La comunicación interna es fundamental. Permite el desarrollo de cualquier empresa. Por eso, cuando las empresas se enfrentan a problemas de comunicación interna es esencial corregirlos. El objetivo de toda empresa es cumplir las metas planificadas, pero esto no puede darse sin la elaboración de una política de comunicación interna. Básicamente porque es la base de la comunicación corporativa.
La comunicación interna lo debe contemplar todo. Desde los discursos de los principales directivos a los mensajes de los propios empleados. Desde los colaboradores hasta los referentes estratégicos. Abarca a todas las personas susceptibles de participar en el proceso de la empresa. Todos tienen que estar contemplados en la comunicación interna. Eso sí, es probable que surjan momentos en los que se produzcan problemas en la comunicación. Pero gracias a la planificación es posible corregir casi todos los problemas de comunicación interna de cualquiera de las empresas. Es por ello, que en este post hablaremos sobre los problemas que las empresas pueden tener en la comunicación interna.
Índice de contenidos
Problemas en la comunicación interna de las empresas
Las principales razones por las que la comunicación interna puede dar lugar a diversos malentendidos son las siguientes:
- Los miembros del equipo hablan distintos idiomas y tienen una cultura diferente.
- Los componentes de los distintos departamentos manejan diferentes tecnicismos.
- El trabajo de los empleados no está orientado hacia un objetivo común o el objetivo no está bien definido.
- El alcance de los involucrados no está definido dentro de los departamentos por la organización.
- Los miembros del departamento no cuentan con buenas habilidades para trabajar en equipo.
Soluciones a los problemas de la comunicación
Entre las posibles soluciones que pueden ser empleadas para solventar los problemas de entendimiento entre los departamentos se encuentran:
- Poner en común el vocabulario técnico a cada departamento involucrado en el proyecto.
- Conocer los objetivos y la metodología de trabajo del resto de departamentos.
- Definir bien los objetivos y asignar roles, con una Matriz de asignación de responsabilidades (RACI).
- Diseñar el plan de comunicación entre todas las partes implicadas, con glosario, matriz, consideración de los stakeholders, formas de comunicación, reportes e informes.
- Realizar reuniones periódicas.
- Contar con interlocutores que entiendan sobre las distintas áreas implicadas.
Estructura del plan de comunicación interna
El plan de comunicación debe contar con una estructura y unos elementos que le permitan ser efectivos. Los siguientes aspectos que debe tener en cuenta el responsable de comunicación interna de cualquier tipo de organización a la hora de elaborar su plan son:
- Análisis de empresa: diagnóstico de los problemas de comunicación que se pueden encontrar en la empresa. Y necesidades de información que tienen los empleados.
- Objetivos a conseguir: Determinar los objetivos a conseguir, en línea con el plan estratégico general de la compañía.
- Definición de los mensajes a trasmitir: Los mensajes a transmitir son elementos centrales de todo plan, y deben ser cuidadosamente trabajados, teniendo en cuenta objetivos y públicos. Es también importante tener en cuenta los medios por los que se van a difundir y los tiempos de implementación de cada acción de comunicación.
- Ejecución del plan: Una vez definidas las acciones, es importante contar con una estrategia para ejecutar el plan y ponerlas en marcha.
- Monitorización y evaluación: Para que el plan pueda medir su eficacia, se deberán poder medir los resultados obtenidos y comparar con los objetivos, en un contexto relativo donde el presupuesto jugará un papel importante.
Un buen plan de comunicación interna de una empresa puede marcar la diferencia con la competencia. Ser más transparentes permite a una empresa mejorar la visión que tienen sus empleados sobre la misma, y retener así el talento. Si bien, todo este plan tiene que estar sustentado en una comunicación sincera por parte de la alta dirección, siguiendo buenas prácticas de gestión.
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