En este blog, hablaremos de la comunicación informal e formal las ventajas, las desventajas y las características qDefinimos la comunicación como la interacción entre el emisor y el receptor, que puede actuar dos o más personas. Se basa en transmitir un mensaje que envía el emisor para el receptor, que es el que decide si responder al mensaje o no.
Los elementos que intervienen en el proceso de comunicación son:
- Emisor: La persona que comienza el proceso, que debe tener en cuenta que su contenido se pueda emitir, que le interese al receptor, que el lenguaje sea adaptable al receptor y la ocasión sea idónea.
- Receptor: Es el que recibe el mensaje, que para que la comunicación sea eficaz, debe tener una actitud de proactividad.
- Contenido: Es el mensaje que se quiere transmitir.
- Código: De qué forma va a transmitir el emisor el mensaje.
- Canal de transmisión: Es por el medio se canaliza el mensaje codificado.
Para que un proceso de comunicación sea efectivo debemos tener en cuenta la claridad del mensaje y esto mejora las relaciones laborales y personales. Esta comunicación es muy importante en el ámbito de trabajo, para que la empresa sea eficiente y exitosa.
Índice de contenidos
¿Qué es la comunicación organizacional?
Se define como una comunicación institucional o corporativa al envío y recepción de información entre individuos interrelacionados o que forman parte de algún tipo de empresa, con el objetivo de alcanzar un objetivo determinado. Contempla el establecimiento de las dinámicas de cooperación, coordinación y de avance conjunto hacia los objetivos, es decir, sirve para la gestión de la organización y la integración de sus distintos elementos, teniendo un impacto de productividad y de calidad.
La comunicación organizacional se basa en tres factores:
- Carácter social: Los individuos en los distintos cargos dentro de una organización que poseen un carácter cultural.
- Carácter disciplinario: Aplicación de criterios científicos sociales al modo en que se dan las comunicaciones intra y extra corporativas.
- Carácter técnico y de actividades. Desarrollar una estrategia que facilite y agilice el proceso de información entre la empresa y su público.
La importancia de esta comunicación es la construcción de un clima organizacional, con la formación del flujo ínter y externo de la información que implica:
- El intercambio con el público consumidor y la oportunidad de Feedback.
- Acompañamiento de la gestión y administración permitiendo la evaluación interna y la corrección a tiempo.
- La coordinación de las diversas partes de la organización para lograr resultados óptimos.
- La proyección de una imagen controlada de la organización, de acuerdo a las estrategias de promoción o publicidad.
Tipos de comunicación organizacional.
- Comunicación interna y externa: Se entiende como comunicación interna ala comunicación entre las instancias que forman la empresa y la externa la que media entre la empresa y el mundo exterior.
- Comunicación formal e informal: La comunicación formal es la que se deja constancia escrita de lo dicho e involucra los recursos oficiales de la empresa, y la informal es la que se da oralmente a través de llamadas o otro acto comunicativo transitorio y personal entre los individuos que hacen vida en la empresa.
- Comunicación ascendente, descendente y horizontal: Esta comunicación tiene que ver con la jerarquía dentro de la empresa. La ascendente y la descendente tienen lugar entre los jefes y subordinados. La horizontal es la que se da entre los individuos.
¿Qué es la comunicación formal?
Es el tipo de comunicación desarrollado que se transmite a través de reglas, procesos y estándares que evitan el uso de términos coloquiales. Establecen un intercambio de información oficial que surge en diferentes niveles de la estructura empresarial y se rige de las políticas y reglamentos de la empresa.
Sus características son:
- Involucra protocolos establecidos: Deben pasar por canales determinados según los niveles jerárquicos de la organización.
- Puede ser oral o escrita.
- Las relaciones son formales.
Ventajas de la comunicación formal:
- Hay menos posibilidades de que surjan errores que confundan la emisión de información.
- Garantiza la veracidad de los mensajes.
Desventajas de la comunicación formal:
- Implica cargas laborales adicionales para los empleados por tener que cumplir lineamientos y reglas específicas.
- Las modificaciones son difíciles por medio de loas canales formales y a veces imposibles de hacer debido a su inflexibilidad.
Ejemplos de comunicación formal
- Comunicación formal ascendente: Mensaje tipo vertical con dirección de bajo hacia arriba. Un ejemplo sería los informes solicitados, o solicitudes por algún asunto concreto.
- Comunicación formal descendente: En este caso sería desde arriba hacia abajo, son los directivos y responsables los que están transmitiendo esta información. Un ejemplo sería cuando mandan instrucciones sobre las tareas que deben realizar y la forma de hacerlo. Puede ser oral o escrito.
- Comunicación formal diagonal : Es menos frecuente , es cuando dos interlocutores pertenecen a dos departamentos diferentes pero también a niveles jerárquicos distintos.
- Comunicación formal horizontal: Es cuando el mensaje se transmite a otro trabajo que ocupa el mismo rango. Esto ocurre cuando hay reuniones de jefes de distintos departamentos.
¿Qué es la comunicación informal?
Es un tipo de comunicación imprevista, casual y no es oficial, su información se realiza de forma espontánea y no se ajusta a las normas oficiales establecidas, a las formalidades, a la jerarquía de mando y al seguimiento organizacional. Se basa en las relaciones personales entre compañeros, lo que indica que tiene total libertad en cuanto las reglas formuladas por lo general se establecen en las empresas. No hay canales definidos de c comunicación, ya que la información se da de manera fluida y surge de las relaciones entre las personas que comporten interés común.
Sus características:
- Es confiable: pueden surgir rumores con información falsas.
- No exige entrega de cuentas: Los mensajes de este tipo de comunicación se encuentran en libre responsabilidad ante los niveles ejecutivos y la autoridad de la empresa.
- Tiene menor control.
Ventajas de la comunicación informal.
- Los mensajes y el efecto de esta comunicación se manejan rápidamente.
- Permite más libertad de comunicación y soluciones rápidas en los problemas con dificultad.
Desventajas de la comunicación informal.
- La información recibida mayormente no suele ser confiable y no tiene base para la toma de decisiones.
- No tiene un canal definido debido a que va más allá de las restricciones de la empresa.
Ejemplos de comunicación informal
- Rumor: Un individuo comunica cierta información a otro.
- Gossip chain: Conversación en grupo en la que todos se hablan de manera informal.
- Cadena del racimo: Cuando una persona comparte información con un grupo de individuos selectivo y a su vez cada uno de ellos comparte información con otros.
Diferencias de la comunicación formal e informal
- La comunicación formal debe seguir una cadena de mando y la informal implica un flujo libre y en cualquier dirección
- La formal suele ser escrita, mientras que la informal suele ser oral.
- La formal es lenta y tarda mucho es ser transmitida en comparación con la informal que es inmediata.
- La comunicación formal es diseñada por la organización. La comunicación informal se inicia por impulso y es improvisada.
- La comunicación formal, las pruebas documentales están siempre disponibles , en el caso de la comunicación informal los documentos justificativos no están disponibles o no existen.
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