La comunicación organizacional es la suma de los procesos comunicativos que tienen lugar en el interior de una organización, lo que también podemos relacionar, con los tipos de comunicación en las empresas.
También incluye la comunicación que las empresas desarrollan con sus públicos externos para el logro de los objetivos estratégicos. En la práctica, se trata del proceso de compartir información entre personas dentro y fuera de la empresa.
En ese sentido, la comunicación organizacional, la cual se realiza dentro de una empresa u organización, también incide directamente en la imagen corporativa. Esto es así porque la opinión y la actitud que tenga el público externo respecto de una empresa dependen de lo que la gente ve, lee y oye sobre ella. Esta opinión también está determinada por la actitud del personal que la representa. Todo comunica.
A través del siguiente post te enseñaremos a descubrir cuáles son los principales tipos de comunicación en las empresas y su importancia.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación?
La comunicación es la base del entendimiento entre los humanos, entre las sociedades y también en las organizaciones empresariales, por ello, los tipos de comunicación en las empresas son algo fundamental para el funcionamiento de un negocio en la actualidad.
Y es que dentro de una empresa la comunicación es completamente imprescindible para la toma de decisiones o para llevar a cabo cualquier actividad interna, pero también es necesaria con su entorno exterior.
En cualquier caso, la comunicación es un elemento de primer orden y también debe contar con una planificación por parte de la compañía, y es que hoy en día las estrategias de comunicación de las empresas están perfectamente diseñadas y cuentan con planes de actuación específicos.
Tipos de comunicación en las empresas
Una vez nos hemos introducido dentro del mundo de la comunicación entendiendo mejor los conceptos que conforman esta misma, hemos de clasificar los distintos tipos de comunicación en las empresas.
Comunicación formal o informal
En función de los canales que se utilizan para llevar a cabo cualquier tipo de comunicación podemos hablar de comunicación formal y comunicación informal en las empresas. Si hablamos de comunicación formal nos referimos a cualquier tipo de comunicación que se puede producir entre un empleado de la empresa a otro, independientemente de su nivel en la jerarquía, a través de los canales establecidos de manera formal por la organización.
Sin embargo, la comunicación informal puede ser considerada cualquier información o noticia con mayor o menor fundamento que se convierte en rumor y circula por la empresa fuera de los canales formales y sin conocerse cuál es su origen. Esta comunicación de carácter informal es algo que las empresas suelen combatir, pues solo genera incertidumbre y desconcierto entre los empleados y suelen ser desmentidas o confirmadas a través de alguna comunicación por los canales formalmente establecidos.
Comunicación interna o externa
En función de si la comunicación se produce internamente o hacia el exterior podemos hablar de comunicación interna o comunicación externa, siendo estos dos de los tipos de comunicación en las empresas.
La comunicación interna es algo esencial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa y se lleva a cabo gracias a la existencia de multitud de elementos, como pueden ser los emails corporativos, los tablones de anuncios para los empleados, la existencia de una intranet u otros más elaborados como los manuales de empleado o las revistas corporativas.
La comunicación externa es por el contrario una comunicación que tiene como objetivo dar a conocer cualquier novedad de la empresa, transmitir una buena imagen a la sociedad, resolver públicamente cualquier tipo de incidencia o promocionar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Es esencial para que la empresa sea considerada por los clientes y los consumidores como una organización transparente y sin duda ha ido cobrando un mayor protagonismo en los últimos años.
Comunicación vertical u horizontal
En función de los participantes en el proceso de comunicación podemos clasificarla como comunicación vertical o comunicación horizontal. La comunicación horizontal es aquella que tiene lugar entre empleados que ocupan un mismo nivel jerárquico en la organización mientras que la comunicación vertical se produce entre empleados que están en diferentes niveles jerárquicos, es decir, entre superiores y empleados y viceversa.
En función del punto de partida y la dirección de la comunicación podemos clasificar la comunicación vertical como comunicación ascendente o comunicación descendente. La comunicación ascendente se produce cuando parte de los subordinados y llega hasta los jefes o empleados superiores en la jerarquía de la empresa. Por el contrario, la comunicación descendente parte de los mandos superiores o la dirección a los empleados de rangos inferiores.
La comunicación horizontal puede a su vez ser clasificada como comunicación formal o informal en función de las vías que utilicen los empleados, mientras que la comunicación vertical es siempre formal, pues se encauza a través de los canales preestablecidos por la organización.
Comunicación interna en la empresa
En el punto anterior hemos desarrollado los distintos tipos de comunicación en las empresas a a nivel general, sin embargo, dentro de las empresas existe una comunicación interna de la cual también podemos realizar una clasificación de los distintos tipos existentes.
No caigas en el error de pensar que con sólo transmitir mensajes de arriba hacia abajo, a la manera típica de jefe a subordinado, tendrás resultados en organizaciones dinámicas y cambiantes como las que exigen los mercados actuales.
Una buena comunicación nunca debe ser sólo unidireccional, ya que perderías uno de los beneficios más importantes del proceso: la respuesta y la interacción. La comunicación interna puede organizarse en tres tipos de comunicación en las empresas, teniendo en cuenta la dirección en que circulan los mensajes. Conocerlos te permitirá aplicar las herramientas más convenientes para cada uno, y así lograr una auténtica cultura de comunicación en tu empresa, que tenga en cuenta todas sus dimensiones.
Considera cada una de estas formas de comunicación para mantener una interacción positiva con tu equipo de trabajo.
Comunicación descendente
Se trata de la comunicación formal básica e históricamente más utilizada. Surge desde los directivos de la empresa y desciende a los distintos niveles de la pirámide jerárquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa dentro de los tipos de comunicación en las empresas.
Para este tipo de comunicación, selecciona las herramientas de acuerdo con lo que quieres transmitir y a quiénes va dirigido. Las más típicamente utilizadas en las empresas son:
- Manual del empleado
- Publicación institucional (revista, periódico, newsletter)
- Carta al personal
- Reuniones informativas
- Entrevista
- Cartelera
- Circulares y correos electrónicos grupales
Sin embargo, es importante tener en cuenta que esta comunicación vertical y rígida tiende a quedar obsoleta ante los nuevos medios de comunicación y la cultura interactiva de las nuevas generaciones de trabajadores.
Comunicación ascendente
Son los mensajes que circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la base de la organización y llegan a la alta dirección. Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentación a la comunicación descendente.
Como señala Peter Drucker, «en la empresa basada en la información, los conocimientos están en la parte baja de la pirámide jerárquica», por lo que este tipo de comunicación resulta fundamental para el desarrollo del negocio.
Entre las herramientas más utilizadas para alentar este tipo de comunicación figuran:
- Buzón de sugerencias
- Entrevista
- Intranet
- Correo electrónico
- Círculos de calidad
- Reuniones periódicas
Comunicación horizontal
Es la que existe entre personas o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico; básicamente se da entre pares. En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser informal, a través relaciones de amistad y compañerismo. Cuando se fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de trabajo la colaboración y el trabajo en equipo. Los instrumentos más adecuados son:
- Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
- Sesiones informativas
- Correo electrónico
- Redes sociales
- Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)
En la actualidad, es importante tener en cuenta que muchas de las herramientas mencionadas pueden ser electrónicas, ahorrando costos y generando barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación. Por ejemplo, un blog puede servir para que los directivos informen novedades sobre el negocio, pero también recibir comentarios o reclamos de los empleados. O una red social puede servir para crear conocimientos en forma colectiva entre jefes y subordinados, o bien para compartir información entre pares.
Buenas prácticas para los tipos de comunicación en las empresas
Teniendo en cuenta los diversos tipos de comunicación en las empresas, debemos tener en cuenta que poseer una serie de prácticas y estrategias para realizar una comunicación eficaz también va a ser un punto clave dentro de la comunicación de una empresa.
- Fija tu mirada en el receptor. Mirar a los ojos a una persona cuando eres la persona que emite el mensaje, es la forma más convincente de hacer creíble y confiable la comunicación en curso.
- Haz movimientos expresivos. Parte de nuestro medio de comunicación pasa de ser verbal, a gestual, por esa razón una expresión, y los movimientos corporales también emite un mensaje.
- Se concreto. Enfócate en ser conciso, concreto y preciso al momento de expresar en tus ideas y excluye el saturado discurso.
- Aprende a escuchar. Interésate siempre por escuchar lo que la persona tiene para comunicar, partiendo de esta máxima, emitirás un eficaz mensaje.
- Formula preguntas. Al momento de establecer una relación comunicativa, no es necesario saberlo todo, y tener todas las respuestas. Preguntar siempre será de gran importancia.
- Desarrolla el hábito de la lectura. La lectura mejora nuestra comunicación oral y escrita. Ayuda a tener una mejor ortografía y ampliar y enriquecer nuestro vocabulario.
- No atropelles la comunicación. Evita completar el mensaje emitido por otros con tus propias ideas o desviar el tema de una conversación.
- Vincúlate. Desarrolla relaciones interpersonales edificantes y que sumen considerablemente a tu nivel de conocimiento.
Los pasos para conseguir una comunicación eficaz dentro de los tipos de comunicación de las empresas pueden resultar algo forzados, pero a medida los vayamos practicando empezaremos a notar los efectos. Es un proceso innato y mejorar las destrezas asociadas nos ayudará en nuestro recorrido.
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