Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación organizacional y cuáles son sus elementos?
Ecured (s. f.) explica que la comunicación organizacional es la suma de los procesos comunicativos que tienen lugar en el interior de una organización. También incluye la comunicación que las empresas desarrollan con sus públicos externos para el logro de los objetivos estratégicos. En la práctica, se trata del proceso de compartir información entre personas dentro y fuera de la empresa.
En ese sentido, la comunicación organizacional también incide directamente en la imagen corporativa. Esto es así porque la opinión y la actitud que tenga el público externo respecto de una empresa dependen de lo que la gente ve, lee y oye sobre ella. Esta opinión también está determinada por la actitud del personal que la representa. Todo comunica.
Los elementos que componen la comunicación organizacional son los siguientes:
- Publicidad institucional.
- Relaciones públicas.
- Normas de protocolo organizacional.
- Signos audiovisuales de identidad corporativa.
- Informaciones elaboradas derivadas de la práctica profesional.
- Comportamiento del personal de la organización.
Además, Ecured sostiene que la comunicación organizacional está influenciada por los siguientes factores:
- La conducta de las organizaciones: relacionada con su estructura y con las relaciones humanas.
- El proceso de comunicación: constituido por las variables tanto verbales como no verbales dentro de la organización.
- Interacciones dentro de la organización: que incluyen el formato didáctico, el pequeño grupo y la audiencia colectiva.
La comunicación es la base del entendimiento entre los humanos, entre las sociedades y también en las organizaciones empresariales. Y es que dentro de una empresa la comunicación es completamente imprescindible para la toma de decisiones o para llevar a cabo cualquier actividad interna, pero también es necesaria con su entorno exterior.
En cualquier caso la comunicación es un elemento de primer orden y también debe contar con una planificación por parte de la compañía, y es que a día de hoy las estrategias de comunicación de las empresas están perfectamente diseñadas y cuentan con planes de actuación específicos. Existen numerosos tipos de comunicación aplicables a las empresas, entre los que destacan los que se muestran a continuación:
Comunicación formal o informal
En función de los canales que se utilizan para llevar a cabo cualquier tipo de comunicación podemos hablar de comunicación formal y comunicación informal en las empresas. Si hablamos de comunicación formal nos referimos a cualquier tipo de comunicación que se puede producir entre un empleado de la empresa a otro, independientemente de su nivel en la jerarquía, a través de los canales establecidos de manera formal por la organización.
Sin embargo la comunicación informal puede ser considerada cualquier información o noticia con mayor o menor fundamento que se convierte en rumor y circula por la empresa fuera de los canales formales y sin conocerse cuál es su origen. Esta comunicación de carácter informal es algo que las empresas suelen combatir, pues solo genera incertidumbre y desconcierto entre los empleados y suelen ser desmentidas o confirmadas a través de alguna comunicación por los canales formalmente establecidos.
Comunicación interna o externa
En función de si la comunicación se produce internamente o hacia el exterior podemos hablar de comunicación interna o comunicación externa.
La comunicación interna es algo esencial para el correcto funcionamiento de cualquier empresa y se lleva a cabo gracias a la existencia de multitud de elementos, como pueden ser los emails corporativos, los tablones de anuncios para los empleados, la existencia de una intranet u otros más elaborados como los manuales de empleado o las revistas corporativas.
La comunicación externa es por el contrario una comunicación que tiene como objetivo dar a conocer cualquier novedad de la empresa, transmitir una buena imagen a la sociedad, resolver públicamente cualquier tipo de incidencia o promocionar el lanzamiento de un nuevo producto o servicio. Es esencial para que la empresa sea considerada por los clientes y los consumidores como una organización transparente y sin duda ha ido cobrando un mayor protagonismo en los últimos años.
Comunicación vertical u horizontal
En función de los participantes en el proceso de comunicación podemos clasificarla como comunicación vertical o comunicación horizontal. La comunicación horizontal es aquella que tiene lugar entre empleados que ocupan un mismo nivel jerárquico en la organización mientras que la comunicación vertical se produce entre empleados que están en diferentes niveles jerárquicos, es decir, entre superiores y empleados y viceversa.
En función del punto de partida y la dirección de la comunicación podemos clasificar la comunicación vertical como comunicación ascendente o comunicación descendente. La comunicación ascendente se produce cuando parte de los subordinados y llega hasta los jefes o empleados superiores en la jerarquía de la empresa. Por el contrario la comunicación descendente parte de los mandos superiores o la dirección a los empleados de rangos inferiores.
La comunicación horizontal puede a su vez ser clasificada como comunicación formal o informal en función de las vías que utilicen los empleados, mientras que la comunicación vertical es siempre formal, pues se encauza a través de los canales preestablecidos por la organización.
Otras formas de clasificar la comunicación
Aunque las anteriores son las principales formas de catalogar la comunicación en una empresa también existen otras formas menos usadas pero que pueden resultar de utilidad. La comunicación se puede clasificar como comunicación escrita u oral, en función de si se utilizan documentos para llevarla a cabo o si se produce de manera directa entre dos personas de la organización.
También podemos diferenciar la comunicación como comunicación interpersonal o comunicación intrapersonal. La primera se produce entre dos personas frente a frente y la segunda permite a los empleados recibir y enviar mensajes sin necesidad de establecer contacto en persona.
En cualquier caso la comunicación en las empresas es algo completamente necesario, pues ayuda a evitar el aislamiento de los empleados y también a crear un clima de trabajo más agradable y fluido. Gracias a una comunicación clara y continua cada empleado sabrá qué tiene que hacer y cuáles son sus funciones así como para crear equipos de trabajo si fuera necesario. La comunicación en las empresas es la clave para el entendimiento entre jefes y empleados y entre los propios empleados, algo que influirá de forma positiva en los resultados.
Las tres principales formas de comunicación interna en la empresa
Dentro de la empresa debes estar preparado con herramientas más tradicionales o más innovadoras, la importancia de la comunicación interna es la misma para manejar diversos tipos de comunicación. No caigas en el error de pensar que con sólo transmitir mensajes de arriba hacia abajo, a la manera típica de jefe a subordinado, tendrás resultados en organizaciones dinámicas y cambiantes como las que exigen los mercados actuales.
Una buena comunicación nunca debe ser sólo unidireccional, ya que perderías uno de los beneficios más importantes del proceso: la respuesta y la interacción. La comunicación interna puede organizarse en tres tipos, teniendo en cuenta la dirección en que circulan los mensajes. Conocerlos te permitirá aplicar las herramientas más convenientes para cada uno, y así lograr una auténtica cultura de comunicación en tu empresa, que tenga en cuenta todas sus dimensiones.
Considera cada una de estas formas de comunicación para mantener una interacción positiva con tu equipo de trabajo.
1. Comunicación descendente
Se trata de la comunicación formal básica e históricamente más utilizada. Surge desde los directivos de la empresa y desciende a los distintos niveles de la pirámide jerárquica. Su finalidad es informar instrucciones, objetivos o políticas de la empresa.
Para este tipo de comunicación, selecciona las herramientas de acuerdo con lo que quieres transmitir y a quiénes va dirigido. Las más típicamente utilizadas en las empresas son:
- Manual del empleado
- Publicación institucional (revista, periódico, newsletter)
- Carta al personal
- Reuniones informativas
- Entrevista
- Cartelera
- Circulares y correos electrónicos grupales
Sin embargo, es importante tener en cuenta que esta comunicación vertical y rígida tiende a quedar obsoleta ante los nuevos medios de comunicación y la cultura interactiva de las nuevas generaciones de trabajadores.
2. Comunicación ascendente
Son los mensajes que circulan de abajo hacia arriba en la empresa; nacen en la base de la organización y llegan a la alta dirección. Permite a los empleados plantear ideas y sugerencias, así como dar retroalimentación a la comunicación descendente.
Como señala Peter Drucker, «en la empresa basada en la información, los conocimientos están en la parte baja de la pirámide jerárquica», por lo que este tipo de comunicación resulta fundamental para el desarrollo del negocio.
Entre las herramientas más utilizadas para alentar este tipo de comunicación figuran:
- Buzón de sugerencias
- Entrevista
- Intranet
- Correo electrónico
- Círculos de calidad
- Reuniones periódicas
3. Comunicación horizontal
Es la que existe entre personas o áreas de la empresa que se encuentran en el mismo nivel jerárquico; básicamente se da entre pares. En esta categoría gran parte de la comunicación suele ser informal, a través relaciones de amistad y compañerismo. Cuando se fomenta desde la empresa, se promueve como pauta de trabajo la colaboración y el trabajo en equipo. Los instrumentos más adecuados son:
- Reuniones por departamentos o grupos de trabajo
- Sesiones informativas
- Correo electrónico
- Redes sociales
- Reuniones con otras divisiones (comunicación horizontal)
En la actualidad, es importante tener en cuenta que muchas de las herramientas mencionadas pueden ser electrónicas, ahorrando costos y generando barreras más difusas entre los tres tipos de comunicación. Por ejemplo, un blog puede servir para que los directivos informen novedades sobre el negocio, pero también recibir comentarios o reclamos de los empleados. O una red social puede servir para crear conocimientos en forma colectiva entre jefes y subordinados, o bien para compartir información entre pares.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los tipos de comunicación en las empresas?
Tipos de comunicación en la empresa
- Comunicación formal o informal.
- Comunicación interna o externa.
- Comunicación vertical u horizontal.
- Otras formas de clasificar la comunicación.
¿Cuál es la mejor comunicación en una empresa?
La comunicación tiene que fluir, ser clara y directa. Así se agilizarán los procesos y aumentará la confianza. Los mensajes que dirija la organización al equipo humano tienen que ser sencillos y claros. En definitiva, deben informar, aportar y recordar información de interés
¿Cuáles son los 5 tipos de comunicación?
Los tipos de comunicación teniendo en cuenta el canal sensorial:
- Comunicación visual.
- Comunicación auditiva.
- Comunicación táctil.
- Comunicación gestual.
- Comunicación gustativa.
¿Cuáles son las recomendaciones para una buena comunicación dentro de la empresa?
Consejos para mejorar la comunicación.
- Conoce a tu equipo de trabajo.
- Realiza reuniones regularmente.
- Comunica lo más importante al principio.
- Simplifica el lenguaje que utilices, no uses palabras muy técnicas o complicadas al referirte a todo el equipo.
- Utiliza herramientas de comunicación interna.
¿Cómo influyen los tipos de comunicación en el éxito de la empresa?
En las empresas, los efectos positivos de la comunicación son evidentes: mejora la competitividad de la organización, así como la forma en la que se puede adaptar a los cambios que se produzcan en su entorno, con el fin de conseguir los objetivos que se hayan propuesto inicialmente.
¿Cuáles son los canales de comunicación en la empresa?
Los canales de comunicación son los medios y recursos utilizados para establecer un intercambio de mensajes entre emisores y receptores. La inversión en comunicación con leads y clientes es una de las medidas más eficaces cuando pensamos en promover el engagement con el público de una empresa.
¿Cuáles son los tipos de comunicación?
Los tipos de comunicación son las diferentes formas que tenemos de transmitir un mensaje. Estos tipos forman tienen que ver con el modo de comunicarnos, los diferentes ámbitos o situaciones entre otro tipo de parámetros. Internet, y las nuevas tecnologías han ampliado los tipos de comunicación que existían.
¿Cuáles son los tipos de comunicación más importantes?
- Comunicación verbal.
- Comunicación no verbal.
- Individual.
- Colectiva.
- Intrapersonal.
- Interindividual.
- Intragrupal.
- Intergrupal.
¿Cuáles son los diferentes canales de comunicación?
Los canales de comunicación son el soporte mediante el que se transmite el mensaje desde el emisor hasta el receptor. Circulares, internet, teléfono, e-mail, sms, radio, prensa y televisión son muchos los canales de comunicación que podemos utilizar.
¿Cuáles son los pasos para una comunicación efectiva?
- Mira a la persona que está hablando.
- Hacer preguntas.
- No interrumpas, reconoce el momento adecuado para intervenir.
- No cambies el tema de imprevisto.
- Muestra empatía por la persona que habla.
- No controles la conversación.
- Responde de manera verbal y no verbal.