Cada vez es más importante contar con una política de comunicación adecuada dentro del entorno empresarial, tanto a nivel interno como externo. La comunicación contribuye a favorecer el clima empresarial y, por ende, la consecución de los objetivos que la marca se ha propuesto.
En este post vamos a centrarnos en las políticas de comunicación interna y externa y en los factores más importantes de cada una de ellas.
Índice de contenidos
La comunicación empresarial
En la actualidad está ampliamente extendido que la capacidad de comunicarse de las empresas, tanto a nivel interno como externo es esencial. Las políticas de comunicación son la base que sustenta todas las relaciones que se mantienen con las empresas, siendo un recurso valioso que hay que saber gestionar adecuadamente.
La importancia de la comunicación es cada vez más patente. Viendo en muchos casos que las mayores empresas que en la actualidad interactúan en el mercado cuentan con un departamento especializado en el desarrollo de las políticas de comunicación tanto interna como externa de la empresa.
Ahora bien, no hay que perder de vista que la comunicación no es una labor únicamente de ese departamento, sino que debe estar presente en todas las esferas de la marca, desde los principales jefes de las áreas especializadas hasta los equipos.
La información es una parte importante del proceso comunicativo, sin embargo, no lo es todo. El fenómeno comunicativo hay que enmarcarlo en la complejidad que suponen las relaciones dinámicas e interactivas entre las personas, donde es tan importante el contenido que se comunica como la forma en la que se hace.
La comunicación interna
A pesar de lo dicho anteriormente, todavía existen muchas empresas en las que no se entiende la importancia que tienen las políticas de comunicación para saber trasladar la información y los contenidos a nivel empresarial.
Esto es un craso error, ya que la comunicación en las empresas, tanto ascendente como horizontal y tanto a nivel interno como externo, mejora significativamente por un lado la imagen de marca y por otro la productividad de los trabajadores.
Los beneficios de la comunicación interna
Esta necesidad de comunicación externa se ve sustentada sobre los numerosos beneficios que se pueden encontrar cuando una marca emplea políticas de comunicación adecuadas. Algunas de estas ventajas son las siguientes:
- Analizando las políticas de comunicación desde una perspectiva sistémica, estas permiten a las empresas poder mantener una coordinación eficaz y fluida entre sus distintos departamentos o áreas de trabajo y lograr así sus objetivos. Cuando la base del trabajo es la comunicación y el trabajo en equipo es más fácil alcanzar los objetivos estratégicos que se han fijado por la marca.
- Se pueden entender las políticas orientadas a la comunicación como un proceso de cambio. Cuando se fomenta la comunicación es más fácil lograr una mayor adaptación al entorno en el que se mueve la empresa. En este sentido, la comunicación interna favorece en gran medida a la difusión e interiorización de los valores de marca y de los procedimientos a seguir por la empresa en su desarrollo futuro. La comunicación favorece el entendimiento entre trabajadores y organización.
- Por último, cabe destacar la motivación de los trabajadores. El objetivo que persiguen las empresas es lograr que sus trabajadores estén motivados y conozcan y comprendan los objetivos de la organización. Para lograr esto es esencial mantener una política de comunicación activa entre marca y trabajadores, además de reconocerles su parte en la consecución de los objetivos empresariales. De esta forma lo que se trata de lograr es que incremente la participación de los mismos en las políticas de la empresa y, por otro lado, tratar de favorecer que propongan iniciativas.
Por tanto, los beneficios derivados de las políticas de comunicación mejoran tanto la calidad de vida de los profesionales que trabajan en la empresa como los servicios que la marca ofrece a sus clientes, por lo que se trata de un factor decisivo en el que las empresas deben trabajar.
En la actualidad las empresas se mueven en un entorno competitivo muy fuerte, en el que es imprescindible destacar para no acabar cerrando. Parte importante de ese proceso de diferenciación pasa por los recursos humanos con los que cuenta la empresa, los cuales deben ser de calidad.
El objetivo último de toda política de comunicación interna debe ser lograr cubrir las necesidades de comunicación que tienen las personas que están vinculadas a la organización.
Las políticas de comunicación ascendentes
Sobre todo en las grandes empresas es importante con políticas de comunicación que se centren en el traslado de información desde los primeros escalones de la pirámide hasta los últimos, ya que, como decía Drucker “rel=“nofollow”los conocimientos de las empresas están en la parte baja de la pirámide jerárquica, en la mente de los especialistas que realizan diversos trabajos y se dirigen a sí mismos.”.
Se derivan muchas ventajas de la comunicación ascendente, ya que permite a las altas esferas de la organización conocer el clima empresarial, favorece la creatividad de los trabajadores y su desarrollo personal, hace que el trabajo sea más dinámico, fomenta las relaciones entre los empleados…
Sin embargo, a pesar de todas las ventajas que se generan para la empresa cuando se fomentan las políticas de comunicación ascendentes, también se derivan muchas dificultades que hacen que estas se vean muy reducidas:
- En primer lugar, entre los mayores inconvenientes que se encuentran los directivos y por lo que no fomentan el feedback con sus empleados se encuentran las posibles objeciones o críticas que se podrían encontrar a sus órdenes. La comunicación unidireccional ofrece mucha seguridad y protección para los altos cargos de las empresas.
- Los sistemas de recompensas implantados en muchas empresas condicionan en gran medida la comunicación ascendente. Estos sistemas suelen basarse en mensajes positivos, de forma que se ignoran o sancionan las quejas. Por otro lado, esos mensajes de contenido positivo o favorable se ven distorsionados y mejorados a medida que estos van subiendo en la cadena de mando.
- En pocas organizaciones se premia la sinceridad o las críticas constructivas, por lo que los trabajadores suelen optar por comentar su falta de confianza con amigos fuera del entorno laboral, ya sea por miedo a las represalias o, precisamente, por falta de esa cultura participativa.
- Además, fomentado por esa cultura implantada en la mayoría de las empresas en las que las quejas se ocultan, los trabajadores están acostumbrados a recibir ordenes y a reservarse sus comentarios.
- En otras ocasiones, los trabajadores no transmiten la información porque consideran que esta no es relevante para que sus superiores tomen decisiones empresariales.
Las políticas de comunicación horizontal
La comunicación horizontal hace referencia a aquella que se da entre trabajadores que pertenecen al mismo escalón directivo, de forma que la comunicación entre los mismos es un factor decisivo para tomar las decisiones adecuadas en su entorno dentro de la organización.
Los grupos de trabajo constituyen la forma de unidad básica de organización del trabajo dentro de una empresa, por lo que las decisiones que afectan a ese grupo de personas se suelen tomar dentro del grupo. Este es un modo muy eficaz de estimular la comunicación horizontal como herramienta que busca la coordinación entre los trabajadores, tanto dentro del mismo grupo como con el resto de grupos de trabajo. Además, es una buena forma de fomentar una mejora del clima social y de satisfacer las necesidades sociales, ya que contribuye a la autorrealización de las personas. Esto se traslada a un entorno de trabajo más favorable y cómodo.
Lo que se busca mediante este tipo de políticas es fomentar en la mayor medida posible las relaciones directas, afectivas y propias que se dan entre los distintos trabajadores y buscar la manera de que estas coexistan de la mejor forma posible. Conseguir la combinación adecuada de forma que el sistema se oriente a este logro de objetivos de forma ágil y dinámica no es una tarea sencilla.
Cada vez son más las empresas que tratan de evitar las relaciones de competitividad entre sus trabajadores y buscan sustituirlas por una mayor comunicación y lazos de cooperación entre ellos, eliminando la incomunicación.
La comunicación externa
Dentro del ámbito de la comunicación exterior nos encontramos con los clientes, los intermediarios, los proveedores, las empresas de la competencia, los medios de comunicación, las instituciones públicas…
Normalmente se vincula la comunicación externa con ciertos departamentos o áreas empresariales, que son los encargados de gestionar todo lo relacionado con los agentes del mercado que hemos mencionado. Estos departamentos suelen ser el de marketing, el de relaciones públicas y medios de comunicación o el de comunicación.
El objetivo que se persigue desde estos departamentos es lograr la máxima integración entre las políticas de comunicación internas y las externas, tratando de aumentar el sentimiento de pertenencia y vinculación con la marca. Cuando las personas externas a la empresa se sienten identificadas con la organización se logra una mejora de la imagen de la marca que se proyecta hacia el exterior.
Tipos de comunicación externa
Lo que se pretende lograr mediante las políticas de comunicación externas que se desarrollan por las empresas es conseguir que la empresa comparta con los agentes externos que se relacionan con la misma la mayor cantidad de información posible.
En el libro Comunicación y Organización de Annie Bartolí nos encontramos con una clasificación de tres tipos de comunicación externa:
- La comunicación operativa, que es aquella que se da en el entorno del desenvolvimiento del día a día de la empresa, orientándose a clientes, proveedores, instituciones públicas…
- La comunicación estratégica, que es aquella cuyo fin último es obtener información sobre la competencia, la evolución y las tendencias del mercado, la normativa sobre el sector…
- La comunicación de notoriedad, que es aquella que se orienta en dar a conocer a la empresa con el objetivo de mejorar su imagen.
La comunicación interna y la comunicación externa
Es importante que las políticas de comunicación internas y externas estén integradas y sean coherentes las unas con las otras.
La mejora de la imagen de marca que se proyecta al mercado influye también en los sentimientos que los propios trabajadores tienen para con la marca, ya que el status de los empleados se ve incrementado de igual modo. Por otro lado, el trabajar de la mano de una empresa bien posicionada, valorada y preocupada por los problemas que afectan a la sociedad también transmite esta imagen de buena empresa.
La comunicación externa suele ser algo imprescindible para la mayoría de las marcas, dejando de lado en muchas ocasiones la importancia que tiene la comunicación externa. Sin embargo, estamos ante dos sistemas que son interdependientes el uno del otro, de forma que es imprescindible que las políticas de uno y de otro sean coherentes y estén alineadas, tanto entre ellas como con los objetivos que pretende lograr la empresa.