Establecer sistemas de comunicación eficaces en el lugar de trabajo puede ayudar a transmitir mensajes a los empleados y crear un entorno laboral bien informado y productivo. Cuando hay que hacer llegar a los empleados de todos los niveles de la empresa grandes cambios de política o conocimientos importantes, el uso de sistemas, como la comunicación descendente, puede ayudar a las empresas a transmitir la información de forma más eficaz.
En este artículo, analizamos qué es la comunicación descendente, en qué se diferencia de otros estilos de comunicación, sus tipos y te damos una lista de pasos sobre cómo utilizarla eficazmente.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación descendente?
La comunicación descendente es el acto de transmitir información importante en una empresa u organización desde los niveles superiores a los inferiores. Las empresas suelen utilizar este tipo de comunicación para definir claramente las reformas de la política, delegar tareas importantes o informar a los empleados sobre ciertos cambios en las funciones o responsabilidades y el motivo por el que se producen.
La mayoría de las veces, este tipo de comunicación es unidireccional, lo que permite a los directivos y ejecutivos transmitir instrucciones a los empleados sin invitar a responder a la información. La eficacia de la comunicación descendente y la comprensión del material transmitido por parte de los empleados pueden influir directamente en la eficacia y el éxito de una organización.
¿Cómo funciona la comunicación descendente?
Una de las formas más comunes de comunicación descendente en el lugar de trabajo es que los directivos hablen directamente con los empleados. Esto permite a los directivos transmitir la información y estar disponibles para responder a cualquier pregunta de los empleados o aclarar ciertos aspectos de las noticias. A veces, los directivos generan la información o las instrucciones ellos mismos, y otras veces, las instrucciones pueden venir de los altos cargos o del consejo de administración de la empresa.
El uso de la comunicación descendente puede aportar importantes beneficios a las empresas, como una mejor coordinación de los proyectos, una mejora de la moral de la empresa y un mayor rendimiento individual. Crear sistemas de comunicación descendente claros y concisos, con poca ambigüedad, puede ayudar a maximizar estos beneficios y a que las empresas se desarrollen y prosperen.
Otros tipos de comunicación descendiente
Las empresas y organizaciones también pueden utilizar otros tipos de comunicación descendente para hablar de los cambios o las directrices de la empresa, como por ejemplo:
- Envío de correos electrónicos
- Escribir boletines y memorandos
- Resaltar la información en los manuales o guías
- Celebrar reuniones de personal
- Crear cambios en la política
¿Cómo utilizar eficazmente la comunicación descendente?
A continuación se presenta una lista de pasos que le ayudarán a utilizar eficazmente la comunicación descendente:
1. Comprender bien la información
Tanto si crea los cambios o la información usted mismo, como si se la transmiten los ejecutivos y el consejo de administración, es importante entender completamente la información antes de transmitirla a los empleados. Si los ejecutivos son los que deciden, puede ser útil hacer preguntas aclaratorias que creas que los empleados pueden hacerte.
También puede ser útil escribir lo que piensa decir o enviar a los empleados y pedir a otros directivos o ejecutivos que lean la información para asegurarse de que no falta ni se pasa nada por alto.
2. Conocer el mejor tipo de comunicación
Los diferentes tipos de noticias o instrucciones pueden requerir a veces estilos de comunicación únicos. A la hora de decidir qué tipo de comunicación es mejor, puede ser útil examinar la complejidad de la información. Si la empresa u organización va a realizar cambios cruciales y profundos en su política, puede ser útil crear un documento escrito o incluir la información en un manual del empleado actualizado. Esto puede permitir a los individuos referirse a las nuevas políticas si alguna vez necesitan un recordatorio o una aclaración útil.
Si necesita delegar tareas importantes o aumentar las responsabilidades de un empleado, puede ser más fácil informarle a través de una comunicación escrita, como un correo electrónico, o discutirlo cara a cara. Esto puede permitirles hacer preguntas, lo que puede ayudar a aclarar las instrucciones y crear una forma de comunicación abierta
3. Sea honesto
Ser honesto sobre la dificultad o complejidad de los cambios o instrucciones de la empresa puede ayudar a los empleados a sentir un sentimiento de camaradería y dedicación al desarrollo de la empresa. Al utilizar la comunicación descendente, puede ser útil enumerar los principales retos o problemas que conlleva la noticia, cómo pueden trabajar los empleados para superarlos y cómo puede usted ayudar en la transición.
Por ejemplo, si se están fusionando dos departamentos y los empleados están adquiriendo responsabilidades adicionales, puede ser útil mencionar que sabe que la situación es un reto, pero también explicar cómo se están alterando los objetivos individuales hasta que se complete la transición, y cómo se pone a disposición para preguntas y comentarios.
4. Reserve tiempo para aclaraciones y preguntas
Reservar un tiempo para aclaraciones y preguntas puede ayudar a los empleados a sentirse escuchados y permitirles comprender plenamente la información más importante que ha compartido con ellos. Por ejemplo, si utiliza conversaciones cara a cara o reuniones de personal, considere la posibilidad de reservar un tiempo directamente después para las preguntas.
Si nadie tiene preguntas de inmediato, puede ser beneficioso comprobar con los individuos en un momento posterior para ver si se han presentado preguntas. Si se envía un memorándum o un boletín, puede ser útil crear un horario de oficina en el que los empleados puedan acudir a usted con preguntas sobre la información o los cambios.
Comunicación descendente vs. comunicación ascendente
La comunicación ascendente es lo contrario de la comunicación descendente, es decir, suele ser la transmisión de información en una empresa o negocio desde los niveles inferiores a los superiores. Estas son algunas de las principales diferencias entre la comunicación descendente y la ascendente:
Objetivos deseados
Los objetivos deseados para cada tipo de comunicación pueden diferir y cambiar de una empresa a otra. La mayoría de las veces, los objetivos de la comunicación descendente consisten en transmitir información importante de los directivos a los empleados, sin que se produzcan reacciones o comentarios.
La comunicación ascendente, sin embargo, puede variar en sus usos. A veces, la comunicación ascendente se produce en forma de preguntas o inquietudes sobre las políticas, proyectos o expectativas de la empresa, y otras veces puede tratarse de comentarios solicitados a los ejecutivos y funcionarios de la empresa sobre las prácticas comerciales o los cambios recientes
Beneficios
Los beneficios de la comunicación descendente y ascendente son relativamente similares, como el aumento de la satisfacción de los empleados, la aclaración de las funciones de la empresa y la mejora de la productividad. Sin embargo, la consecución efectiva de estos beneficios puede requerir a veces el uso combinado de la comunicación descendente y ascendente. Cuando las empresas y organizaciones utilizan la comunicación descendente, puede ser beneficioso para ellas fomentar la comunicación ascendente y la retroalimentación como respuesta.
Esto puede permitir que los empleados se sientan escuchados por la empresa y puede ayudar a los ejecutivos a entender cualquier problema de la empresa que puedan abordar para ayudar a la empresa a desarrollarse y mejorar. También puede ayudar a que los empleados se sientan comprometidos con el desarrollo de la empresa y garantizar que cualquier transición importante de la empresa se produzca sin problemas.
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