La comunicación es fundamental para toda colaboración significativa y trabajo en equipo. La comunicación mantiene en movimiento a toda una organización. Hay diferentes maneras de comunicarse, como la comunicación escrita, la comunicación verbal, la comunicación no verbal y la comunicación visual.
Es importante que, sea cuál sea el tipo de comunicación que elijamos, la información se transmita con eficacia. Los distintos modos o medios para transmitir y recibir la información se denominan «canales de comunicación».
Índice de contenidos
¿Qué son los canales de comunicación?
Los canales de comunicación son los medios a través de los cuales se comunican las personas de una organización. Hay que pensar en los canales que se utilizan para realizar las distintas tareas, ya que utilizar un canal inadecuado para una tarea o interacción puede tener consecuencias negativas. Los mensajes complejos requieren canales de comunicación más ricos que faciliten la interacción para garantizar la claridad.
Tipos de canales de comunicación
Los canales de comunicación incluyen la comunicación cara a cara, los medios de difusión, los canales móviles, la comunicación electrónica y la comunicación escrita.
Comunicación cara a cara o personal
La comunicación cara a cara o personal es uno de los canales de comunicación más ricos que pueden utilizarse en una organización. La presencia física, el tono de voz del orador y las expresiones faciales ayudan a los receptores de un mensaje a interpretarlo tal y como pretende el orador. Es el mejor canal para mensajes complejos o con carga emocional, porque permite la interacción entre el orador y los receptores para aclarar la ambigüedad. El orador puede evaluar si el público ha recibido su mensaje como pretendía y hacer o responder a preguntas de seguimiento.
Comunicaciones en medios de comunicación
La televisión, la radio y los altavoces forman parte del canal de comunicación de los medios de difusión. Estos tipos de medios deben utilizarse cuando se dirigen a un público masivo. Las empresas que quieren informar a sus clientes de un nuevo producto pueden anunciarse o hacer promociones utilizando un canal de difusión. Del mismo modo, un director general puede hacer un discurso global de la empresa mediante una transmisión televisiva a través de sitios globales. Cuando un mensaje destinado a un público masivo puede ser mejorado al ser presentado en un formato visual o auditivo, se debe utilizar un canal de difusión.
Canales de comunicación móvil
Un canal de comunicación móvil debe utilizarse cuando es necesario transmitir un mensaje privado o más complejo a un individuo o a un grupo pequeño. Un canal móvil permite un intercambio interactivo y ofrece al receptor la ventaja añadida de interpretar el tono del interlocutor junto con el mensaje. Algunas personas de una organización pueden optar por utilizar este canal en lugar de un canal presencial para ahorrar el tiempo y el esfuerzo que supondría coordinar una reunión cara a cara.
Canales de comunicación electrónica
Los canales de comunicación electrónica abarcan el correo electrónico, Internet, la intranet y las plataformas de medios sociales. Este canal puede utilizarse para la comunicación individual, en grupo o en masa. Es un método de comunicación menos personal pero más eficiente. Cuando se utiliza este canal, hay que tener cuidado de redactar los mensajes con claridad y evitar el uso de sarcasmos e insinuaciones a menos que el mensaje lo requiera específicamente.
Métodos de comunicación escrita
La comunicación escrita debe utilizarse cuando sea necesario transmitir a un empleado o grupo un mensaje que no requiera interacción. Las políticas, las cartas, los memorandos, los manuales, los avisos y los anuncios son mensajes que funcionan bien por este canal. Los destinatarios pueden hacer un seguimiento a través de un canal electrónico o presencial si surgen preguntas sobre un mensaje escrito.
Categorías de los canales de comunicación
1. Canales formales
Es una forma oficial de comunicación. Un canal de comunicación formal transmite información cómo los objetivos, las políticas y los procedimientos de una organización. Los mensajes en este tipo de canal de comunicación siguen una cadena de mando. Esto significa que la información fluye de un directivo a sus subordinados y éstos, a su vez, transmiten la información al siguiente nivel de personal. Algunos ejemplos son los boletines de noticias de la empresa, los planes de negocio, las instrucciones, los informes anuales, los acuerdos, las comunicaciones de toda la empresa, las presentaciones de la junta directiva, etc.
2. Canales informales
También es una forma oficial de comunicación, con normas algo relajadas. En este tipo de comunicación puede no ser necesaria una cadena de mando o jerarquía. Habrá una inmensa comunicación oficial en la que no sea necesaria dicha jerarquía o mando, pero se producen dentro del marco oficial. Algunos ejemplos son las conversaciones en la planta de trabajo para responder a las preguntas de los miembros del equipo, las conversaciones a la hora de comer, muchos de los correos electrónicos en los que no se necesita un mando formal, como cuando alguien busca una información rápida, etc.
En el entorno oficial, se utilizan tanto los canales formales como los informales según sea necesario.
3. Canales no oficiales
También existe un modo de comunicación no oficial. Los empleados se comunican fuera del entorno laboral sobre temas no relacionados con el trabajo. La comunicación social, deportiva, política y personal son canales no oficiales. Pero un directivo debe ser consciente de la existencia de estos canales y de la información que fluye en ellos. Muchas veces los rumores y cotilleos también proporcionan información muy importante que, de otro modo, no estaría disponible.
¿Cómo elegir los canales de comunicación adecuados?
Aunque puede resultar tentador comunicarse a través de todos los canales disponibles, la mayoría de las empresas se beneficiarían de un enfoque más calculado y consciente. A continuación te contamos algunos aspectos en los que debes de pensar antes de seleccionar un canal para tus mensajes empresariales.
1. Familiarízate con su equipo
Puede parecer obvio, pero la elección de los canales de comunicación depende en gran medida de las preferencias de su equipo. ¿Quiénes son y qué canales utilizan? ¿Prefieren las llamadas telefónicas, los mensajes de texto o alguna otra forma de comunicación?
Saber dónde pasa tu equipo te ayudará a asegurarte de que estás utilizando los canales de comunicación adecuados para hablar con ellos.
2. Considera su mensaje
El tipo de mensaje es otra cosa que debes tener en cuenta antes de determinar el canal de comunicación. Pregúntate, ¿la información es formal o informal?, ¿Incluye imágenes o texto?, ¿El mensaje es sensible al tiempo o es trivial?, ¿Debe ser fácil de encontrar más tarde?.
3. Eche un vistazo a tu presupuesto
Tu presupuesto también influirá en la elección de los canales de comunicación, porque tendrás que invertir algo de dinero para hacer llegar tu mensaje.
El auge de los canales de comunicación digital
Con la aparición del teletrabajo, la popularidad y el uso de los canales de comunicación digital en el lugar de trabajo se han incrementado en los últimos años y sin duda en una tendencia que continuara en ascenso.
Dado que muchos empleados están físicamente separados y dispersos, las empresas necesitan encontrar nuevas formas de mantener a sus empleados remotos y no cableados conectados, bien informados y productivos. Sin embargo, la mayoría de ellas son muy conscientes de que la comunicación a través de correos electrónicos e intranets obsoletas no es suficiente, ya que no son los canales adecuados para mantener a los empleados comprometidos con las conversaciones diarias de la empresa.
También sabemos que estos canales de comunicación no son las mejores soluciones para mejorar la colaboración Inter funcional en el lugar de trabajo, que ahora es más importante que nunca. En su lugar, los empresarios deben recurrir a canales y herramientas de comunicación más modernos, intuitivos, fáciles de usar y orientados a los dispositivos móviles, que imiten las aplicaciones que los empleados utilizan a diario en su vida privada.
No hace falta decir que la tecnología ha reconfigurado por completo nuestra forma de comunicarnos y que este cambio es un proceso continuo. Una comunicación bidireccional eficaz impulsada por los canales de comunicación tecnológicos puede mejorar significativamente la colaboración entre compañeros, impulsar el intercambio de conocimientos y hacer que el trabajo de los comunicadores internos sea mucho más ágil y eficiente.
En pocas palabras, los mejores canales de comunicación son los que le ayudan a transmitir el mensaje correcto al empleado adecuado en el momento adecuado, y los que mantienen toda la información importante al alcance de sus empleados.
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Implementar los canales de comunicación adecuados en su organización es la clave para mantener a tus empleados productivos, comprometidos y alineados con los objetivos empresariales que tengas planeados. En Comunicare podemos ayudarte y ¿cómo lo hacemos?, analizamos clientes, mercados, competidores y plataformas. Estudiamos y mejoramos todo aquello para favorecer el éxito en la comunicación y recomendamos implementaciones.
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Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los canales de comunicación tradicionales
Los canales tradicionales son los periódicos, las revistas, los folletos, el teléfono, la radio, la televisión y el correo directo, que es el que se envía al hogar o al lugar de trabajo de los clientes potenciales. Los canales de comunicación tradicionales suelen dividirse en tres grandes subcategorías: impresión, difusión y medios de comunicación.
¿Cuáles son los 5 canales de comunicación
Con la sofisticación del lenguaje verbal común, el enfoque de la comunicación se ha desplazado hacia la recopilación de información principalmente a partir de un único canal: las palabras, mientras que un mensaje en su forma más completa suele generarse a partir de hasta 5 canales: cara, cuerpo, voz, contenido verbal y estilo verbal.