La comunicación es fundamental para la existencia y la supervivencia de los seres humanos, así como para una organización. Es un proceso de crear y compartir ideas, información, puntos de vista, hechos, sentimientos, etc. entre las personas para llegar a un entendimiento común. La comunicación es la clave de la función directiva de la gestión. Por ello, la comunicación y sus funciones son de vital importancia para entenderla y a la par saber aplicarla correctamente.
La comunicación es uno de los principales ingredientes del éxito empresarial, pero el problema es que la expresión «buenas habilidades de comunicación» es un término tan amplio que resulta difícil precisar lo que realmente significa.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación?
Comunicar significa compartir. La comunicación es el proceso de intercambio de mensajes, ideas, hechos, opiniones o sentimientos. Es el mecanismo de transferencia de información significativa de una persona a otra. La mala comunicación es probablemente la fuente de conflictos interpersonales más citada.
Las personas pasan casi el 70% de sus horas de vigilia comunicándose: escribiendo, leyendo, hablando y escuchando. Desempeña un papel vital en cualquier tipo de organización. La comunicación perfecta se produciría cuando un pensamiento o idea se transmitiera de forma que el receptor percibiera exactamente la misma imagen mental que el emisor.
Funciones de la comunicación
La comunicación desempeña muchas funciones, como informar y generar conciencia, educar, persuadir, motivar, entretener, etc. Las funciones de la comunicación en una organización son informar, persuadir y motivar. Los empleados necesitan tener una comunicación organizativa eficaz para lograr un excelente rendimiento laboral. La comunicación entre la alta dirección y los empleados debe ser eficaz para mejorar la cultura del trabajo.
Compartir la información
La información es la clave del progreso en cualquier organización. La comunicación empresarial es la que promueve un producto, un servicio, un marketing o una organización; transmite información dentro de una empresa, o funciona como una declaración oficial de una compañía. El objetivo principal de la comunicación en la gestión es transmitir información -instrucciones, políticas, procedimientos, decisiones, etc.- para que el oyente oiga, lea, entienda lo que se dice, esté de acuerdo y acepte el mensaje y reaccione como pretende el directivo o emisor de la comunicación.
La comunicación y sus funciones desempeña un papel importante en la difusión de información relacionada con cualquier forma de actividad humana. La comunicación es el proceso de intercambio de mensajes, ideas, hechos, opiniones o sentimientos. Las funciones de la comunicación en una organización son informar, persuadir y motivar. Los empleados necesitan tener una comunicación organizativa eficaz para lograr un excelente rendimiento en el trabajo.
La comunicación nos proporciona información sobre el entorno en el que nos encontramos. Ayuda a moldear nuestras opiniones, a formular decisiones y, a su vez, a tomar «decisiones informadas» para salvaguardar nuestros intereses y los del equipo u organización. La comunicación es un mecanismo fundamental por el que los miembros del grupo muestran su satisfacción y sus frustraciones. La comunicación, por tanto, permite la expresión emocional de los sentimientos y la satisfacción de las necesidades sociales.
Proceso de toma de decisiones
La comunicación da lugar al intercambio de información, lo que a su vez hace que los empleados estén bien informados y, por tanto, sean productivos. La comunicación proporciona la información que los individuos y los grupos necesitan para tomar decisiones, transmitiendo los datos necesarios para identificar y evaluar las opciones. Así, la comunicación contribuye a facilitar la toma de decisiones. La toma de decisiones es el núcleo del proceso de gestión. La relación entre la comunicación y la toma de decisiones es inseparable, ya que la toma de decisiones debe basarse en la información. La decisión es el mecanismo desencadenante de la comunicación. El directivo es un tomador de decisiones. Pero todas las decisiones se basan en la comunicación de la información al directivo.
Formación y perfeccionamiento de los empleados
La formación del personal es un proceso continuo y la comunicación desempeña un papel importante en la orientación y la formación de los empleados. El grado de aprendizaje depende en gran medida no sólo de los contenidos de la formación, sino también de la eficacia con que se compartan la información y las competencias. Como sabemos, el conocimiento puede construirse a través de la interacción entre los alumnos y los compañeros y también de otras fuentes de información. Por lo tanto, una comunicación eficaz se traduce en una enseñanza y una formación eficaces.
Creación de redes y socialización
Para el bienestar de la sociedad, la nación y la cultura de la organización es crucial que estemos expuestos a diferentes puntos de vista para que entendamos y apreciemos la necesidad de una pluralidad de ideas y diversidad de opiniones. La comunicación fomenta el sentimiento de unidad en la sociedad al exponer a los distintos grupos sociales a diferentes puntos de vista. Desarrolla la necesidad de compartir y comprender los sentimientos, las emociones, las esperanzas, las aspiraciones y las expectativas de los distintos grupos de un sistema social.
Motivación
Un individuo motivado desempeña un papel útil y activo en una organización. La comunicación fomenta la motivación al aclarar a los empleados lo que deben hacer, lo bien que lo están haciendo y cómo pueden mejorar si su rendimiento es insuficiente. La comunicación motiva y persuade a los individuos para que cumplan los objetivos mutuamente acordados. Compartir historias de éxito de quienes han superado las adversidades y han sido capaces de alcanzar sus objetivos puede servir para ello. Esta función de la comunicación, aunque relevante en todos los ámbitos de la vida, es más pronunciada en los negocios y la industria, donde la comunicación se utiliza cada vez más como herramienta de motivación. La fijación de objetivos específicos, la retroalimentación sobre el progreso hacia los objetivos y la recompensa por el comportamiento deseado estimulan la motivación y requieren comunicación.
Persuasión
Otra función importante de la comunicación es persuadir. Puede tratarse de influir en nosotros hacia una nueva idea, técnica o producto y también de persuadirnos para que compremos estos productos. El directivo probablemente deseará influir o persuadir al empleado de forma que le ayude a mantener relaciones favorables. Otras metas u objetivos motivadores de la comunicación directiva pueden ser el intercambio social, la promoción personal y la autoexpresión.
A la inversa, el empleado también tiene objetivos similares de comunicación en una organización. Las empresas industriales y corporativas y las agencias de publicidad, al llevar los mensajes de los nuevos productos a los consumidores potenciales a lo largo y ancho, han explotado ampliamente esta función. Para ello se utilizan diferentes medios de comunicación de masas.
Preservación de la cultura de la organización
La cultura es un conjunto de normas, valores y principios que comparten las personas de una organización. La comunicación ayuda a preservar la cultura y el patrimonio de la organización y de la empresa. A través de la comunicación, los altos cargos y la dirección comparten la cultura y los valores de la organización con los empleados. La transmisión de valores de arriba a abajo se lleva a cabo a través de comunicaciones internas, boletines y ayuntamientos, así como a través de correos electrónicos escritos. En el mundo moderno, diferentes medios de comunicación de masas han asumido esta función. Una comunicación eficaz es esencial para una cultura positiva en el lugar de trabajo. La transparencia en la comunicación es obligatoria a todos los niveles para una mejor comprensión del trabajo y una mejor vinculación entre los individuos.
Importancia de la comunicación
La comunicación es vital para una gestión eficiente y para mejorar las relaciones laborales. En el mundo moderno, el crecimiento de las telecomunicaciones, la tecnología de la información y la creciente competencia y complejidad de la producción han aumentado la importancia de la comunicación en las organizaciones grandes y pequeñas, independientemente de su tipo y clase. Un ejecutivo de empresa debe estar en condiciones de comunicarse eficazmente con sus superiores, sus colegas de otros departamentos y sus subordinados. Esto le hará rendir bien y le permitirá dar su cien por cien a la organización.
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