La comunicación es una de las herramientas más importantes de las que dispone un negocio. Sus utilidades don muchas y variadas, sin embargo, se tienen que utilizar con inteligencia. El desarrollo de la comunicación empresarial no es una tarea que se deba dejar al azar. Sus efectos tienen un gran impacto sobre las actividades de la empresa. Por esta razón, su elaboración será un proceso cuidado y al que se prestará muchísima atención. No obstante, para elaborar un plan comunicación empresa hace falta mucho más que poner cuidado. En este artículo te explicaremos qué es y cómo crear un correcto plan de comunicación para tu empresa.
La comunicación y el marketing son herramientas que están tomando una importancia mayor. La creación de las estrategias es un proceso laborioso y, en ocasiones, complicado. Por ello, son muchas las empresas que deciden contratar los servicios de profesionales. Las agencias de comunicación y marketing se encargan de elaborar las campañas de forma única para cada cliente. Este proceso diferenciador es sumamente importante si se trata de conseguir mejores resultados que la competencia.
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¿Qué es un plan comunicación empresa?
El plan comunicación empresa es una hoja de ruta en la que se plasma la forma en la que una empresa se comunicará con su público y cuándo. Se trata de un documento que recoge una serie de aspectos fundamentales como las políticas, estrategias, recursos, objetivos o acciones que se llevarán a cabo para la organización de la empresa. El plan de comunicación tiene gran relevancia en la organización de todos los procesos comunicativos. Este nos guiará nuestro trabajo y nos ayudará a organizar todos los procesos que tengan relación con la comunicación corporativa.
Llevar a cabo un proceso comunicativo sin un buen plan comunicación empresa es imposible. Este documento nos facilitará el seguimiento y la evaluación de los procesos que se hayan realizado. Con esta acción, nuestras estrategias aumentarán de calidad. No obstante, no nos encontramos ante un documento limitador. El plan de comunicación es una guía flexible que podremos adaptar a nuestras necesidades y las de la empresa. Sin embargo, todas las modificaciones que se hagan tendrán que llevar un control y no separarse de los objetivos prefijados.
Existen dos tipos de planes de comunicación. Su elección dependerá de los objetivos que queramos conseguir. Estos dos grandes tipos son el plan de comunicación interna y el plan de comunicación externa. Su gran diferencia es el público al que se dirigen. Sin embargo, esta característica limitará las acciones de ambas estrategias. Por lo tanto, las hace únicas y diferentes. Llevar a cabo un plan comunicación empresa es una tarea complicada para una empresa que no esté especializada. Por esta razón, contratar una agencia de comunicación y marketing es la decisión más acertada para el futuro de nuestro plan de comunicación.
Plan de comunicación interna
Esta estrategia comunicativa tiene como objetivo principal movilizar al personal de una empresa hacia las metas de la organización. De esta manera, se incentiva el sentido de pertenencia en la plantilla y se posibilita una gestión de cambio. La tarea más importante al realizar un plan de comunicación interno es establecer unos objetivos muy claros. El público al que se dirigirán las estrategias comunicativas serán los empleados de la empresa. Mejorar la relación empresa-empleado es fundamental para conseguir buenos resultados a largo plazo.
La comunicación interna había sido olvidada. Sin embargo, a día de hoy está volviendo a resurgir gracias a los embajadores de marca. Otra herramienta que ha ayudado a las empresas a llevar a cabo sus planes de comunicación interna son las redes sociales corporativas. Todas las estrategias se realizan para fomentar el orgullo de pertenencia y la fidelización. Si los empleados se sienten como una parte importante de la empresa, esto se verá reflejado en el exterior.
Plan de comunicación externa
Esta estrategia comunicativa está configurada para llegar a un público externo a la empresa. De esta forma, encontramos como público objetivo a los proveedores, clientes, accionistas, instituciones o administradores. El objetivo principal del plan de comunicación externa es mejorar y potenciar las relaciones de la empresa con los distintos agentes que trabajan con ella. Esta comunicación deberá de ser fluida. Además, su orientación será mejorar y potenciar la imagen de marca y la venta de productos de la empresa.
Para llevar a cabo cualquier plan comunicación empresa es muy importante realizar un análisis de la situación. Sin embargo, esta toma una relevancia mayor cuando hablamos de un plan de comunicación externa. Es indispensable que la empresa estudie y escuche las opiniones de su público. Solo así podrán ofrecer las mejores soluciones. Para llevar a cabo estas estrategias es muy importante crear un plan de acción. Lo más común es que sea una agencia la encargada de su creación. De esta manera, la empresa podrá emplear su tiempo en otras acciones diferentes.
Para la comunicación externa, las empresas utilizan diversos canales que les permiten llegar a un público mayor. En función de nuestro plan de comunicación externa y del público al que queramos llegar, los canales utilizados serán unos u otros. Entre los más comunes se encuentran: comunicados de prensa, blogs, redes sociales, páginas web, publicidad, podcast, email marketing y mensajería instantánea.
Beneficios del plan comunicación empresa
Si se realiza de la forma adecuada, el plan de comunicación nos aportará los siguientes beneficios:
- Comunicación más homogénea. Cualquier empresa comunica de forma interna y externa. No obstante, no sirve solo con comunicar, lo debemos hacer de forma inteligente y fortaleciendo nuestros puntos fuertes. De esta manera, el plan de comunicación nos ayudará a dar una mejor imagen de nuestra empresa.
- Definir estrategias eficaces. Antes de poner en marcha el plan de comunicación se deben definir los objetivos que se quieren cumplir. Esto nos ayudará a crear estrategias más adecuadas. Todo ello nos permitirá cumplir con los objetivos generales de nuestra empresa de forma más eficaz.
- Tomar decisiones rápidas y acertadas. Como hemos mencionado anteriormente, el plan comunicación empresa es una hoja de ruta. Contar con él nos ayudará a tener una mejor estrategia y planificación. De esta forma, las decisiones se tomarán de manera correcta en todo momento. No habrá sobre saltos ni decisiones en caliente.
- Campañas de publicidad más eficaces. Una forma de realizar la comunicación de la empresa es mediante la publicidad. Llevar a cabo una campaña de publicidad no es sencillo. Hace falta un estudio anterior y saber qué queremos hacer y cómo. Contar con un plan comunicación empresa correcto nos ayudará a no tener fallos durante nuestra campaña publicitaria.
- Reducir los costes. Una buena planificación siempre es sinónimo de menos gastos. El plan de comunicación nos permitirá optimizar los recursos necesarios para cada acción. De esta forma, conseguiremos los resultados deseados con la mayor rentabilidad posible.
- Evaluación de las acciones. Es fundamental que una vez hayamos implementado el plan comunicación empresa lo evaluemos para saber si ha funcionado. Además, observaremos si los objetivos han sido cumplidos. De no ser así, tendremos que cambiar nuestro plan.
Elaboración del plan comunicación empresa
Como ya hemos dicho anteriormente, realizar un plan de comunicación para la empresa no es sencillo. Trabajar con una agencia especializada nos permitirá tener unos mejores resultados con menos riesgo. No obstante, debemos saber qué pasos se deben seguir para su elaboración. De esta manera, podremos repartir el presupuesto de forma más inteligente. Además, nos ayudará a seguir la campaña de forma más cercana.
El plan comunicación empresa se compone de diferentes elementos de gran importancia. En primer lugar, el emisor y el receptor. En este caso, el emisor siempre será la empresa. Lo que varía es el receptor, dependiendo, en gran medida, del tipo de plan de comunicación que llevemos a cabo. Por otro lado, nos encontramos el mensaje. Este irá acompañado de elementos como el ruido, el contexto y el código. La elaboración del mensaje es fundamental. Por esta razón, deben ser profesionales en el sector los que se encarguen de su elaboración.
Una vez hayamos esclarecido los elementos que forman parte del plan comunicación empresa es el momento de pasar a su elaboración. Para ello, debemos seguir una serie de etapas.
1. Análisis de situación
Es el primer paso en cualquier estrategia de comunicación o marketing. En este momento, la empresa que realiza el plan de comunicación deberá conocer su situación. Para ello, es necesario estudiar diferentes elementos que forman parte de nuestro entorno. Nuestros clientes, el sector, la competencia o nuestra propia empresa son agentes fundamentales que debemos de estudiar. Esto nos ofrecerá una visión más avanzada de la situación en la que nos encontramos y qué estrategias deberemos de realizar. Además, investigar a la competencia nos ayudará para conocer qué campañas tienen un mayor impacto y cuáles no tienen apenas. De esta forma, minimizamos los errores.
2. Definición de los objetivos
Tras realizar el análisis de la situación, el segundo paso es definir los objetivos de nuestro plan de comunicación. Es imprescindible que los objetivos sean realistas y alcanzables. Todas las acciones que llevemos a cabo tendrán como finalidad el cumplimiento de estos objetivos. Además, deben ser medibles y optimizables. De esta forma, podremos llevar a cabo un seguimiento para saber si las acciones realizadas han sido correctas o no. Cada empresa establece objetivos distintos, por esta razón, cada plan de comunicación es diferente. No obstante, existen objetivos que suelen ser más generales: mejorar la imagen de marca, recaudar fondos, mejorar las relaciones laborales de la empresa o fomentar la participación.
3. Elección del público objetivo
Querer acaparar todo el mercado es imposible. Además, puede ser contraproducente debido al sobrecoste y el esfuerzo necesario. Por esta razón, a la hora de elaborar un plan de comunicación, es necesario realizar una segmentación del mercado. De esta forma, establecemos un público objetivo, que será a quien nos dirigiremos y los más beneficiados por las acciones que llevemos a cabo. Esta personalización permitirá que las acciones se adecuen mejor al consumidor. Por lo tanto, conseguir nuestros objetivos será mucho más fácil. Para que esta fase tenga éxito. El análisis y los objetivos deberán haberse realizado con detalle.
4. Elaboración del mensaje
El mensaje es el elemento central de cualquier plan de comunicación. Su elaboración deberá realizarse con detenimiento y esmero. No solo se decidirá qué se va a decir, también es importante cómo y por qué. Su creación no es sencilla debido a los múltiples factores de los que depende. Para elaborar el mensaje, el primer paso será decidir el tipo de comunicación que llevaremos a cabo. El mensaje no será igual si se realiza un plan de comunicación interna o externa. Además, dependerá del público objetivo al que nos dirijamos.
5. Presupuesto
El presupuesto disponible es uno de los factores más importantes del plan comunicación empresa. Todas las acciones que realicemos dependerán de nuestro presupuesto. En muchas ocasiones, crear el plan de comunicación de forma autónoma es un problema para muchas empresas. Esto se debe a que no tienen experiencia en la creación de este tipo de documentos y el presupuesto termina viéndose afectado por los sobrecostes. Por esta razón, contratar una agencia de comunicación es la decisión más inteligente. Estas organizaciones no suponen un coste, sino una inversión. Su trabajo se ajustará al presupuesto disponible, por lo que todas las acciones tendrán en cuenta el dinero del que dispongamos.
6. Ejecución y evaluación
Todas las etapas anteriores pertenecen a la planificación. Sin embargo, el plan de comunicación no termina ahí. Una vez hayamos puesto en marcha el plan comunicación empresa, es fundamental realizar un seguimiento. Con esta evaluación podremos comprobar si hemos cumplido los objetivos propuestos. No obstante, para conseguirlo hace falta seleccionar una serie de KPIs. Gracias a ellos podremos realizar una medición de forma más sencilla y completa. Entre los indicadores más utilizados se encuentran: las visitas a la página web, los contactos realizados o el número de participaciones. En el caso de que no se hayan cumplido los objetivos, es fundamental cambiar por completo todo el plan comunicación digital.
Comunicare
En Comunicare somos una agencia de comunicación y marketing especializados en la creación de estrategias de comunicación personalizadas. Nuestro equipo de profesionales se encarga de desarrollar campañas de marketing 360º. Estos servicios te ayudarán para tener el mejor plan de comunicación posible. Además, personalizamos cada una de las estrategias. Para ello, utilizamos las herramientas más actualizadas del mercado. De esta manera, podemos trabajar con empresas de todos los tamaños y sectores. Si quieres conocer más visita nuestra página web y descubre todo lo que Comunicare puede hacer por ti.