¿Charlando por WhatsApp con tu equipo? Entonces estás utilizando la comunicación informal. Como forma natural y no estructurada de ponerse al día con las personas con las que trabajas, la comunicación informal tiene un lugar firme dentro de cualquier empresa, pero ¿puede perjudicar a tu organización en exceso? En este artículo tratamos las formas en que la comunicación informal puede ayudar -y dificultar- la gestión de su empresa.
La comunicación informal en el trabajo es cualquier tipo de comunicación que no tiene lugar utilizando los métodos o estructuras formales de una empresa. Puede ser hablada, escrita o incluso transmitida a través de gestos y lenguaje corporal.
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¿Qué es la comunicación informal?
La comunicación informal es cualquier tipo de comunicación que no tiene lugar utilizando los métodos o estructuras formales de una empresa. A diferencia de una reunión individual o interempresarial, la comunicación informal abarca las charlas, notas y apartes que compartimos entre nosotros fuera de estos entornos formales.
La comunicación efectiva es clave para el éxito empresarial y hay veces que un método de comunicación informal es mejor que otro. Comunicar con éxito consiste en conseguir el equilibrio adecuado y saber cuál utilizar en cada tipo de situación.
¿Cuáles son los diferentes tipos de comunicación informal?
Existen innumerables formas de comunicación informal y, a medida que avanza la tecnología, éstas aumentan aún más. Aunque sus empleados utilizarán estos canales de comunicación para compartir información y actualizaciones críticas para la empresa, es muy probable que también se utilicen para información más mundana, como «¿a quién le toca hacer el té?».
Estos son algunos de los tipos de comunicación informal más comunes:
- Conversaciones: ya sea en un pasillo o de camino a la parada del autobús después del trabajo, las conversaciones informales son una parte importante de la mayoría de los lugares de trabajo.
- Llamadas telefónicas: una rápida llamada telefónica puede aclarar más de lo que podría hacer un correo electrónico y facilita mucho el trabajo en un equipo remoto. A menos que la llamada telefónica sea una conferencia programada o una en la que se cubra una agenda previamente acordada, entonces es otro tipo de comunicación informal.
- Mensajería instantánea: desde WhatsApp hasta Google Chats, hay un sinfín de aplicaciones de mensajería instantánea. Este método de comunicación informal es especialmente popular entre los empleados más jóvenes.
Objetivos de la comunicación informal
Sin la comunicación informal, nuestras vida en general serían rígidas y poco amigables. Son los encuentros e interacciones informales los que unen a su empresa. Ayudan a que los nuevos empleados se incorporen más rápidamente, a que la información se distribuya más fácilmente y a que se difundan las normas y comportamientos que forman parte de su forma de trabajar.
Estas son algunas de los objetivos en que la comunicación informal puede facilitar la gestión de la empresa:
Una retroalimentación de mayor calidad
Las sesiones de feedback rígidas y los formularios de feedback formales pueden hacer que los empleados se queden callados. Si te pones al día con tu equipo de manera informal, podrás conocer mejor los problemas más importantes y saber lo que realmente piensan tus empleados, siendo este uno de los objetivos más importante. Las conversaciones informales pueden hacer que los empleados comenten algo que de otro modo se habrían guardado para sí mismos. De este modo, se pueden abordar cuestiones que de otro modo no habrían salido a la luz.
Apoyar el proceso de gestión del rendimiento
La naturaleza formal de la gestión del rendimiento puede resultar desalentadora, por lo que un enfoque informal puede ayudar. Si un empleado no cumple con los estándares requeridos, o llega tarde con frecuencia, una charla informal puede resolver el problema. El mero hecho de hablar con alguien en voz baja puede ayudar a que se entienda una cuestión que no es necesario plantear formalmente ni dejar constancia de ello.
Crea relaciones
Es muy difícil establecer relaciones sólidas es uno de los objetivos cuando el único trato que se tiene es formal. Por eso, las interacciones sociales, como una rápida puesta al día en la cocina o un comentario de pasada, pueden ayudar a crear una buena relación dentro de la empresa.
Las comunicaciones informales pueden integrarse en situaciones más formales. Una charla amistosa es una buena manera de romper el hielo al comienzo de una reunión formal. Todos tenemos preferencias individuales en cuanto al estilo de comunicación. De hecho, algunas personas rinden más si tienen la oportunidad de participar en una comunicación más informal al principio.
Mejorar el programa de recompensa y reconocimiento
Aunque el agradecimiento formal es necesario, son los elogios y el estímulo informales los que hacen que su equipo siga adelante día a día. Desde un rápido agradecimiento por todo el trabajo duro al final de un día difícil, el uso de la comunicación informal posee el objetivo de reconocer los esfuerzos del personal y les brindará a todos una sensación cálida.
Aumenta la innovación
La comunicación informal puede crear un entorno de colaboración más innovador y creativo. Fomenta el intercambio de ideas, sentimientos y opiniones que pueden generar un espíritu de equipo y un sentido de inclusión para el personal.
¿Tiene algún beneficio la comunicación informal?
Por supuesto, la comunicación informal no siempre es mala. Cuando no se centra en falsos rumores, las charlas e interacciones informales entre compañeros pueden tener algunos efectos positivos.
La comunicación informal fomenta un intercambio de ideas, sentimientos y opiniones que puede generar un espíritu de equipo y un sentido de inclusión para el personal. También puede impulsar la innovación en la empresa.
Las interacciones sociales, como una rápida puesta al día en la cocina o un comentario de pasada, pueden ser buenas para establecer una relación con el personal y conocerlo. Incluso conversar con el personal sobre temas empresariales, de manera profesional, puede servir para la comunicación informal.
La conversación con los empleados de esta manera queda en gran medida sin documentar. Es útil para dar ánimos o elogiar un trabajo bien hecho. Es la forma de comunicación más eficaz cuando se trata de que se entienda muy claramente.
La comunicación informal en situaciones disciplinarias también puede ser de gran utilidad. Si un empleado no cumple las normas exigidas, o llega tarde con frecuencia, una charla informal puede resolver a menudo el problema. El mero hecho de hablar con alguien en voz baja puede ayudar a que se entienda una cuestión que no es necesario plantear formalmente ni dejar constancia de ello.
La conversación informal también puede hacer que los empleados comenten algo que, de otro modo, se habrían callado. De este modo, se pueden abordar cuestiones que de otro modo no habrían salido a la luz.
¿Cómo puede una empresa equilibrar eficazmente las comunicaciones informales y formales?
La mejor manera de equilibrar las comunicaciones informales y formales de tu empresa es ser más consciente de cómo compartes la información. Empiece por acordar una política sobre lo que debe compartirse formalmente, por ejemplo, actualizaciones de la empresa, invitaciones a reuniones, calificaciones de la evaluación del rendimiento, etc.
A continuación, asegúrate de que los directivos tienen claro cómo utilizar la comunicación informal para obtener los mejores resultados, por ejemplo, con comentarios informales, elogios y reprimendas. Asegurarse de que existe un protocolo para respaldar esto con la comunicación formal -por ejemplo, en un cara a cara- garantizará que la información importante no se pierda.
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