La comunicación desempeña un papel fundamental en nuestra vida, ya que las personas intercambian sus opiniones y pensamientos mediante la comunicación. Es una herramienta fundamental que juega un papel clave incluso en el crecimiento de la organización.
En una organización hay dos canales de comunicación: el formal y el informal. La principal diferencia entre ambos es que la comunicación formal está respaldada por canales predefinidos, mientras que no existe tal regla para la comunicación informal.
La gente a menudo confunde estos dos, para eliminar todas las dudas hemos llegado con un artículo que va a aclarar todas tus dudas entre la comunicación efectiva, formal e informal.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación formal?
La comunicación formal se refiere al flujo de información oficial a través de canales y rutas adecuados y predefinidos. El flujo de información está controlado y necesita un esfuerzo deliberado para ser comunicado correctamente. La comunicación formal sigue una estructura jerárquica y una cadena de mando. La estructura suele ser descendente, desde los líderes de los distintos departamentos y los altos cargos de la organización, que descienden hasta los empleados de menor nivel. Los empleados están obligados a seguir los canales de comunicación formal en el desempeño de sus funciones.
La comunicación formal se considera eficaz porque es un flujo de comunicación oportuno y sistemático.
¿Qué es la comunicación informal?
En comparación, la comunicación informal se refiere a la comunicación que es multidimensional. La comunicación informal se mueve libremente dentro de la organización y no está sujeta a canales y vías de comunicación predefinidos. La comunicación informal es especialmente rápida. La comunicación informal es mucho más relacional que la comunicación formal y es, por naturaleza, una forma de comunicación muy natural, ya que las personas interactúan entre sí libremente y pueden hablar de una amplia gama de temas, que a menudo se extienden fuera de sus obligaciones laborales. Debido a la naturaleza inherente de la comunicación informal, se mueve mucho más rápido y no tiene un rastro de papel.
La comunicación informal en el lugar de trabajo suele denominarse «vid» y suele comenzar con los empleados a través de las relaciones sociales. En muchos casos, la comunicación informal puede convertirse en comunicación formal si se incorpora al flujo de información de la comunicación formal de una empresa.
La comunicación informal se considera eficaz, ya que los empleados pueden discutir cuestiones relacionadas con el trabajo, lo que ahorra tiempo y dinero a la organización. También ayuda a crear relaciones más productivas y saludables en la plantilla.
¿Qué es la comunicación eficaz?
Muchas personas quieren saber qué es la comunicación eficaz. La respuesta implica varios elementos. Comunicar eficazmente significa que tus ideas y conceptos son escuchados y que la gente actúa en consecuencia. También significa que eres capaz de escuchar, comprender y actuar sobre lo que dicen los demás. Esta es la definición de comunicación eficaz y la forma en que un departamento, un equipo o una empresa construyen el éxito entendiendo lo que hay que hacer y haciéndolo.
La parte difícil de la comunicación empresarial es que la gente a menudo no sabe que no está conversando con claridad. Si le pregunta, la mayoría de las personas le dirán que son muy buenas comunicando. Sin embargo, los malentendidos son habituales. Así que hay que identificar y eliminar los posibles malos hábitos que le ayudarán a conectar mejor con los demás y a transmitir su significado.
Diferencias clave entre la comunicación formal y la informal
He aquí una breve lista de algunas de las principales diferencias entre la comunicación formal y la informal:
- Fiabilidad: La comunicación formal es la forma más fiable, ya que existe un rastro de papel. En comparación con la comunicación informal, que tiene comparativamente menos fiabilidad y es muy poco probable que tenga un rastro de papel.
- Rapidez: La comunicación formal es más lenta, a veces parece insoportablemente lenta debido a la burocracia. En cambio, la comunicación informal es muy rápida, a menudo instantánea.
- Requiere mucho tiempo: La comunicación formal requiere una serie de procesos diferentes antes de que se complete todo el flujo de comunicación, mientras que la comunicación informal requiere muy poco tiempo de proceso.
- Flujo de información: La información a través de la comunicación formal se realiza únicamente a través de canales predefinidos, mientras que la información a través de la comunicación informal se mueve libremente.
- Secreto: El secreto se mantiene con la comunicación formal, mientras que la comunicación informal hace difícil mantener el secreto total debido a su dependencia de los individuos.
4 habilidades necesarias para una comunicación eficaz
Desarrollar mejores hábitos de comunicación requiere varias habilidades importantes que funcionan en conjunto. Algunas de estas habilidades tienen que ver con la forma de hablar o de sostener el cuerpo, y otras son habilidades interpersonales más basadas en las emociones. He aquí algunas habilidades que poseen los buenos comunicadores:
- Capacidad de escucha: La comunicación clara empieza con la escucha activa. Si sólo te centras en tu forma de expresarte, lo más probable es que no estés escuchando o reaccionando a lo que los demás ponen sobre la mesa. Un comunicador eficaz utiliza una variedad de estilos de escucha. Presta mucha atención a lo que se dice y hace que los demás se sientan escuchados y considerados.
- Empatía: Ser capaz de entender los sentimientos de los que te rodean es una parte integral de ser un comunicador eficaz. Empatizar significa comprender y relacionarse con los sentimientos de otra persona. Tener una alta inteligencia emocional y demostrar una capacidad de empatía crea una relación entre usted y los demás y aumenta su capacidad de comunicación.
- Habilidades de comunicación no verbal: Además de los mensajes verbales, la comunicación eficaz se basa en las señales no verbales. Desarrollar la conciencia de su lenguaje corporal y el tono de voz mejorará sus habilidades de mensajería y presentación.
- Trabajo en equipo: La capacidad de participar activamente en la creación de equipos y colaborar constantemente con los compañeros de trabajo es una parte importante de la construcción de sus habilidades de comunicación empresarial. Cuanto más se construyan relaciones sólidas y una buena relación con los demás en el lugar de trabajo, más eficazmente se podrá comunicar con ellos.
Tipos de comunicación formal
A continuación ofrecemos una lista completa de los tipos de comunicación formal:
- Memos
- Intranet
- Reuniones
- Conferencias
- Reuniones individuales formales
- Tablones de anuncios
- Folletos
- Cartas
- Presentaciones
- Discursos
- Tablones de anuncios
- Blogs de la organización
- Correos electrónicos de directivos y líderes
Tipos de comunicación informal
A continuación ofrecemos una lista exhaustiva de los tipos de comunicación informal:
- Chismes
- Cadena única – una forma de comunicación informal en la que cada persona se comunica con la siguiente en una única secuencia.
- Cluster – una forma muy común de comunicación informal, en las redes de cluster una persona recibirá información y elegirá pasarla a su red de cluster o mantener la información para sí misma. Cada individuo transmitirá la información a la siguiente red de clústeres
- Cadena de probabilidad: cada individuo transmite aleatoriamente a otro individuo la misma información.
Tipos de comunicación efectiva
Hay tipos de comunicación que utilizamos en nuestra vida diaria, que son: la comunicación verbal y la no verbal. La forma de reaccionar a esas comunicaciones también es efectiva. Ambos tipos de comunicación pueden ser muy eficaces cuando te comunicas con alguien o con personas. La comunicación efectiva también depende de con quién estemos hablando y de si estamos de acuerdo con lo que dice. La comunicación efectiva puede resolver esta ruptura de la amistad. La comunicación no verbal con tu amigo puede ser: el contacto visual, el lenguaje corporal (positivo y negativo), la postura, las expresiones faciales y los movimientos de la cabeza. La comunicación no verbal puede malinterpretarse.
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