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Cómo hacer un plan de comunicación comercial
El plan de comunicación de una empresa es el documento o la hoja de ruta que nos servirá para planificar todas las acciones comunicativas de una empresa y reforzará al plan de social media marketing.
El documento ofrece cuándo y cómo se van a poner en marcha estas acciones con el fin de alcanzar los objetivos fijados.
Ya seas una pyme o una gran empresa este plan será la herramienta que ayudará a no desviarnos del camino, alcanzar los objetivos y a que el viaje sea más satisfactorio, de lo contrario estamos a la deriva, sin objetivos y sin una ruta clara.
Tener un buen plan de comunicación ayudará a la empresa acercarse a sus potenciales clientes y a posicionarse de una manera positiva.
Objetivos de un plan de Comunicación
A continuación se detallan todos los beneficios que puede aportar a tu negocio :
- Imagen de marca
El plan de comunicación en la empresa ayudará a fortalecer la imagen de marca.
Se trabajará internamente como externamente.
La identidad corporativa de la empresa quedará reforzada gracias a un plan de comunicación, mediante el cual el público al que nos dirigimos nos identificará.
Ayudará a definir nuestro propio estilo y tono para hacernos diferentes e identificables frente a nuestra competencia.
- Segmentación del público
Esta hoja de ruta nos ayudará a identificar nuestro público y dirigir nuestras acciones aquellas personas que realmente nos interesa.
De esta forma, podremos trabajar la fidelización con nuestros potenciales clientes.
- Estrategia empresarial
El plan de comunicación debe ir alineado con la estrategia empresarial.
Saber hacia dónde dirigimos nuestro negocio o entidad y tenerlo en cuenta en el proceso comunicativo, ayudará a remar en la misma dirección.
Una buena comunicación interna y que las personas que trabajan en la entidad conozcan los retos y objetivos de la empresa ayudará a que todo el proceso comunicativo funcione.
Para conseguir esto, el plan de comunicación será la herramienta imprescindible.
- Visibilidad
El plan de comunicación externa nos ayudará a conseguir una mayor visibilidad, notoriedad e impacto.
Tener en cuenta por ejemplo a los medios de comunicación en nuestra agenda, nos permitirá anticiparnos y a elaborar nuestro mensaje para conseguir apariciones en medios de comunicación.
La clave será buscar el momento, lugar y mensaje adecuado que permita esta visibilidad.
Para este objetivo el plan de comunicación también será necesario.
Pasos de un plan de Comunicación
1-Análisis inicial: DAFO
Es fundamental realizar un análisis interno y externo de nuestra situación.
Para realizar este diagnóstico será de gran ayuda elaborar un DAFO, mediante el cual analizaremos nuestras debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades.
Análisis interno
Debilidades
¿qué limitaciones /qué carencias/ qué aspecto negativos tenemos?
Por ejemplo,
¿tenemos un equipo competente?
¿estamos gestionando bien los recursos?
¿qué hacemos peor que nuestra competencia?
Identificarlos nos ayudará a establecer estrategias para poder mejorar.
Fortalezas
¿en qué factores destacamos frente a nuestra competencia?
Si nuestra empresa por ejemplo, dispone de un servicio de atención al cliente de 24 horas y nuestra competencia no, tendremos una fortaleza que será necesario recoger en este plan.
Este análisis del entorno nos ayuda a diagnosticar en qué momento está nuestra empresa, nuestra competencia y qué aspectos pueden estar afectando a nuestra estrategia empresarial.
Cuanto mejor identificamos estos factores, nuestro análisis será más exhaustivo y podremos elaborar una comunicación estratégica más acertada.
Análisis externo
Amenazas
Son aquellos aspectos que no dependen de nosotros o de nuestra empresa (mercado, bolsa, política, etc.), pero sin embargo, están afectando negativamente.
Por ejemplo,
¿qué hace la competencia que nosotros no realizamos?
¿se ha producido un cambio político que ha afectado de manera directa a nuestra empresa?
¿hay un cambio en la legislación y esto nos va afectar?
Oportunidades
Son aquellos aspectos externos (mercado, bolsa, política, etc.). que afectan de manera positiva a nuestra empresa.
Por ejemplo,
¿la irrupción de una tecnología ha sido un factor que podemos aprovechar en nuestra empresa?
¿hay posibilidad de crecer debido a un nuevo canal?
¿las tendencias de consumo repercute directamente en un incremento de nuestras ventas?
El DAFO será la herramienta que nos sirve para corregir debilidades, afrontar amenazas, mantener fortalezas y explotar las oportunidades.
Esta herramienta será aplicable en nuestro Plan de social media marketing , pero también será válida para aplicarla en nuestro plan de comunicación.
Sin este análisis, va a ser complicado definir nuestra estrategia comunicativa.
2-Definición de objetivos (SMART)
Definir lo que queremos conseguir será fundamental en nuestro plan de comunicación.
Por tanto, debemos de prestar especial atención a la hora de definirlos.
Si identificamos objetivos nada realistas nuestro plan no servirá de nada. Tener claro los objetivos será el primer paso para el éxito.
Los objetivos de nuestro plan deberán de ser SMART (acrónimo de 5 palabras)
Specific (Específico)
Measurable (Medible)
Achievable (Alcanzable)
Relevant (Relevante)
Time-bound (Limitado en el tiempo)
A su vez, existen 2 tipos de objetivos:
-Objetivos cuantitativos: Son objetivos medibles y se expresar en cifras.
Ejemplo,
conseguir 3 apariciones en medios de comunicación locales en el plazo de 3 meses.
-Objetivos cualitativos: Son objetivos relacionados con metas generales e intanginbles.
Son objetivos fijados por la empresa para un mejor posicionamiento e imagen de marca.
Ejemplo,
cambiar el logotipo de la empresa y reforzarlo.
3-Análisis de tu público
Debemos definir claramente a quién nos vamos a dirigir.
Cuanto mejor conozcamos a nuestro público más efectiva será la estrategia que pongamos en marcha en nuestro plan de comunicación.
Este conjunto de personas con características comunes serán a las que vamos a dirigir nuestras acciones de comunicación.
A la hora de identificar a nuestro público debemos tener en cuenta una serie de criterios: sociodemográficos (sexo, edad, nivel de estudios), socioeconómicos, etc.
Esta segmentación nos ayudará a definir a nuestro buyer persona, o cliente ideal.
Tendremos que analizar las aficiones, conductas, responsabilidades, motivaciones de esta persona ideal y la relación con nuestra marca.
¿Cómo nos ha encontrado?
¿qué es lo que le gusta de nuestra marca?
¿nos recomienda?
Todos estos datos de nuestro buyer persona nos ayudará a realizar la estrategia de comunicación atendiendo a unas necesidades concretas.
4-Mensaje
Una vez identificado a nuestro público objetivo tenemos que tener claro cuál va a ser el mensaje que queremos hacer llegar a este público.
El mensaje debe de ser claro y conciso.
Si no somos capaces de explicar brevemente a nuestro público objetivo cuál es nuestro mensaje, nuestra estrategia no tendrá sentido.
Cuánto más sencillo sea lo que queremos comunicar, más efectivo será nuestro mensaje.
No podemos transmitir mensajes complicados, difíciles de entender.
El lenguaje deberá de estar adaptado a nuestro público objetivo.
5- Plan de comunicación interna
Nuestro plan de comunicación ideal deberá tener también un plan de comunicación interna.
Se trata de la herramienta que favorece el traspaso de conocimiento e información entre todas las personas que trabajan en una misma empresa.
Aunque en las empresas o entidades en numerosas ocasiones a la comunicación interna no se le otorga la importancia que merece, será fundamental para una estrategia comunicativa adecuada.
Para comunicar correctamente al exterior, antes debemos de comunicar bien internamente.
Muchas empresas no comunican correctamente a sus equipos cuáles son las prioridades estratégicas a medio y largo plazo.
Si no comunicamos internamente, la comunicación externa no va a funcionar, lo que se traduce en pérdida de tiempo y dinero.
La gran olvidada, la comunicación interna, hoy en día, está resurgiendo mediante el fenómeno de los embajadores de marca.
Se trata de fomentar estrategias entre personas que trabajan en la entidad o empresas encaminadas a fomentar el orgullo de pertenencia y fidelización.
Si te sientes parte importante de una empresa o proyecto lo vas a comunicar en el exterior.
Pero para poder llegar a tener embajadores de marca, trabajar estas estrategias internamente será fundamental.
Para comunicarnos internamente disponemos de multitud de herramientas y canales.
Otra fórmula con la que está resurgiendo la importancia de la comunicación interna son las redes sociales corporativas.
Os dejo este post que escribí para Marketeros de Hoy, por si os apetece profundizar en ¿qué es una red social corporativa y por qué son importantes las redes sociales corporativas?
6- Plan de comunicación externa
El plan de comunicación externa en el empresa será la herramienta que nos ayude a llegar a nuestro público objetivo.
En este plan definimos el conjunto de acciones comunicativas dirigidas a nuestra audiencia.
Se trata de la comunicación corporativa y digital de la organización.
Además se define las relaciones con agentes externos (proveedores, inversores o cualquier tipo de acción relacionada con las Relaciones Públicas).
En el plan de comunicación externa recogeremos también de la todas aquellas acciones relacionados con los medios de comunicación (notas de prensa, desayunos con periodistas, ruedas de prensa, entrevistas, publicidad en medios de comunicación, etc. )
CANALES
Dentro de la comunicación externa diferenciaremos a su vez la comunicación digital o comunicación online y la comunicación offline.
Plan de comunicación digital
Son todas las acciones que vamos a poner en marcha en los medios digitales:
- Web
- Blog corporativo
- Publicidad digital
- Redes sociales (Te dejo este post que escribí en el blog de Miguel Florido: ¿Qué son las redes sociales y para qué sirven?)
- Newsletter
- Mailing
- Webinar
Puedes consultar este post en el que te explico “Cómo hacer un plan social media marketing”.
Plan de comunicación offline
Son todas las acciones que vamos a poner en marcha a través de medios tradicionales:
- Plan de comunicación de medios: entrevistas, notas de prensa, ruedas de prensa, etc.
- Publicidad en medios tradicionales (prensa, radio, televisión, revistas especializadas)
- Comunicación corporativa: tarjetas de visita, cartelería, folletos informativos, etc.
- Comunicación telefónica
- Eventos: Congresos, jornadas, comidas, contratación de influencers…
- Buzoneo
A la hora de elegir el CANAL más adecuado, además de los objetivos fijados, será fundamental tener en cuenta a nuestro público objetivo.
Por ejemplo,
además de adaptar nuestro lenguaje y tono, si nuestro objetivo es llegar a personas jóvenes, tendremos que utilizar la comunicación digital, más concretamente, Instagram o Snapchat.
7-Plan de comunicación de crisis
La prevención en caso de situaciones de crisis será un factor clave para poder hacer frente y minimizar sus efectos.
Para elaborar este plan de comunicación de crisis:
Primero identificaremos posibles alertas que puedan surgir.
Después elaboraremos el protocolo de actuación para cada una de las alertas.
¿Cómo vamos a solucionar cada problema?
¿Quién será el responsable o responsables de cada acción?
El protocolo estará identificado según la tipología del problema: crisis con clientes, crisis de calidad del producto, crisis operacional…
Y para cada uno de los tipos de problema, tendremos identificados el grupo responsable que formará parte del gabinete de crisis.
Estableceremos el tiempo de gestión de respuesta, indicando el grado de satisfacción, según el tiempo de respuesta (por ejemplo, para un problema en concreto respuesta de 48 horas rojo, 24 horas ámbar, 12 horas verde).
Tendremos preparada la lista de canales mediante los cuales responderemos a la emergencia, dependiendo de su tipología: comunicados a medios de comunicación, redes sociales, teléfono,etc.
Y además de canales podemos tener preparadas plantillas de textos (que luego adaptaremos) con los datos principales de la empresa.
Presupuesto para la gestión de crisis.
Es conveniente disponer de un fondo económico que nos ayudará a poder utilizar ese capital en caso de que fuera necesario, con la finalidad de minimizar riesgos mayores ante una emergencia.
Tendremos que tener preparado un listado de agentes externos que nos pueden ayudar en caso de alertas.
Por ejemplo: empresa de audiovisuales para preparar un vídeo express con el fin de dar una explicación en redes sociales, o preparar una rueda de prensa de última hora…
Seguimiento de acciones del plan de crisis.
Es recomendable tener una plantilla o documento preparado para ir realizando un control de todas aquellas acciones y tiempos que estamos utilizando para hacer frente a una situación de crisis.
Después de que el momento de emergencia haya pasado, tendremos que evaluar el plan de comunicación de crisis.
¿Cómo hemos reaccionado?
Debemos analizar si las decisiones tomadas han sido las correctas, si los tiempos de reacción y gestión de la crisis han sido adecuadas.
Con el objetivo de adaptar el plan de comunicación de crisis si fuera necesario.
8-Plan de acción
El plan de acción es la programación de todas las acciones de comunicación y marketing necesarias de nuestra empresa o modelo de negocio.
Se trata de la parte táctica del plan de comunicación, en la que fijamos acciones para conseguir los objetivos fijados y establecer el calendario.
En este plan de acción tendremos que tener en cuenta:
Responsable de cada acción
Fechas de ejecución
Recursos: personales, económicos, materiales.
Antes de realizar el cronograma o calendario de comunicación, debemos identificar qué tipo de acciones comunicativas vamos a poner en marcha y cuáles vamos a fortalecer o priorizar.
- Acciones con medios de comunicación.
- Acciones de marketing y publicidad.
- Acciones de relaciones públicas
- Acciones de comunicación online
CALENDARIO
En este timing o cronograma vamos a definir el momento de inicio y finalización de cada acción.
Este calendario de acciones de comunicación será nuestra hoja de ruta, donde recogemos todos los detalles del plan.
9-Presupuesto
Se trata de la cantidad económica que vas a destinar a las acciones del plan de Comunicación.
En el plan de comunicación en la empresa será necesario conocer con exactitud los recursos con los que contamos y cuánto vamos a invertir en cada acción:
Inversión para eventos
Inversión para publicidad y marketing digital (publicidad en prensa, publicidad ads, diseño)
Inversión herramientas de marketing digital (programación, banco de imágenes…)
Inversión en recursos humanos (personal cualificado: profesionales de la comunicación, marketing digital, copy, etc.)
10-Evaluación
Es el momento de realizar el análisis de los resultados de nuestro plan de comunicación.
Si no queremos perder tiempo ni dinero debemos dedicar esfuerzo a una buena medición y analítica.
Este proceso será decisivo en nuestro plan de comunicación.
Estas métricas deben de ir alineadas con los objetivos fijados.
Debemos establecer la periodicidad de medición de nuestras acciones: semanales, mensuales, trimestrales, al finalizar la acción…
Y lo más importante, después de realizar la medición y posterior análisis, debemos implementar cambios, en caso de que sea necesario: corregir desviaciones y reformular estrategias para cumplir objetivos.El reto está en establecer métricas y analíticas adecuadas para valorar el éxito de las acciones puestas en marcha.
Esta medición deberá ser exhaustiva, eficaz y útil para el cliente.
Debemos intentar simplificar y facilitar la interpretación de datos (por ejemplo con elementos visuales: gráficas).
Estoy convencida que para poder avanzar en el posicionamiento estratégico de la comunicación en las empresas es indispensable medir e interpretar los datos.
Pero si luego no somos capaces de hacer entendibles estos datos no servirá de mucho.
Para poder avanzar, mejorar y poner en marcha cambios necesarios, será importante que todos entendamos las métricas que estamos manejando.
Como Comunicare realiza un plan de comunicación
Comunicare somos una agencia de marketing digital que ofrece soluciones 3600 . Entre nuestros servicios puedes encontrar el desarrollo web a medida o la estrategia de marketing y consultoría. Este consiste en desarrollar planes de marketing a tu medida. Para ello llevamos a cabo un profundo análisis del sector, analizamos a los clientes, a la competencia, así como el histórico de tu empresa. Tras esto, planteamos estrategias realizables para lograr resultados factibles a corto plazo. Os ayudamos a saber cómo hacer un paln de comunicación para una empresa. Para conseguirlo marcamos objetivos a corto, medio y largo plazo.
Todos los planes que creamos los llevamos a cabo nosotros mismos y nos encargamos del seguimiento hasta cumplir cada uno de los objetivos propuestos.
Analizamos el mercado, la competencia y el histórico de cada cliente: Diseñamos planes de marketing digital, desde la planificación hasta la implementación. Analizamos todos los factores y planteamos pruebas.
- Definimos la estrategia final analizando los resultados de la batería de Tests: Lanzamos campañas de Tests y analizamos los resultados para finalizar un plan de marketing basado en números reales y actuales.
- Nos encargamos de una correcta y eficaz implementación: Diseñamos planes de marketing totalmente detallados. Nos encargamos del seguimiento y cumplimiento de los objetivos. Aportamos en todo el proceso hasta cumplir lo establecido.
Para todo ello contamos con un equipo multidisciplinar conformado por analistas y estrategas en marketing que optimizan e implementan las estrategias.
Otras empresas de Comunicación
NeoAttack, agencia digital para una comunicación perfecta
No podíamos comenzar este listado sin hacer mención a nuestra propia agencia. Y es que nuestra experiencia en comunicación corporativa y estrategias de marketing, nos sitúa como una opción perfecta para elaborar las estrategias de cualquier negocio.
Somos expertos en creación de contenidos, redes sociales, posicionamiento SEO, eventos y desarrollo web. Clientes como PHS Serkonten, LM2 o Ibizaloe ya han confiado en nuestros servicios.
Evercom, expertos en consultoría de comunicación
Evercom es una agencia de comunicación online que lleva más de 20 años en este sector. Cuenta con sedes en Madrid y Barcelona, aunque su repercusión es mundial, ya que se integra dentro de la IRPN (International Public Relations Network), una red de agencias de comunicación independientes con las que trabajan transversalmente para lograr objetivos globales.
Entre sus principales clientes podemos encontrar algunos de la talla de Moulinex, Vodafone, Burger King o Frigo.
BlackBeast, estrategias a medida
Lo de BlackBeast es el claro ejemplo de agencia de marketing digital y comunicación que sabe adaptarse a cualquier sector y a cualquier presupuesto. Y es que trabajan el posicionamiento digital de innumerables clientes, consiguiendo en todo momento los objetivos que se proponen.
Tienen más de 10 años de experiencia y un equipo de profesionales expertos en SEO, social media y elaboración de contenidos. Además aplican presupuestos a medida, donde el cliente solo paga por aquello que realmente necesita. Entre sus clientes destacan algunos tan variados como Ubiqus, Fidelidade Seguros o Ibecosol, entre otros.
One Comunicación, innovación y solvencia
Otra de las agencias de comunicación que está destacando por sus procesos innovadores y trabajos eficientes es One Comunicación. Su equipo de trabajo posee grandes y variados conocimientos en comunicación corporativa, que aplican a través de estrategias innovadores para conseguir los resultados deseados.
Clientes de la talla de Sacyr y Kinépolis han depositado en One Comunicación toda la confianza para llevar a cabo sus estrategias.
K-digital, equipo dinámico con ideas frescas
Esta agencia de marketing digital y comunicación en Madrid viene pegando fuerte. Se trata de un equipo joven pero con una rica experiencia y capacitación en estrategias de comunicación y marketing.
No obstante, ya hay clientes de gran renombre que han confiado en la labor de K-Digital, tales como San Miguel, Mahou, Axa o Maserati.
Equipo Singular, reyes en lifestyle
En Equipo Singular encontramos una gran agencia de comunicación de moda y lifestyle. También cuentan con sedes en Barcelona y Madrid, desde donde operan para clientes realmente potentes en el sector, como Mango, DKNY, Nestlé o El Corte Inglés.
Cuentan con equipo variado de profesionales integrado por periodistas, creativos, programadores, analistas… con el que llevar a cabo las diferentes estrategias, relaciones públicas, organización de eventos y servicios de sponsoring.
Shackleton, un gigante publicitario
Si hablamos de empresas de comunicación en Madrid, el nombre de Shackleton no podía quedarse fuera. Y es que estamos ante uno de los grandes exponentes en cuanto a publicidad y comunicación corporativa, que también cuenta con sedes en Barcelona y Santiago de Chile.
Su experiencia y reputación en el entorno digital, gracias la gran cantidad de campañas efectivas que han creado hasta la fecha, les sitúan como un verdadero referente en el sector. Clientes como Renfe, Uber o Abanca dan buena prueba de ello.
Berbés Asociados, expertos en el sector sanitario y farmaceútico
Hay agencias de comunicación como Berbés Asociados que se han ganado un puesto privilegiado en un sector concreto. En este caso, en la rama sanitaria.
Trabajan con clientes de peso dentro del sector, como Novartis, Johnson & Johnson, Pfizer o Gsk, entre otros. Además de la comunicación estratégica de estas empresas, trabajan sus relaciones públicas e institucionales, organizan eventos y tienen planes de gestión de crisis.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el plan de comunicación comercial?
Un plan de comunicación es una hoja de ruta donde se plasma la forma en la que una empresa va a comunicarse con su público y cuándo. En él se establecen de forma clara los objetivos de comunicación que se quieren alcanzar. Además, facilita un orden de las tareas y acciones que se realizarán.
¿Qué es un plan de comunicación ejemplo?
El plan de comunicación es un documento que recoge las políticas, estrategias, recusos, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas, que se propone realizar una organización. Contar con uno ayuda a organizar los procesos de comunicación y guía el trabajo comunicativo.
¿Cómo elaborar tu plan de comunicación?
- Realiza un análisis interno y externo de tu empresa.
- Define los objetivos de tu plan de comunicación.
- Conoce a tu público objetivo.
- Define el mensaje.
- Selecciona los canales.
- Planifica el tiempo y tus recursos.
- Desarrolla la estrategia que vas a seguir.