Los fundamentos de la comunicación organizacional son una parte esencial dentro del contexto del mundo de la empresa. La comunicación organizacional es la que permite que se transmitan y se reciban mensajes y, por supuesto, que se mantenga una cohesión entre los trabajadores y los jefes. Por ello cada vez más empresas optan por invertir más dinero en la comunicación de la empresa para optimizarla y hacerla más efectiva.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación organizacional?
La comunicación organizacional es un proceso comunicativo donde se gestiona el intercambio de información interna y externa en las empresas y con todos los clientes o personas con los que ésta se relaciona.
Dentro de la comunicación organizacional debemos hacer una pequeña división puesto que: Cuando la información se transmite en el interior de las organizaciones y entre todos las personas que la forman se le llama comunicación interna. Sin embargo, la comunicación externa se presenta cuando personas de la empresa intercambian información con otras personas externas como pueden ser los clientes, los proveedores, etc.
La comunicación organizacional permite mejorar la efectividad en cuanto a los procesos se refiere y produce que la información fluya de manera adecuada.
Fundamentos de la comunicación organizacional
Entre los principales fundamentos de la comunicación organizacional se encuentran los siguientes:
- Informativa: es necesaria que la información llegue a todos los destinatarios para que la comunicación sea útil.
- Explicativa: es esencial que se puedan entender las razones por la cuales se toman decisiones y estrategias en la organización, y también para mantener el trabajo alineado con los objetivos puestos por la empresa.
- Interrogativa: da lugar a la interacción entre los equipos de trabajo para clarificar los procesos a través de preguntas, así como también ayuda a el diálogo entre los participantes.
- Apelativa: con esta función la persona que emite el mensaje busca obtener una respuesta o reacción concreta del destinatario.
Tipos de fundamentos de comunicación organizacional
La comunicación de empresa se clasifica en distintos tipos dependiendo del contexto:
Según el canal que se use: escrito, oral o no verbal.
- Escrita: es el tipo de comunicación realizada a través de la palabra escrita que utiliza letras o símbolos escritos.
- Oral: es el tipo de comunicación realizada mediante el uso de la palabra donde se usan los sonidos.
- No verbal: es el tipo de comunicación en la cual se utilizan gestos corporales y faciales.
Segundo el grado de interacción: directa o indirecta.
- Directa: la comunicación entre la persona que emite el mensaje y la persona que lo recibe se realiza de manera personal o frente a frente.
- Indirecta: es el tipo de comunicación que se realiza usando un instrumento de comunicación cuando la persona que emite el mensaje y la persona que lo recibe se encuentran distantes.
Según el contexto donde se desarrolla: interna, externa.
- Internas: esta comunicación es la que se da dentro de un mismo contexto de la organización.
- Externa: para esta comunicación debe realizarse entre dos partes que no se encuentran en el mismo contexto.
Según el número de personas que participen: individuales o colectivas.
- Individuales:solo existe un emisor y un destinatario.
- Colectivas: se da cuando en el proceso de comunicación intervienen varias personas.
Según el contexto donde tiene lugar la comunicación: formal o informal.
- Formal: se trata de aquello que conocemos como comunicación laboral. Normalmente es escrita y es un poco lenta.
- Informal: esta comunicación no usa los mecanismos oficiales para difundir mensajes de las organizaciones y por eso es más rápida.
Fallos en los fundamentos de la comunicación organizacional
Las barreras que se dan a la hora de transmitir la información de una persona a otra, pueden originarse tanto en el emisor, como en el mensaje o en el receptor. Ahora vamos a ver cuáles son las principales barreras:
La ausencia de planificación
Este problema se origina cuando la comunicación organizacional no cumple ha tenido una planificación, de análisis y de creación del mensaje que se va a transmitir. Además la persona que va a comunicar el mensaje debe elegir el canal de comunicación más conveniente.
Malos Entendidos
A la hora de transmitir la información se dan hechos o malentendidos en ciertas situaciones y por lo cual esto hace que no se comunique de forma correcta el resto de la información que se transmite,
Información expresada deficientemente
Otra barrera suele tener lugar cuando a pesar de que el emisor de la información muestre claramente las ideas de la información, pudo haber escogido las palabras incorrectas para emitir el mensaje. Por ello es muy importante que el emisor tenga cuidado en la estructura del mensaje que va a transmitir.
Barreras de contexto internacional
Principalmente esta barrera ocurre cuando interactúan dos personas o más de distintas culturas o idiomas.
Pérdida de la información
Este problema sucede cuando la información que se comparte de un individuo a otro, va perdiendo claridad y precisión a lo largo de las transmisiones, y esta es una de las principales causas de un problema de comunicación.
Exceso de información
Hay que cuidar el contenido de la información de tal forma que se transmita de siendo concisa y precisa para que no haya filtros que resten valor y contenido a la información comunicada por la empresa o viceversa.
Estas son las principales barreras de la comunicación, ¿alguna vez has sufrido alguna de ellas en tu organización?
Beneficios de tener unos buenos fundamentos en la comunicación organizacional
Después de conocer cuales son las barreras que pueden dificultar la comunicación organizacional, vamos a ver todos los beneficios que la comunicación organizacional nos da.
Contribuye a establecer más rutas de acción o programas
La fusión entre una organización y la comunicación permite que se creen objetivos, la toma de decisiones y el establecimiento de rutas de acción.
Agiliza la comunicación de información
La comunicación empresarial ayuda a la interacción, favoreciendo la gestión en los negocios, a través del aumento de las estrategias de comunicación y canales de comunicación efectivos.
Favorece el cumplimiento de propósitos comunes
La comunicación organizacional genera confianza entre las personas, mejorando la interrelación entre los diferentes grupos de interés en los sectores y potencializa el trabajo en equipo.
Ayuda a la formación de la identidad de la organización
Por medio de estrategias que buscan la fidelización de los clientes y la creación de un sentido de pertenencia entre los empleados, formando parte de la cultura y el clima laboral.
Colabora con el posicionamiento de la marca
Adicionalmente, la comunicación en las empresas mejora la imagen corporativa , puesto que aboga por un clima organizacional lo que está directamente relacionado con el reconocimiento y posicionamiento en mercados locales, regionales, nacionales e internacionales.
Conclusión
Como has visto, la comunicación organizacional y sus fundamentos son factores realmente importantes para que la gestión de una empresa se lleve a cabo con éxito. Existen diversos tipos de mensajes como hemos visto previamente, y también existen diversas barreras o dificultades para emitir de forma correcta, clara y concisa la información en el mensaje. Para evitar estas barreras se debe utilizar la comunicación formal, de esta forma se evita que no haya malentendidos.