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¿Qué es la comunicación interna?
La comunicación interna es aquella comunicación que se dirige al público interno de una empresa con un fin estratégico. La comunicación interna de una organización permite a los empleados estar informados sobre aquello que es relevante para la empresa, fomenta el engagement con la marca o la cultura corporativa, y colabora a la mejora del rendimiento de los trabajadores, entre otras cosas. También puede permitir a una compañía conocer los problemas y exigencias de los empleados, y crear una estrategia efectiva con la que solucionarlos. La comunicación interna en una empresa es clave para mejorar la productividad de los empleados, pues es una herramienta que fomenta la motivación de los empleados y su identificación con los valores de la compañía.
En una empresa este tipo de comunicación es llevada por el departamento de comunicación o incluso por el de recursos humanos y relaciones institucionales.
La colaboración entre departamentos es indispensable a la hora de elaborar un plan de comunicación interna. Y eso es algo que todo aquel que haya trabajado en esto lo tiene claro.
El documento que recoge todo aquello que es esencial para este propósito es el plan de comunicación interna de una empresa. En este documento se encuentra todo lo que es indispensable para conseguir una comunicación interna efectiva en la empresa.
¿Qué es un plan de comunicación interna?
Un plan de comunicación interna es un documento de trabajo que recoge y especifica los objetivos que se quieren conseguir en un periodo de tiempo determinado, que normalmente es un año. También determina cuáles son los programas de comunicación que va a implantarse, especificándose quiénes van a ser los responsables de ejecución del programa, el público al que se dirige y cuáles son los objetivos que quiere conseguir.
Además, este documento concretará cuáles son los canales de comunicación que se recomiendan y los mensajes que serán clave en la consecución de los objetivos de la empresa. Por último, ese plan deberá contemplar e incorporar mecanismo de seguimiento y evaluación. El punto de partida de todo plan de comunicación interna es elaborar un estado de la cuestión. Esto es, tiene que iniciarse elaborando un diagnóstico del escenario al que va a hacer frente y contemplará los distintos obstáculos técnicos y humanos que tienen que solucionarse.
Una vez establecidos cuáles son las principales áreas de actuación del plan hay que empezar a esbozar un calendario de acciones. En esta hoja de ruta se plasmarán todas las acciones contempladas para mejorar la situación inicial y conseguir un flujo de comunicación equilibrado que permita gestionar el conocimiento, motivar e implicar a toda la plantilla.
¿Cuáles son las ventajas de la Comunicación interna?
Tener un plan de comunicación interna y ejecutarlo nos servirá para alcanzar objetivos que de otra forma sería imposible. Sin duda es imprescindible para satisfacer las necesidades de comunicación en una empresa y para dar un mensaje claro a los empleados de la compañía, ya que son parte estratégica del negocio.
Gracias a un buen plan de comunicación interna podemos potenciar:
- Hacer que los empleados se sientan implicados y motivados con los objetivos de la compañía.
- Mantener informado a tu público interno.
- La identidad corporativa de una compañía.
- Employer branding
- Mejorar la comunicación haciéndola mas eficiente.
- Crear un clima de confianza realizando una comunicación bidireccional.
- Mantener informados a todos los objetivos de la empresa.
- Informar de los éxitos de la empresa.
- A la hora de realizar cambios en la organización, con una buena comunicación, ayudará a generar menos impactos negativos.
¿Cuáles son las características esenciales que debe tener un plan de comunicación?
Las empresas deberán personalizar al máximo su plan de comunicación interna, ya que cada organización tiene unas necesidades únicas que tienen que ser cubiertas teniendo en cuenta los antecedentes de comunicación interna, las exigencias informativas y el momento que atraviesa en el sector.
Es muy importante antes de que se empiece a crear el plan de comunicación que exista un compromiso y apoyo por parte del equipo de dirección. De igual manera tiene que existir una figura responsable de comunicación interna que realice un plan de comunicación bien definido y al que todos puedan reconocer. Un plan de comunicación permite lanzar un mensaje unificado sobre la esencia de la compañía al igual que permite compartir logros al hacer partícipes del buen funcionamiento de la empresa a los empleados. Por otro lado, ayuda a agilizar el proceso de transmisión de la información y a tener una comunicación bidireccional.
¿Cómo debe ser de un plan de comunicación interna?
El plan de comunicación interna debe ser un documento que se convierta en el plan de actuación de una empresa para gestionar el intercambio de información con los empleados.
Debe ser una herramienta que sirva para retener el talento, motivar a los empleados, transmitir la cultura corporativa de la compañía, evitar rumores dañinos la imagen de la empresa, cohesionar al equipo de trabajo y conseguir opiniones e ideas de los trabajadores que ayuden al equipo directivo a tomar las decisiones adecuadas sobre el funcionamiento del negocio.
Debe redactarse siguiendo unos pasos:
- Análisis: se debe analizar lo que funciona y lo que falla considerando la situación de la comunicación actual de la empresa. En esta fase deberemos tener en cuenta todos los detalles internos y externos del negocio. Uno de los métodos más sencillos para realizar este análisis es hacer un análisis DAFO.
- Identificar objetivos: Una vez hemos realizado un análisis completo de nuestro negocio, a nivel externo e interno, se deben fijar los propósitos del plan, por ejemplo, facilitar el acceso a la información de los trabajadores. A la hora de diseñar el plan debemos pensar en uno o dos objetivos principales y varios secundarios que complementen a las anteriores.
- Público objetivo: una vez hemos hecho nuestro análisis hemos de tener determinados objetivos qué queremos conseguir ,tenemos que saber a quién se lo vamos a trasladar. Lo primero que tenemos que ver es el tipo de empleado que tenemos, su espacio de trabajo con qué canales de comunicación contamos… Por ello debemos segmentar todos esos perfiles que pueden influir en nuestro plan de comunicación interna, así podrás crear una estrategia que los tenga en cuenta.
- Fijar la estrategia y el plan de acción: en este punto se exponen los métodos y herramientas a seguir para conseguir los objetivos marcados. Tenemos que decidir qué tipo de acciones haremos para conseguir los objetivos que nos hemos fijado. Se pueden hacer multitud de acciones por ejemplo, crear página de contenidos, uso redes sociales internas, cartelería con mensajes de la cultura corporativa de la empresa, regalar productos a los empleados, crear una plataforma para que los empleados propongan ideas, realizar una revista interna…
- Identificar a los colaboradores y a los responsables: se tiene que designar quién va a ser el responsable de la comunicación de la empresa, quién se va a encargar de cumplir el plan y los colaboradores con su ayuda implementar este plan. Es muy importante este punto ya que al fin y al cabo es quien va a realizar la comunicación y es a quién nos vamos a dirigir ante cualquier problema o duda.
- Evaluar resultados y realizar el seguimiento: este es el último paso para comprobar si realmente el plan ha sido viable y ha cumplido los puntos fijados. En el caso que no haya sido así, hay que introducir nuevas medidas para corregir los objetivos que fallaron.
¿Cuáles son las herramientas de comunicación interna?
En el caso de que quiera realizar un plan de comunicación interno exitoso debes tener en cuenta todas las acciones o herramientas de las que podrías disponer. No significa que debas incluir todas las herramientas que tengas a tu alcance, pero sí es importante conocerlas todas para escoger la que mejor vaya con tu empresa.
- Redes sociales internas: esta es una de las últimas tendencias en las compañías por lo que podríamos decir que es una de las herramientas internas que se están incluyendo en todos los planes de comunicación. Y es que las redes sociales son un canal de comunicación estupendo para que para que los empleados puedan compartir conversar y colaborar, no son redes sociales convencionales, sino que son corporativas y su finalidad es totalmente diferente a las que se usan de forma personal.
- Manual corporativo: es una de las herramientas más importantes dentro de una empresa, sirve para mejorar la productividad de tu empresa y su eficiencia. En este documento debemos incluir los objetivos de la compañía sus principales áreas de negocio, la normativa interna, los valores, el organigrama jerárquico …
Es decir, este documento es la guía a la que un empleado puede recurrir cuando no sabe qué hacer en una situación concreta. Esto le ayudará a saber llevar mejor los imprevistos y acoplarse con más rapidez y eficacia a la empresa.
- Eventos de empresa: este tipo de acciones vienen genial para mejorar el clima laboral de la empresa. Es importante no realizarlos en espacios de trabajo ya que ayudará a que su forma de actuar sea diferente y más distendida. Por ejemplo, las cenas de empresa son uno de los eventos que se repiten en todas las compañías indistintamente del tamaño que tengan.
- Buzón de sugerencias: esta acción es fundamental para tu negocio ya que siempre debemos de poner al empleado en el centro siendo el objetivo al que debemos aportar valor. Un buzón de sugerencias es la demostración de que queremos escuchar al empleado y queremos que se comunique con nosotros. Esta herramienta puede generar miedo a los empleados ya que el hecho de dar su opinión puede tener repercusiones es por eso que es muy importante que toda la dirección de la empresa comprenda las ventajas que aporta a la empresa esta acción de comunicación interna.
Comunicare, tu agencia para realizar un plan de comunicación interna
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Preguntas frecuentes sobre cómo hacer un pan de comunicación interna
¿Qué es un plan de comunicación interna y cómo se elabora?
Es un plan que describe cómo se va a utilizar la comunicación en una empresa. Se elabora estableciendo objetivos, estrategias y métricas, para que los empleados sean mas efectivos y se sientan más motivados a la hora de realizar sus tareas.
¿Qué es la comunicación interna en las empresas?
Es una estrategia que ayuda a gestionar e integrar el equipo humano de una empresa. Se utiliza en ciertas ocasiones para informar y en otras para motivas, persuadir o explicar contenido.
¿Qué es la comunicación en una empresa ejemplos?
Es el compromiso en torno a un objetivo corporativo, es aprovechar lo datos para generar curiosidad e introducir nuevas herramientas, es generar información y comunicación a través de técnicas atractivas. También es generar cultura corporativa e impulsar la conciliación para aumentar la motivación.