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¿A qué llamamos proceso de comunicación?
¿Has escuchado alguna vez hablar sobre el proceso de comunicación y sus elementos? La RAE (Real Academia Española), define el término de comunicación como aquel acto, gesto o actitud que permite trasladar mensajes entre los miembros de un grupo social o entre diversos grupos sociales. Podemos resumir que comunicar es compartir determinada información con otras personas de nuestro alrededor. El ser humano, por su naturaleza social, siempre tiene el afán de comunicar. Pero, ¿en qué se basa la comunicación? ¿Cómo es posible emitir una información y que nuestro receptor nos entienda?. Para conseguir llevar a cabo una buena comunicación y que nuestro mensaje sea entendido como nosotros queremos es necesario aplicar un proceso de comunicación con sus respectivos elementos.
El proceso de comunicación lo podemos definir como el procedimiento en el que se lleva a cabo el intercambio de información entre un emisor y un receptor con el uso de un código común. Pero, ¿qué elementos necesitamos para que el proceso de comunicación sea eficaz? ¿Cómo podemos hacer que una empresa se comunique perfectamente con su público ? Sigue leyendo con nosotros y aprendamos más sobre el proceso de comunicación y sus elementos.
Los elementos del proceso de comunicación
Cuando hablamos del proceso de comunicación no podemos olvidarnos de sus elementos, ya que sin ellos este procedimiento no sería posible. Llamamos elementos de comunicación a aquellos componentes que están presentes y participan en el envío y recepción del mensaje. Cada uno de ellos tienen una función específica, pero todos son necesarios para la ejecución de una buena comunicación. Hay veces en las que el mensaje no llega correctamente o de la manera que nosotros queríamos, esta situación se produce porque ha habido algún tipo de error en alguno de los elementos. Por ello, tendremos que revisarlos detenidamente uno a uno y detectar dónde se ha producido el fallo en el proceso de comunicación y sus elementos para poder retomar cuanto antes el proceso de comunicación.
Es importante saber que los elementos que forman parte de este proceso son: el emisor, el receptor, el mensaje, el canal y el código de comunicación. Además, cómo veremos detenidamente en los siguientes párrafos, existen otros elementos que pueden influir en el proceso de comunicación como son el ruido o el contexto. A continuación, explicaremos cada uno de los elementos del proceso de comunicación detenidamente:
El primero de ellos es el emisor. Este dentro del proceso de comunicación es uno de los elementos fundamentales, ya que será el encargado de iniciar el proceso. El emisor tiene la función principal de elaborar y transmitir la información al receptor a través de un canal. Este emisor puede ser una persona, una organización o, incluso, una tecnología. Un ejemplo de emisor podría ser el Community Manager de una empresa que manda un determinado mensaje a su público.
El segundo elemento es el receptor, el cual tiene como función principal decodificar correctamente el mensaje que le ha lanzado el receptor. Esta figura, imprescindible en el proceso, se encargará de recibir el mensaje e interpretarlo. Para que el receptor pueda decodificar el mensaje deberá entender el código de comunicación utilizado por el receptor. Si este entiende perfectamente la información trasladada es posible que ese receptor se convierta en emisor, contestándole en el proceso de comunicación. Siguiendo con el ejemplo anterior, el receptor sería el público que recoge el mensaje.
Como puedes intuir, para que exista una comunicación necesitaremos un mensaje y es este el tercer elemento del proceso de comunicación. El mensaje es la información que le transmite el emisor al receptor. Este elemento se posiciona en el centro del proceso comunicativo. Un mensaje puede ser de distintas tipologías: verbal, visual, no verbal o escrito. Un ejemplo de mensaje podría ser la campaña publicitaria que comparte el Community Manager de la empresa a su público por redes sociales.
El cuarto elemento es el canal por el que se envía el mensaje. Existen diversos canales para transmitir el mensaje, seleccionar unos u otros dependerá de la información que queramos comunicar y del público que queramos alcanzar. Dentro de lo que determinamos canales de comunicación podemos encontrar: internet, radio, televisión, redes sociales, etc. Por ejemplo, en el caso que estamos analizando en este artículo, el canal elegido por el Community es Linkedin.
El quinto y último elemento es el código de comunicación. El mensaje está compuesto por una serie de elementos y reglas que deben comprender tanto emisor como receptor, para que el proceso de comunicación sea exitoso. Cuando hablamos de código puede ser desde un idioma hasta las señales de tráfico, pasando incluso, por el código binario. Siguiendo el ejemplo anterior, si el Community Manager ha utilizado un jerga juvenil porque su público lo es, es muy probable que el receptor lo entienda sin dificultad, sin embargo una persona de edad avanzada posiblemente no entienda al completo el mensaje.
Los cinco elementos descritos anteriormente son las partes fundamentales del proceso de comunicación. Si falla alguno de ellos se romperá el proceso y posiblemente la comunicación sea un fracaso. Se dice que el proceso de comunicación y sus elementos han sido exitosos cuando se ha llegado a un proceso de retroalimentación. En la retroalimentación se produce una comunicación bidireccional en la que tanto emisor como receptor intercambian su papel en el proceso.
Como vemos, el proceso de comunicación y sus elementos son de vital importancia para conseguir una comunicación eficaz. Además de los elementos principales del proceso, debemos siempre tener en cuenta otros determinantes importantes a la hora de comunicarnos que veremos en el próximo apartado.
Otros aspectos que influyen en la comunicación
Tenemos que tener en cuenta que si nuestro proceso de comunicación y sus elementos no ha resultado ser exitoso y tras analizar todos los factores que lo componen no detectamos ningún error, podemos analizar otros aspectos que han podido influir en él.
Entre ellos se encuentra, el contexto en el que se ha lanzado el mensaje. Un mensaje puede ser interpretado de distintas maneras dependiendo del contexto en el que se desarrolle. Por eso, hay que tener cuidado con cuándo y dónde lanzar el mensaje. También es importante tener en cuenta la cultura de emisor y receptor, ya que lo que para uno puede parecer normal para el otro puede parecerle una falta de educación. Un ejemplo para que lo entendamos mejor es cuando viajamos. En España lo normal a la hora de conocer a personas nuevas es darle dos besos, pero en Alemania solo besan a los familiares. Es por este motivo, por el que a la hora de lanzar un mensaje hay que conocer muy bien al receptor para que la comunicación no se pierda y resulte eficaz.
Además, hay que detectar inmediatamente si aparece ruido en cualquier momento. El ruido es una interferencia que puede llegar a interrumpir el proceso. Un ejemplo de ruido puede ser el tráfico abundante en la calle, problemas físicos auditivos, el uso de vocabulario muy técnico de algún campo o incluso una distracción. Por ejemplo, si estamos en una reunión de empresa y nos llega un correo electrónico, es una interrupción. En este caso puede ser un ruido inmediato solo de la notificación o más prolongado si desconectas tu atención de la reunión para leer el contenido del e-mail.
Como vemos es super importante tener en cuenta todos estos elementos a la hora de comunicarnos, ya que estos pueden hacer que el proceso de comunicación sea satisfactorio o, por el contrario, un completo desastre.
Si soy una empresa, ¿cómo puedo hacer que mi comunicación sea eficaz?
Una vez tenemos claro el proceso de comunicación y sus elementos, te vamos a dar una serie de recomendaciones para obtener una buena comunicación en tu empresa.
Como bien sabrás, en tu empresa existen dos tipos de comunicaciones. Por una parte, está la comunicación interna, aquella que se genera en el interior de la empresa y por otra parte, la externa, aquella enfocada a las personas de fuera de la empresa. Nuestro primer consejo es que para conseguir una buena comunicación externa, primero tendremos que preocuparnos de que la interna sea eficaz. No hay que olvidar que nuestros empleados son el reflejo de mi marca. Normalmente, cuando los trabajadores están descontentos, nuestro público lo percibe y esto puede llegar a afectar a la reputación de la empresa. Para poder mejorar la comunicación interna deberemos de planificar acciones basadas en el respeto y la escucha activa, independientemente de la categoría profesional que ocupen nuestros trabajadores.
Además, es muy importante a nivel externo escuchar a nuestro público, detectar cuáles son sus necesidades y averiguar de qué manera nosotros podemos proporcionarles una solución. Detrás de todo proceso de comunicación empresarial hay un diseño y aplicación de un Plan de Comunicación.
Por ello, te recomendamos generar tu propio plan de comunicación en el que se especifique:
- Un diagnóstico de la situación actual de la empresa. Se recomienda la elaboración de un análisis DAFO.
- Determinación de los objetivos que queremos alcanzar a nivel comunicativo.
- Segmentación de mi público objetivo. Como hemos visto, saber a quién nos vamos a dirigir es una de las partes más importantes en el proceso de comunicación.
- Determinar las características del mensaje.
- Planificar una estrategia de comunicación.
- Concretar unas tácticas (acciones concretas) de comunicación.
- Realizar un timing, tanto de la estrategia como de las diferentes tácticas.
- Estimación del presupuesto.
- Evaluación del proceso de comunicación.
El diseño y planificación de comunicación es una de las herramientas más importantes a la hora de poner en marcha un proceso de comunicación con sus respectivos elementos. ¿Sabías que existen empresas que te pueden ayudar a desarrollarlo? Descúbrelas en los siguientes apartados.
Comunicare, tu agencia de marketing que te ayudará a obtener una comunicación eficaz
Comunicare es una agencia de marketing digital que está dispuesta a ayudarte en cualquier propuesta de comunicación que te esté rondando por la cabeza. Nuestro objetivo es ayudar a nuestros clientes y conocer en profundidad sus necesidades, con el fin de poder aportar soluciones a sus problemas. Juntos crearemos un plan de comunicación personalizado para tu empresa, enfocado a nivel externo, interno e incluso a las dos tipologías, porque si algo se nos da bien y nos apasiona es comunicar. Te ayudaremos a crear un buen proceso de comunicación y sus elementos serán analizados uno por uno para obtener los mejores resultados.
Para desarrollar tu plan de comunicación tendremos en cuenta todas las fases del proceso de comunicación, así como los elementos que lo componen. Estudiaremos tu caso particular, analizaremos en profundidad a tu empresa, escucharemos tanto a tus empleados como a tu público y conseguiremos darte las mejores claves para que obtengas una buena comunicación. A continuación te adelantamos algunos de los servicios que podrás tener a tu disposición:
- Anuncios en redes sociales: mediante la utilización de Social Ads creamos y optimizamos campañas publicitarias en redes sociales para tu empresa. Les haremos llegar a tu público el mensaje deseado.
- Análisis y plan de marketing: juntos planificaremos distintos planes de marketing personalizados para tu empresa y conseguiremos alcanzar todos los objetivos que nos planteemos.
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