocer y asegurarse de que el tono de su escritura es coherente con la identidad de su empresa.
Ventajas de la comunicación escrita
Documento de autoridad
El propósito principal de la comunicación escrita es la evidencia que también se conoce como un documento autorizado.
Facilidad de comprensión
Otra razón para la popularidad de la comunicación escrita es la facilidad de comprensión, ya que si no se entiende algo por primera vez, se tiene una gran oportunidad de verlo la próxima vez, lo que no está disponible en la comunicación oral.
Aceptabilidad
La comunicación escrita tiene una aceptabilidad excepcional para la gente, especialmente cuando se trata de una comunicación formal.
Eficacia
Sin duda, podemos decir que la gente en masa da más prioridad a un documento escrito, así como todas las organizaciones anuncian que son una cuestión importante en formato escrito.
Registro permanente
Esta es otra de las facilidades más importantes de la comunicación escrita. Cada tipo de documento de comunicación escrita es un registro permanente y puede preservar para la asistencia posterior.
Reducción del riesgo
La comunicación escrita es un tipo de evidencia, por lo que puede reducir el riesgo, esta es la ventaja más importante de la comunicación escrita.
Menor posibilidad de distorsión
En la comunicación escrita, hay menos posibilidades de distorsión porque hay múltiples posibilidades de revisar el documento de comunicación escrita.
Método alternativo
La comunicación escrita puede utilizarse fácilmente como alternativa a cualquier método de comunicación.
Desventajas de la comunicación escrita
La comunicación escrita no es aplicable a todas las circunstancias. Debido a algunas limitaciones, la comunicación escrita no siempre es eficaz en todas partes como modo de comunicación. A continuación se presentan algunos deméritos/limitaciones importantes:
La comunicación escrita no es aplicable a todas las circunstancias. Debido a algunas limitaciones, la comunicación escrita no siempre es eficaz en todas partes como modo de comunicación.
Falta de confidencialidad
La comunicación escrita está expuesta a todas las personas a las que afecta el mensaje o la información. Por lo tanto, existe la posibilidad de que se filtre información de cualquier empleado, lo que puede causar una gran pérdida a la organización.
Caro
Esta comunicación es cara. Supone un gasto en la compra de papel, tinta, máquinas de escribir e imprimir, así como en el mantenimiento de estos equipos y máquinas.
Pérdida de tiempo
Este tipo de comunicación requiere mucho tiempo. Desde el principio hasta el final lleva mucho tiempo. Un mensaje enviado a través de un dispositivo mecánico como el teléfono puede tardar un momento en llegar a su destino, mientras que un mensaje enviado a través de un dispositivo escrito como una carta puede necesitar dos, tres o incluso más días para llegar a su destino.
Retroalimentación tardía
En la comunicación escrita, el receptor abre la carta y la lee con mucha atención, tardando más tiempo. Cuando responde a la carta, se toma un tiempo adicional para responder según el requerimiento. Por esta razón, el feedback se retrasa.
Falta de relaciones directas
A través de la comunicación escrita, hay muy poco margen para que crezca una relación personal entre el emisor y el receptor. La falta de contacto personal puede provocar una brecha en la comunicación o un retraso en la misma.
Falta de flexibilidad
Hay algunas formalidades predeterminadas que se deben mantener al realizar una comunicación escrita. El cumplimiento de estas formalidades es un proceso largo. Si se requiere algún cambio inmediato, no es posible hacerlo al instante debido a la falta de flexibilidad en la comunicación escrita.
No es adecuada para personas con pocos conocimientos en la escritura
Si el receptor es analfabeto, la comunicación escrita no tiene ningún sentido. Por lo tanto, dicha comunicación carece de sentido para ellos. Esto provoca una comunicación ineficaz.
Coste de archivo e indexación
Se trata de un coste adicional que debe asumir la organización. La comunicación escrita se documenta o archiva para fines futuros. Hay que incurrir en gastos para hacer estanterías y organizar otros equipos.
Adulación de la información
Si se supone que algún mensaje va en contra de los intereses de los empleados o de los funcionarios superiores, existe la posibilidad de que el interesado lo fabrique. Para obtener una ventaja adicional o para evitar las críticas, dicha persona puede halagar y edulcorar la información en el mensaje escrito.
Retraso en la corrección
En la comunicación escrita, debido a la falta de contacto directo entre el comunicador y la comunicación, cualquier error que se produzca tarda mucho en corregirse. Incluso si el error se identifica inmediatamente, no es posible corregirlo. Por ejemplo, una carta enviada por correo no puede ser devuelta para su corrección si se identifica un error más tarde.
Complejidad y lentitud
Determinar el objetivo del envío de cualquier mensaje. La redacción de un mensaje de este tipo y, por tanto, su envío al receptor, implica la observación de diversas normas, procedimientos o formalidades. Además, en este tipo de comunicación se produce un retraso en la retroalimentación. Todo el proceso implica complejidad y lentitud.
Hay que tener en cuenta estos inconvenientes en la comunicación escrita. Estos inconvenientes deben minimizarse para que la comunicación sea eficaz.
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