Al igual que en cualquier relación, la clave para mantener un ambiente de trabajo saludable es la comunicación clara y frecuente.
Los beneficios de mejorar la comunicación interna en su organización son numerosos. Según un estudio realizado por Optum, las empresas que mantienen un canal de comunicación abierto entre los compañeros de trabajo y los directivos son más productivas y registran mayores índices de satisfacción de los empleados y los clientes, así como menores índices de rotación y absentismo, por nombrar sólo algunos.
Con equipos cada vez más descentralizados, las buenas prácticas de comunicación interna son esenciales para mantener los equipos alineados, evitar la duplicación de trabajo o la pérdida de tiempo en la búsqueda de información, y ayudar a los empleados a mantenerse comprometidos.
Índice de contenidos
¿Cómo puedo mejorar la comunicación en la empresa?
1. Demostrar empatía
No importa quién sea o cuál sea su ocupación, todos hemos experimentado el impacto negativo que el estrés en la vida personal puede tener en la vida laboral. Como directivo, es importante que se demuestre a los empleados que esta consiente de que tienen vidas fuera del trabajo y que escucha lo que tienen que decir. Tus empleados se sentirán valorados y más satisfechos en su trabajo, lo que conducirá a una mayor productividad y a un entorno general positivo.
En lugar de pasar directamente a la agenda prevista cuando se reúna con los miembros de su equipo, puede ser útil dedicar unos minutos a una conversación informal para que puedan conectar como personas, no sólo como trabajadores. Este tipo de charla puede ser especialmente valiosa para fortalecer las relaciones cuando tú y los miembros de tu equipo trabajáis a distancia y no tenéis las mismas oportunidades orgánicas de charlar en la sala de descanso o en el ascensor, como podríais hacer en una oficina.
Ten en cuenta que la comunicación empática no se limita a las reuniones. Un artículo de The Undercover Recruiter recomienda reevaluar toda tu estrategia de comunicación interna para asegurarte de que hay una lente de empatía en cada mensaje. También es importante considerar los medios que utilizas para los diferentes tipos de mensajes y de esta forma mejorar la comunicación en la empresa.
2. Conoce cómo se comunica tu equipo
¿Ha observado que algunos miembros del equipo dominan la conversación en las reuniones y que otros parecen dudar en contribuir? Es probable que los miembros de tu equipo tengan diferentes estilos de comunicación, y es importante entender cada uno de ellos para poder colaborar eficazmente y garantizar que todos se sientan cómodos contribuyendo.
Hay muchos marcos diferentes (y muchas evaluaciones) que puedes utilizar para determinar los estilos de comunicación de los miembros de tu equipo. Un artículo de Fast Company recoge el enfoque del coach de liderazgo Mark Murphy, que puede ser útil para pensar en cómo escuchar y transmitir información clave a personas con diferentes estilos de comunicación. He aquí un rápido desglose de las cuatro categorías:
- Analítico: estos comunicadores se centran en los datos y la especificidad. Cuando se trabaja con este estilo de comunicación, es importante proporcionar detalles específicos por adelantado, establecer expectativas claras y evitar el uso de un lenguaje demasiado emocional.
- Intuitivo: estos son los pensadores de alto nivel con una visión global. Se sienten más cómodos cubriendo una amplia visión general y pueden estar menos centrados en los detalles; debido a esto, puede ser útil enviar un correo electrónico de seguimiento con detalles clave después de reunirse con comunicadores intuitivos.
- Funcionales: son las personas que se rigen por los procesos. Están orientados a los detalles y dividirán las grandes ideas o proyectos en pequeños pasos para trabajar mejor en ellos. Cuando se realiza una lluvia de ideas con comunicadores funcionales, puede ser útil hacerles preguntas de seguimiento para hacerles pensar más allá del siguiente paso de un proceso.
- Personal: quien se describe como una «persona con don de gentes» es probablemente un comunicador personal. Estos comunicadores dan prioridad a la conexión, saben escuchar y tienden a utilizar un lenguaje emocional (por ejemplo, «pienso/siento»). Al igual que los comunicadores intuitivos, es posible que les vaya mejor si comparten los detalles en un correo electrónico de seguimiento después de una reunión.
3. Adopta una alternativa inteligente a la política de puertas abiertas.
Como gestor, puedes reforzar la comunicación con los miembros de tu equipo dejando claro que pueden consultarte de manera informal cuando lo necesiten. Sin embargo, tener una verdadera «política de puertas abiertas», en la que los miembros del equipo puedan pasarse por allí en cualquier momento, podría hacer que su productividad se viera afectada, especialmente si trabaja a distancia y los miembros de su equipo no pueden calibrar lo ocupado que está.
Para limitar las interrupciones no programadas, considera la posibilidad de bloquear una cierta cantidad de tiempo en tu calendario para las «horas de oficina» cada semana, e informa a los miembros de tu equipo de que estarás disponible en ese momento. Además, puedes programar reuniones semanales del equipo y reuniones individuales, o incluso reuniones diarias cuando sea necesario, para asegurarte de que tú y los miembros de tu equipo están en comunicación regular y se mantienen alineados.
4. Dejar claras la misión y la visión
Tómese el tiempo necesario para explicar los valores y la misión de la empresa, ya sea como parte de la formación corporativa o cómo recordatorio periódico a los empleados. Cuando los empleados estén unificados en su comprensión de los objetivos de la empresa, podrán comunicarse entre sí con mayor eficacia para alcanzarlos.
5. Permite que los empleados compartan sus opiniones
Asegúrate de que sus empleados se sientan escuchados ofreciéndoles múltiples canales para compartir sus opiniones. Enviar una encuesta de compromiso de los empleados a intervalos regulares puede ser un buen punto de partida, pero no se detenga ahí. Considere la posibilidad de realizar entrevistas periódicas de permanencia para saber por qué los empleados han permanecido en su empresa, qué les funciona bien y qué les gustaría mejorar. Si utiliza una plataforma de compromiso con el conocimiento como Bloomfire, también puede solicitar opiniones e iniciar conversaciones publicando preguntas abiertas para que los empleados respondan.
También puede ser beneficioso ofrecer una salida para los comentarios anónimos. Seamos sinceros: no toda la comunicación es positiva, y eso está bien. Muchos empleados se sienten incómodos presentando quejas a su jefe, ya sea por un problema con la dirección, un problema con un compañero de trabajo o cualquier otro cambio que les gustaría ver en el lugar de trabajo. Tus empleados necesitan una manera de proporcionar una crítica constructiva para que la empresa pueda seguir aprendiendo y creciendo.
6. Reforzar las conexiones
No sólo hay que mejorar la comunicación entre los miembros del equipo que trabajan juntos, sino también entre los empleados y sus directivos. Asegúrate de abordar esta cuestión durante los programas de formación de directivos. Los directivos que se toman el tiempo de conocer a sus empleados y estén dispuestos a escucharlos tendrán más facilidad para comunicarse y mantener a sus subordinados en la tarea. Cuando los empleados sienten que los directivos son capaces de abordar sus preocupaciones individuales, es más probable que se sientan conectados.
7. Dar un feedback claro y preciso, o no darlo en absoluto.
Esta buena práctica es muy sencilla, si se va a hacer una crítica constructiva a un empleado, hay que dar ejemplos del problema y acompañar esta retroalimentación con un elemento de acción.
8. Establece acuerdos, no expectativas.
Si, como directivo, crees que los miembros de su equipo no cumplen sus expectativas, el problema puede tener su origen en la comunicación. Las expectativas se basan en lo que crees que va a ocurrir: son internas y unilaterales. Por ejemplo, puedes esperar que un miembro del equipo incluya un determinado nivel de detalle en un informe porque eso es lo que tú harías, pero si no se lo has comunicado claramente, el miembro del equipo podría presentar un informe menos detallado basado en sus propias expectativas.
Para evitar la falta de comunicación y la frustración, céntrate en establecer acuerdos en lugar de expectativas. Cuando se establece un acuerdo con un miembro del equipo, se trata de una conversación bidireccional en la que:
- Establece lo que hay que hacer, cuándo hay que hacerlo y quién es el responsable.
- Discutir los posibles bloqueos de la actividad y negociar los términos según sea necesario.
- Se compromete a mantener las responsabilidades definidas y a cumplir los plazos acordados.
9. Fomentar el intercambio de información
Ofrece una plataforma en línea para compartir conocimientos. Es probable que los empleados lean regularmente noticias y tendencias del sector, así que ofrézcales un lugar para compartir esta información. Al tener la oportunidad de mostrar lo que saben, los empleados estarán deseosos de seguir participando en este esfuerzo. Esto no sólo creará más energía y propósito detrás de la comunicación, sino que el intercambio de valiosos conocimientos será útil para el negocio. Esta sin duda, es un herramienta
10. Utiliza las herramientas de comunicación adecuadas
Si haces que sea fácil y divertido para tus empleados estar en constante comunicación, lo harán. Utiliza una herramienta de chat de oficina como para crear canales de comunicación dentro de tu empresa, así como chats de toda la compañía. Los grupos de chat pueden ser tanto profesionales como sociales y ayudan a mejorar la comunicación en la empresa de manera eficaz.
En cuanto a la comunicación relacionada con el trabajo, una herramienta de chat ahorra tiempo y aumenta la productividad al permitir que los empleados se conecten inmediatamente entre sí y reciban respuestas en tiempo real.
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Preguntas frecuentes
¿Por qué es importante mejorar sus habilidades de comunicación empresarial?
Los errores en el lenguaje corporal, el tono o el hecho de no mostrar que está abierto a la negociación o al compromiso pueden acabar con la voluntad de su destinatario de escuchar su mensaje. Si mejora sus habilidades de comunicación empresarial, se asegurará de ser eficaz en su trabajo, presentación o puesto.
¿Qué es la comunicación empresarial eficaz?
La comunicación empresarial eficaz es un proceso de intercambio que implica que dos o más partes envíen un mensaje que sea fácilmente comprensible para cada persona. La comunicación eficaz puede contribuir significativamente al éxito de una empresa